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Dynamische Moderation – der Weg zu effektiven und effizienten Besprechungen

Kennen Sie das? Sie haben eine Besprechung durchgeführt und es kam zu keinem stimmigen Ergebnis und Diskussionen uferten aus? Mitarbeiter sind nicht mehr aktiv beim Thema und finden ihre Smartphones stattdessen interessanter? Zudem wollen auch immer die gleichen Extrovertierten in der Gruppe ihre Meinung loswerden? Und es ist gar nicht so leicht, die passende Teilnehmerzahl zu finden? – Entweder sind es zu viele oder sogar zu wenig Personen in der Besprechung und die Kreativität und Stimmung sind am Boden.

Schnell wird die Besprechung zu einem Vortrag statt einer gemeinsamen Lösungsfindung. Ihre Mitarbeiter empfinden diese Art von Meetings eher lästig und sehen sie als Zeitverschwendung an.

Alles auf einen Blick

Das Marktforschungsunternehmen YouGov befragte im Auftrag der Analytics-Plattform Tableau weltweit knapp 2.000 Führungskräfte nach den Störfaktoren für geschäftliche Gespräche und Möglichkeiten, diese effizienter zu gestalten.

Dabei wurde deutlich, dass für 95% der Befragten klare Ziele und Ergebnisorientierung der größte Treiber für erfolgreiche Geschäftsgespräche sind. Auf Platz zwei folgt für 79% eine belastbare Datenbasis und im Anschluss die Fähigkeit zuzuhören (62%). Auf der anderen Seite sind Überlänge und der Mangel an konkreten Maßnahmen und Lösungen für 45% der Befragten der größte Störfaktor für die effiziente Durchführung.

Vor allem die Corona-Pandemie hat in den Besprechungen für einige Veränderungen gesorgt. So geben etwa 30% der befragten Manager an, deutlicher in der Zielsetzung und detaillierter in der Vorbereitung der Gespräche geworden zu sein.

Besprechungen vorbereiten und moderieren - Skillgainer zeig wie

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Wieso auf Best Practice Methoden effektiven und effizienten Gestaltung von Besprechungen setzen?

Gaby Baltes studierte Betriebswirtschaft und begann ihre berufliche Laufbahn in der Finanzdienstleistungsbranche in den Bereichen Unternehmensentwicklung und Controlling. Als (Gründungs-)Mitglied der EVOLOG Beratersozietät in Köln ist sie seit über 10 Jahren als selbstständige Unternehmensberaterin, Trainerin, Interim-Managerin und als Coach von Fach- und Führungskräften tätig. In ganz unterschiedlichen Branchen realisierte sie Personal- und Controlling-Projekte – verbunden mit vielfältigen Moderationsaufgaben. Als Trainerin beschäftigt sich Gaby Baltes vorwiegend mit den Themen Moderation, Kommunikation und Präsentation, als Interim-Managerin ist sie außerdem in den Bereichen Compensation & Benefits sowie HR Controlling und Reporting für verschiedene Unternehmen tätig.

Zusammen mit Skillgainer hat die Trainerin und Interim-Managerin ihre Best Practice Methode zur dynamischen Moderation von Besprechungen rezeptartig für Sie bereitgestellt.

In fünf einfachen Schritten lernen Sie mit Gaby Baltes und Skillgainer, wie Sie das Ziel der Besprechung festlegen, diese optimal vorbereiten und entsprechend moderieren:

Besprechungen effektiv und effizient vorbereiten und moderieren

Inhaltsverzeichnis

    1. Das Ziel der Besprechung klären
    2. Die Besprechung vorbereiten
    3. Die Besprechung moderieren
    4. Testen Sie sich
    5. Zeigen Sie uns Ihre Erfolge

1. Das Ziel der Besprechung klären

”Der durch verletzte Gefühle von Besprechungsteilnehmern angerichtete Schaden für das künftige Arbeitsklima ist oft größer als der durch die erzielten Sachergebnisse gestiftete Nutzen.”

Hartmut Laufer

Führungskräftetrainer und Managementautor

Im ersten Schritt klären Sie bereits vor einer Besprechung, welchen Zweck sie hat. Hierzu beantworten Sie folgende Fragen:

Dient die Besprechung

  • der Information?
  • dem Organisieren von Arbeit?
  • der Beratung von Sachproblemen?
  • der Entscheidungsvorbereitung?
  • der Schulung?

Vor diesem Hintergrund prüfen Sie, ob die Besprechung wirklich notwendig und sinnvoll ist oder ob es Alternativen gibt. Hierzu sind u. a. folgende Fragen weiterführend:

  • Kann die Information, z. B. über eine neue Richtlinie, zeitsparend über das Intranet erfolgen?
  • Kann die Verteilung der anstehenden Aufgaben für die Organisation einer Veranstaltung auch telefonisch oder per E-Mail abgestimmt werden?
  • Kann die Schulung eines neuen Tools auch auf elektronischem Wege erfolgen?

