Mitarbeiter gezielt gegen Abwerbung immunisieren

Haben Sie schon mal den Kampf gegen Abwerbung verloren, und daher ist ein wichtiges Talent zu ihrer Konkurrenz gegangen? Er hat sein Know How mitgenommen und hinterlässt zusätzlich eine offene Vakanz, die es schnell zu besetzen gilt? Kein Wunder – die Arbeitsmarktlage für Fachkräfte ist hervorragend und die Konkurrenz schläft nicht.

Alles auf einen Blick

Jeder gute Mitarbeiter und jede gute Fachkraft, die durch Abwerbung das Unternehmen verlässt, hinterlässt eine schmerzliche Lücke. Mit ihm geht in der Regel nicht nur sein Know-how, häufig nimmt er Kunden oder Kollegen mit zum Konkurrenten. Da kollegiale und geschäftliche Beziehungen in hohem Maße personenabhängig sind, fällt es schwer, dieses Beziehungsnetzwerk bruchlos zu ersetzen. Die Arbeit muss oft – zumindest kurzfristig – auf weniger kompetente Mitarbeiter umverteilt werden. Eine Neubesetzung der Position kann daher sehr zeit- und kostspielig sein.

Der Erfolg eines Unternehmens steht und fällt mit seinen Mitarbeitern. Gute Fachkräfte sind nicht ohne Grund ein knappes Gut. Die bei Abwanderung gerissenen Lücken sind schmerzhaft und kosten einiges an Geld.
So kostet einem mittelständischen Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeitern laut der neuen StepStone-Analyse eine unbesetzte Stelle durchschnittlich 29.000 Euro. In Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern liegen die Kosten sogar bei über 73.000 Euro pro unbesetzter Vakanz. Und das ist bei weitem noch nicht alles, denn jede Kündigung bringt Unruhe in das Team, der Motor kommt ins Stottern und die Produktivität leidet.

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Wieso auf Best Practice Methoden zur Immunisierung der Mitarbeiter*innen gegen Abwerbung setzen?

Prof. Dr. Christoph Brast, Jahrgang 1975, hat Betriebswirtschaftslehre studiert und 2005 promoviert. Er ist akademischer Rat am Lehrstuhl für BWL (Schwerpunkte Organisation, Personal & Innovation) der Westfälischen Wilhelms-Universität, Münster und geschäftsführender Gesellschafter der bsls.partner GmbH. Sein umfassendes Wissen aus einer Vielzahl von Forschungs- und Beratungsprojekten lässt er als Dozent und Autor in eine Fülle von Vorträgen und Publikationen einfließen. Zudem ist Brast Mitglied der Schriftleitung der „Zeitschrift Führung + Organisation“.

Zusammen mit Skillgainer hat der Dozent und Autor seine Best Practice Methode für die erfolgreiche Immunisierung der Mitarbeiter*innen gegen Abwerbung rezeptartig für Sie bereitgestellt:

In vier einfachen Schritten lernen Sie mit Prof. Dr. Brast und Skillgainer wie Sie den Standort bestimmen und die erfolgskritischen Positionen identifizieren:

Inhaltsverzeichnis

1. 1. Bestimmen Sie den Standort
   2. Identifizieren Sie die erfolgskritischen Positionen
   3. Testen Sie sich
   4. Zeigen Sie uns Ihre Erfolge

1. Bestimmen sie den Standort

Bedürfnisse und Befindlichkeiten sind von Mitarbeiter zu Mitarbeiter unterschiedlich. Um die Mitarbeiterbindung zu erhöhen und die Mitarbeiter vor Abwerbung zu immunisieren, führen Sie zu Beginn eine Standortbestimmung durch. Die Bedürfnisse und Motivationsstrukturen von Mitarbeitern ändern sich allerdings im Laufe der Zeit und folglich auch ihre Einstellung zum Unternehmen. Wiederholen Sie daher in regelmäßigen Abständen die Standortbestimmung. Notieren Sie sich im Folgenden systematisch die Ergebnisse Ihrer Analyse. Sie können eine Vielzahl unterschiedlich zur Verfügung stehender Quellen zur Hilfe nehmen.

