Erfolgreiches Zielmanagement in der Mitarbeiterführung

Einer Ihrer Mitarbeiter scheint nicht sonderlich motiviert zu sein, seine Aufgabe zu erfüllen, obgleich er per Zielvereinbarungsgespräch in die Aufgabenstellung einbezogen wurde? Möglicherweise fühlt er sich mit seinen Einwänden oder Vorschlägen nicht ausreichend berücksichtigt oder Sie finden keinen gemeinsamen Nenner?

Mit Gesprächen im Bereich Zielmanagement kann sich herausstellen, dass die Vorstellungen weit auseinanderliegen. Der Vorgesetzte, der auch die übergeordneten Entscheidungsebenen berücksichtigen muss, wird seinem Mitarbeiter vielleicht nicht in allen Punkten folgen können.

Alles auf einen Blick

Unternehmen würden 100 Milliarden mehr erwirtschaften, wenn sie wirksame Führungskräfte hätten. Stattdessen vergraulen Manager ihre Mitarbeiter und die Wechselwilligkeit der Arbeitnehmer steigt weiter in die Höhe.

Führungskräfte sollten besser auf ihre Mitarbeiter eingehen, denn Mitarbeiter wünschen sich 5 mal häufiger mehr Spaß an der Arbeit und sinnvolle Aufgaben im Vergleich zu einem höheren Gehalt, Remote Arbeit und flexiblen Arbeitszeiten. Mitarbeiter wollen nach ihren Stärken eingesetzt werden und fühlen sich dann erst recht in ihrem Job bestätigt. Sie sind motivierter, Herausforderungen selbständig zu meistern und ihre Ziele schnellstmöglich zu erreichen.

Ob Ihre Mitarbeiter erfolgreiche Ergebnisse abliefern, lässt sich steuern: durch geschicktes Zielmanagement. Je klarer Sie ein Ziel definieren, desto präziser können Sie und Ihre Mitarbeiter es umsetzen. Ein klug gewähltes Ziel motiviert, trägt dazu bei, vorhandene Ressourcen effizient zu nutzen und macht Erfolge möglich.

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Wieso auf Best Practice Methoden für ein erfolgreiches Zielmanagement in der Mitarbeiterführung setzen?

Dipl. Ing. Hartmut Laufer ist Geschäftsführer des MENSOR Instituts für Managemententwicklung und systemische Organisationsberatung GmbH, an dessen Gründung im Jahr 1990 er beteiligt war. Nach seinem Studium der Fächer Wirtschaftswissenschaften und Maschinenbau sammelte er jahrzehntelang Erfahrungen als Führungskraft in Wirtschaft und Industrie. Laufer hat Lehraufträge an verschiedenen Fachhochschulen und arbeitet schon viele Jahre als Führungskräftetrainer. Seine Kenntnisse aus Theorie und Praxis publizierte er in zahlreichen Managementbüchern. Viele davon wurden Beststeller.

Zusammen mit Skillgainer hat der erfolgreiche Führungskräftetrainer seine Best Practice Methode für ein erfolgreiches Zielmanagement in der Mitarbeiterführung rezeptartig für Sie bereitgestellt.

In vier einfachen Schritten lernen Sie mit Herrn Hartmut Laufer und Skillgainer wie Sie erfolgreich Ziele formulieren und diese kommunizieren:

Inhaltsverzeichnis

1. 1. Schritt 1 Zielmanagement: Ein Ziel formulieren
   2. Schritt 2 Zielmanagement: Ein Ziel kommunizieren
   3. Testen Sie sich
   4. Zeigen Sie uns Ihre Erfolge

1. Schritt 1 Zielmanagement: Ein Ziel formulieren

Ein Ziel formulieren heißt, einen geplanten Endzustand zu beschreiben.

Dafür wird zunächst ermittelt, welche aktuellen Rahmenbedingungen es gibt. Diese sind der Ausgangspunkt für Ihre Planung, denn sie geben Ihnen wertvolle Hinweise, wie Ihr geplanter Endzustand, Ihr Ziel, konkret aussehen soll. Vergegenwärtigen Sie sich das Leitbild Ihres Unternehmens, Bereichs- und Gruppenziele, Jahresplanungen und die Vorstellungen Ihrer Mitarbeiter. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern, damit diese ihre Bedenken, Erfahrungen und Ideen frühzeitig einbringen können. Gleichen Sie die Überlegungen Ihrer Mitarbeiter mit den übergeordneten Gegebenheiten ab. Diese müssen Sie im Blick behalten, damit das Unternehmen als Ganzes zielstrebig bleibt.