Eine Besprechung lohnt sich immer dann, wenn eine Gruppe die anstehende Aufgabe besser lösen kann als ein Einzelner.

Wenn Sie sich für die Gruppe entscheiden, ist noch zu klären, ob es erforderlich ist, dass die Gesamtgruppe (z. B. komplettes HR-Team) oder nur eine Kleingruppe (z. B. nur die Mitarbeiter, aus der Personalentwicklung) anwesend ist.

Grundsätzlich eignet sich die Gesamtgruppe für:

  • die Klärung einer Aufgabenstellung
  • die Definition von Einzelaufgaben
  • die Auswahl von Lösungsansätzen
  • die Verabschiedung von Ergebnissen

Grundsätzlich eignet sich die Kleingruppe für:

  • die Vorbereitung von Lösungsansätzen
  • das Zusammentragen und Aufbereiten von Recherchematerial
  • die Überarbeitung von Ergebnissen (Prüfaufträgen)

Die Beschaffung spezieller Informationen sowie die Erstellung von Texten sollten grundsätzlich in Einzelarbeit erfolgen.

Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung für oder gegen eine Besprechung immer folgende Grundvoraussetzungen. Eine Besprechung lohnt sich, wenn…

  • eine Aufgabe von der Gruppe besser gelöst werden kann als von einem Einzelnen
  • alle notwendigen Teilnehmer anwesend sein können
  • alle Teilnehmer in der Lage sind, den von ihnen erwarteten Beitrag zu leisten
  • alle Teilnehmer konstant an der Besprechung teilnehmen können

Wenn Sie die genannten Parameter überprüft und sich auf der Basis Ihrer Ergebnisse für eine Besprechung entschieden haben, so können Sie auch schon mit der Vorbereitung beginnen.

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2. Die Besprechung vorbereiten

Die gute Vorbereitung ist Voraussetzung für eine erfolgreiche Besprechung. Bereiten Sie deshalb Ihre Besprechung sowohl organisatorisch als auch inhaltlich sorgfältig vor.

Die organisatorische Vorbereitung von Besprechungen erfolgt in den meisten Fällen recht routiniert, weil die Notwendigkeiten eindeutig sind: Räume und Getränke buchen, dafür sorgen, dass alle notwendigen Arbeitsmaterialien zur Verfügung stehen, die Einladungen mit der Tagesordnung an alle Beteiligten verschicken.

Die inhaltliche Vorbereitung einer Besprechung erfolgt dagegen häufig oberflächlicher. Systematische inhaltliche Vorbereitung erfordert einen erheblichen Zeitaufwand – und dieser wird nicht selten gescheut. Es gilt, die Themen für die Besprechung im Vorfeld zu sammeln, das Besprechungsziel zu definieren, die Tagesordnung zu erstellen, Überlegungen zur Arbeitsform und zur Arbeitstechnik anzustellen. Zusätzlich kostet es Zeit, zu durchdenken, wer von den Teilnehmern was vorbereiten sollte und wie dies inhaltlich mit den Betroffenen abzustimmen ist.

Nehmen Sie sich bewusst die Zeit, die Besprechung unter allen genannten Aspekten sorgfältig vorzubereiten! Schon sehr bald werden Sie die positiven Auswirkungen auf den Verlauf und das Ergebnis der Besprechung erfahren. Sie werden nicht nur den Zeitrahmen einhalten, sondern auch das inhaltliche Besprechungsziel erreichen. Und die Mitarbeiter werden die Besprechung mit dem guten Gefühl verlassen, einen sinnvollen Beitrag erbracht zu haben.

Inhaltliche Vorbereitung:

  • Die Themen im Vorfeld sammeln
  • Die Ziele der Besprechung definieren
  • Die Tagesordnung erstellen (inkl. Zeitbedarf der Tagesordnungspunkte)
  • Die geeignete Arbeitsform und -technik auswählen und vorbereiten

Organisatorische Vorbereitung:

  • Die Teilnehmer mit einer Tagesordnung einladen
  • Ggf. individuelle Vorbereitungsleistungen mit einzelnen Teilnehmern absprechen und verbindlich abstimmen (z.B. Ziel des Beitrags, Inhalte, Zeitbedarf)
  • Den Raum buchen und die Arbeitsmaterialien beschaffen
  • Die wesentlichen Regeln des Meetings gegenüber sämtlichen Teilnehmern kommunizieren

Folgende wichtige Besprechungsregeln sind im Rahmen der Vorbereitung bereits zu berücksichtigen:

  • Pünktlich sein und Anspruch auf Pünktlichkeit vertreten
  • Ungestörtheit über den gesamten Verlauf der Besprechung
  • Anfang und Ende der Besprechung definieren
  • Regelmäßige Pausen (Arbeitsabschnitte von 60 bis max. 90 Minuten)
  • Kaffee, Kaltgetränke, frische Luft
    Alle notwendigen
  • Arbeitsmaterialien vorhalten (z. B. Flip-Chart, Pinnwand)

Sie haben diesen Schritt erfolgreich bewältigt, wenn Sie einzelne Teilnehmer testweise befragt haben, ob sie sich von Ihnen vollständig vorinformiert fühlen und ihnen alle Aspekte des bevorstehenden Meetings klar sind.