Krankheits- und Fehlzeitenquote

Eine gut zugängliche Quelle, um die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen einzuschätzen, bieten die Krankheitstage bzw. die Fehlzeiten. Schauen Sie sich die Zeiten an, in denen Ihre Mitarbeiter innerhalb der üblichen Arbeitszeiten aufgrund von Krankheiten oder unbegründeten Fehltagen vom Arbeitsplatz fernbleiben. Viele unentschuldigte Fehltage weisen Sie eventuell auf Arbeitsunlust und innere Kündigung hin. Setzen Sie die Fehlzeiten und Krankheitstage jeweils in Relation zu den gesamten Arbeitstagen im Jahr. Vergleichen Sie die Werte mit den Werten anderer Unternehmen oder mit dem Branchendurchschnitt. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Branchen- oder Dachverband (z. B. auf der Website) nach entsprechenden Werten. Unternehmensintern können Sie Vergleiche zwischen Abteilungen oder Niederlassungen vornehmen. Tipp: Je feiner diese Quoten nach Abteilungen, Bereichen, Berufsfeldern usw. aufgegliedert sind, desto ergiebiger sind die Ergebnisse.

Fluktuationsquote

Betrachten Sie ebenfalls die Fluktuationsquote. Die Fluktuationsquote ergibt sich aus der Anzahl der Mitarbeiter, die Ihr Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum verlassen haben in Relation zu der gesamten Anzahl an Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen während dieses Zeitraums. Falls diese Quote noch nicht vorliegt, berechnen Sie sie selbst: Recherchieren Sie zunächst die Anzahl der Abgänge in einem bestimmten Zeitraum und die Größe des Personalbestandes im selben Zeitraum. Dividieren Sie anschließend die Anzahl der Abgänge durch die Größe des Personalbestandes. Durch einen Vergleich der Fluktuationsquote Ihres Unternehmens mit Branchenwerten sowie einem internen Vergleich erhalten Sie weitere wertvolle Hinweise auf die Mitarbeiterbindung Ihres Unternehmens. Erhöhen Sie die Aussagekraft der Kennzahlen, indem Sie Schwerpunkte setzen und die Fluktuation – unter Wahrung der Anonymität – in Abhängigkeit der Dauer der Betriebszugehörigkeit, des Geschlechtes, der Mitarbeitergruppen (mit und ohne Führungsverantwortung) usw. ermitteln.

Abgangsinterviews

Führen Sie strukturierte Abgangsinterviews, um die Fluktuation nicht nur quantitativ zu erfassen, sondern auch die Gründe der Abgänge zu erfahren. Legen Sie neben den persönlichen und arbeitgeberseitigen Gründen Ihren Fokus besonders auf die arbeitnehmerseitigen Gründe. Durch die Auswertung und den Vergleich dieser Gründe (Entlohnung, fehlende Weiterbildungs- u. Karrieremöglichkeiten, unzureichende Arbeitsbedingungen, Konflikte mit Vorgesetzten oder Kollegen usw.) lesen Sie die Schwerpunkte und Tendenzen der Mitarbeiter ab, die das Unternehmen verlassen. Anhand dieser Schwerpunkte und Tendenzen können Sie maßgeschneiderte Bindungsinstrumente einsetzen oder die Wirkung von bereits eingesetzten Instrumenten überprüfen.

Mitarbeiterbefragungen

Durch die Mitarbeiterbefragung (vgl. zur Gestaltung von Mitarbeiterbefragungen: Brast, Christoph: Mitarbeiterbefragung: Feedback einholen – Potenziale ausschöpfen. quayou, 2016) stellen Sie den direkten Draht zur Belegschaft her. In den Befragungen sprechen Sie relevante Themenbereiche zur Bindung an das Unternehmen an und lassen sie durch die Mitarbeiter bewerten. Gestalten Sie die Fragen der Befragung daher mit speziellem inhaltlichem Bezug zur Bindung an das Unternehmen. Formulieren Sie Fragen zu den typischen Einflussgrößen auf die Mitarbeiterbindung (Arbeitszufriedenheit, Vertrauen in das Unternehmen und Vorgesetzte, Streben nach Abwechslung, soziale, psychische, ökonomische Wechselbarrieren, Attraktivität der Wettbewerber). Mithilfe der Befragung erkennen Sie die Bedürfnisse der Mitarbeiter sowie die derzeitige Stärke und Qualität der Mitarbeiterbindung in Ihrem Unternehmen.

Interpretieren Sie nun die Ergebnisse Ihrer Analyse und deren Zusammenhang. Z. B.: Fallen die Krankheits- und Fluktuationsquoten eher hoch aus, können Sie von einer geringen Mitarbeiterbindung ausgehen. Das wird sich dann vermutlich auch in den Ergebnissen der Abgangsinterviews oder Mitarbeiterbefragungen widerspiegeln (beispielsweise geringe Arbeitszufriedenheit, wenig Vertrauen in Vorgesetzte, kaum Wechselbarrieren, geringe Attraktivität im Vergleich zu konkurrierenden Arbeitgebern usw.). Dies kann ein Indiz dafür sein, dass Sie Ihre Mitarbeiterzielgruppe kaum kennen und die falschen Bindungsmaßnahmen einsetzen.

Durch die Analyse können Sie die derzeitige Stärke und Qualität der Mitarbeiterbindung einschätzen und entscheiden sich daraufhin für die weiteren Schritte, in welchem Umfang Sie Bindungsmaßnahmen ergreifen oder auf andere Mitarbeiter ausrichten. Es ist für diesen Schritt entscheidend, dass Sie mit der Analyse dem weiteren Vorgehen Kontur verleihen und wilden Aktionismus vermeiden.

Sie haben das Ende des Schrittes erreicht, wenn Sie die oben genannten Quellen so detailliert wie möglich analysiert haben. Durch die Analyse und Interpretation der Daten ergibt sich ein klares unternehmensindividuelles Profil hinsichtlich Stärke und Qualität der Mitarbeiterbindung im Unternehmen.

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2. Die erfolgskritischen Positionen identifizieren

Der Verlust von Mitarbeitern, die Stellen mit hoher strategischer Bedeutung bekleiden, kann zu Auftragsverlusten, Umsatzeinbußen oder zum Niedergang ganzer Geschäftsbereiche führen. Ermitteln Sie daher, wie erfolgskritisch einzelne Positionen in Ihrem Unternehmen sind.

In der Regel sind Positionen von besonderer Bedeutung, die sich an den zentralen Wertschöpfungsprozessen Ihres Unternehmens beteiligen oder einen Einfluss auf Ihre zukünftige Marktstellung besitzen. Vergegenwärtigen Sie sich also zunächst Ihre aktuell und strategisch wichtigen Produkte bzw. Geschäftseinheiten sowie Ihre strategischen Ziele:

• • Welche Produkte bzw. Geschäftsbereiche beeinflussen am stärksten, dass die Unternehmensziele erreicht werden?
  • Wie hoch ist die Umsatzerwartung für die nächsten Jahre?

Gerade Positionen in Geschäftsbereichen mit hohem Einfluss auf die Unternehmensziele oder hohem erwartetem Umsatz können Sie zunächst als erfolgskritisch einschätzen. Besteht ein wesentliches strategisches Ziel beispielsweise darin, ein bestimmtes Produkt in einem neuen ausländischen Markt zu platzieren und zu etablieren, sind all die Positionen als erfolgskritisch einzuschätzen, die den Umsatz für dieses Produkt im neuen Land ausweiten.

Nach dieser allgemeinen Einschätzung beantworten Sie für jede Position in Ihrem Unternehmen die folgenden drei Fragen:

• • Leistet die Aufgabe der Position einen erkennbaren und wesentlichen Beitrag zu den angestrebten Zielen Ihres Unternehmens?
  • Gefährdet der Wegfall der Position erheblich, dass Unternehmensziele erreicht werden?
  • Lassen sich die mit der Position verbundenen Aufgaben nicht oder nur schwer auf andere Positionen übertragen?

Je häufiger Sie pro Position die drei Fragen mit „ja“ beantworten, desto erfolgskritischer ist diese Position. Teilen Sie alle Positionen Ihres Unternehmens hinsichtlich ihrer erfolgskritischen Stellung in drei Gruppen ein:

• • Nicht erfolgskritisch: keine Frage mit „ja“ beantwortet
  • Moderat erfolgskritisch: ein bis zwei Fragen mit „ja“ beantwortet
  • Sehr erfolgskritisch: drei Fragen mit „ja“ beantwortet

Wichtig ist, dass Sie in diesem Schritt nur die Positionen einschätzen, ohne die Leistung des Mitarbeiters zu bewerten, der die Position besetzt. Versuchen Sie alle Positionen möglichst präzise einer der drei Gruppen zuzuordnen.

Am Ende dieser Aktivität wissen Sie für jede Stelle, wie erfolgskritisch diese für Ihr Unternehmen ist und auf welche erfolgskritischen Positionen Sie Ihr Augenmerk bei den Bindungsaktivitäten legen sollten.

Wollen Sie wissen, wie Sie den Arbeitsmarkt analysieren, Ihre Zielgruppe festlegen und dafür gezielte Bindungsmaßnahmen auswählen?

3. Testen Sie sich

Haben Sie schon den Standort Ihrer Mitarbeiterbindung bestimmt?
Analysieren Sie Ihre Krankheits- und Fehlzeiten- sowie die Fluktuationsquote Ihrer Mitarbeiter*innen.

4. Zeigen Sie uns Ihre Erfolge

Zeigen Sie uns, wie Sie die erfolgskritischen Positionen identifiziert und Ihre Mitarbeiter*innen erfolgreich gegen Abwerbung immunisiert haben und vermarkten Sie mit uns diese und andere Erfolge als Autor*in für Skillgainer