3. Die Besprechung moderieren

Moderation statt Leitung

Im gängigen Sprachgebrauch ist es längst angekommen, dass Besprechungen nicht mehr geleitet, sondern moderiert werden. Vielfach hat sich allerdings nur der Begriff geändert und nicht die tatsächliche Vorgehensweise. Die Moderation verlangt viel mehr als nur das Leiten einer Besprechung. Und gleichzeitig ist die Rolle eines Moderators auch eine andere als die eines Sitzungsleiters.

Der Moderator leitet die Gruppe nicht im Sinne seiner Meinung zu einem bestimmten Ergebnis. Er bleibt neutral gegenüber dem Thema und der von der Gruppe getroffenen Entscheidung. So sollte es sein! Doch in der Praxis ist diese neutrale Rolle des Moderators nicht immer durchsetzbar. Schon gar nicht, wenn der Moderator eine Doppelrolle hat und neben seiner Moderatoren-Rolle auch der Kollege oder gar der Vorgesetzte der Teilnehmer ist. Erfahrungsgemäß erleichtern Sie sich eine solche Doppelrolle, wenn Sie sich ausdrücklich und frühzeitig das Mandat für die Rolle des Moderators geben lassen. Insbesondere dann, wenn Ihr Vorgesetzter ebenfalls Teilnehmer der Besprechung ist.

Neben seiner neutralen Rolle hat der Moderator die folgenden drei weiteren Rollen:

  1. Der Moderator ist der Anwalt der Ergebnisqualität:
    Der Moderator sorgt dafür, dass die Gruppe ihr Arbeitsziel (Zeit-, Qualitäts- und Mengen-Ziel) nicht aus den Augen verliert und es schließlich erreicht. Er führt sowohl inhaltliche Klärungen als auch Ergebnisse und Entscheidungen herbei.
  2. Der Moderator ist der Gestalter des Arbeitsprozesses:
    Der Moderator sorgt dafür, dass ein produktiver Arbeitsprozess zustande kommt durch die Organisation der Besprechung (Themen, Reihenfolge, Arbeitsmethoden). Er regelt die organisatorischen Rahmenbedingungen und klärt den Ablauf der Besprechung und der Prioritäten. Der Moderator bezieht alle Teilnehmer ein. Er regelt das miteinander Arbeiten und das miteinander Sprechen.
  3. Der Moderator ist der Verantwortliche für die Team-Atmosphäre:
    Der Moderator sorgt dafür, dass die Gruppenregeln eingehalten werden (z. B. Wortmeldungen, Handy-Verbot). Er behandelt und löst atmosphärische Störungen und versachlicht Konflikte (z. B. Spitzen gegen andere Teilnehmer in Redebeiträgen). Er sorgt für das Wohlbefinden in der Gruppe (z. B. frische Luft, respektvoller Umgang, Getränke).

Werkzeuge und Techniken in die Moderation einbauen

Diese verschiedenen Rollen sind mit unterschiedlichen Aufgaben verbunden. Wie können Sie nun als Moderator diesen Aufgaben und deren Anforderungen gerecht werden? Eine Grundvoraussetzung für erfolgreiche Moderationen ist die sichere Verwendung elementarer Techniken und Werkzeuge wie u. a. Brainstorming, Karten-Abfrage, Fragetechniken und Flip-Chart-Nutzung (Informationen dazu finden Sie sowohl im Internet als auch in zahlreichen Ratgebern zum Themenfeld Moderation). Allein damit werden Sie der anspruchsvollen Aufgaben als Moderator jedoch nicht gerecht.

Wollen Sie wissen, wie Sie die Dynamiken von Besprechungen steuern und die Ergebnisse sichern?

4. Testen Sie sich

Sind Sie sich bewusst, welchen Zweck Ihre nächste Besprechung verfolgt? Ist sie wirklich notwendig und sinnvoll oder kann die Information z.B. zeitsparend über das Intranet verbreitet und neue Aufgaben auch telefonisch abgestimmt werden?

Dient die Besprechung der Information, dem Organisieren von Arbeit oder zur Entscheidungsvorbereitung?

5. Zeigen Sie uns Ihre Erfolge

Zeigen Sie uns, wie Sie Ihre Besprechungen effizient und effektiv in der Praxis gestaltet haben und vermarkten Sie mit uns diese und andere Erfolge als Autor*in für Skillgainer.

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Kati Kinzel
Author: Kati Kinzel