Wenn Ihnen nach all diesen Überlegungen und Gesprächen klar ist, was Sie erreichen wollen, dann formulieren Sie einen Satz, der möglichst genau diesen Zustand beschreibt.

Ein gutes Ziel besitzt verschiedene Eigenschaften:

Eindeutigkeit.

Lassen Sie keinen Spielraum für Interpretationen, denn Rückfragen kosten Zeit. Noch schlimmer, wenn keine Rückfragen kommen: Dann wird das Ziel oft völlig verfehlt – ganz einfach, weil es nicht richtig verstanden wurde. In diesem Sinn schlecht wäre die Formulierung: „Wir werden erfolgreicher.“ Eindeutig ist: „Wir steigern unseren Umsatz um 30 Prozent.“

Notwendigkeit.

Lassen Sie nicht zu, dass Ihre Mitarbeiter glauben, aus Prinzipienreiterei und Schikane einen Auftrag erfüllen zu müssen. Also nicht: „Wir wollen besser sein als die Konkurrenz.“, sondern: „Wir steigern unseren Umsatz um 30 Prozent, weil uns sonst die Konkurrenz vom Markt drängt.“

Nützlichkeit.

Das Empfinden, ob etwas nützlich ist, ist individuell verschieden. Wenn Sie sich mit den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter auseinandersetzen, werden Sie die jeweils richtige Argumentation finden. Ein Mensch, der sich noch im Aufbau seiner Existenz befindet, reagiert positiv auf eine Erklärung wie diese: „Wir steigern unseren Umsatz um 30 Prozent, weil wir dadurch unsere Arbeitsplätze sichern.“

Ein anderer, der längst ausgesorgt hat, möchte vielleicht einen ideellen Nutzen aus seiner Tätigkeit ziehen. Ihn überzeugen Sie besser so: „Wir steigern unseren Umsatz um 30 Prozent, weil wir dann Ressourcen gewinnen, um noch spannendere Produkte zu entwickeln.“
Erreichbarkeit.

Hohe Anforderungen können zu großer Leistung anspornen, Überforderung jedoch demotiviert. Ziele müssen erreichbar sein. Mitarbeiter müssen daran glauben können, dass sie die Ziele mit ihren Fähigkeiten und den zur Verfügung gestellten Mitteln bewältigen können. Eine Umsatzsteigerung um 30 Prozent ist machbar, eine Verzehnfachung des Outputs bei gleichem Aufwand ist es sicherlich nicht.

Angemessenheit.

Damit Mitarbeiter sich für das Erreichen eines Ziels bestmöglich einsetzen, sollen Aufwand und Nutzen in einem angemessenen Verhältnis zueinander stehen. Ein Ziel, für das man auf der Basis konkreter Ziele jeden Tag etwas konzentrierter arbeiten muss und kann als bislang, erscheint angemessen. Ein Ziel, das man nur erreichen kann, wenn man ein Jahr lang täglich Überstunden macht und auf den Urlaub verzichtet, ist überzogen.

Klarheit.

Ziele müssen klar kommuniziert werden. Nur wenn einem Mitarbeiter bekannt ist, was von ihm erwartet wird, kann er seinen Auftrag erfüllen. Beispiel: „Wir steigern unseren Umsatz um 30 Prozent. Das bedeutet, dass Mitarbeiter XY jeden Tag drei Verträge abschließen muss.“

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2. Schritt 2 Zielmanagement: Ein Ziel kommunizieren

Sobald Sie ein Ziel formuliert haben, sorgen Sie dafür, dass es den betroffenen Mitarbeitern bekannt gemacht wird. Das richtige Instrument hierfür ist ein Zielvereinbarungsgespräch. Idealerweise hatte der Mitarbeiter bereits Gelegenheit, sich zum Projekt zu äußern.

Anderenfalls ist spätestens jetzt der Moment gekommen, Ihrem Mitarbeiter Gehör zu schenken: Werden Mitarbeiter in die Zielformulierung einbezogen, so stärkt dies ihr Verantwortungsbewusstsein und ihre Identifikation mit dem jeweiligen Projekt. Außerdem können Zielvereinbarungsgespräche motivieren, weil sie Gestaltungsspielräume eröffnen. Um positive Rahmenbedingungen zu schaffen, sollten Sie im Vorfeld des Gesprächs folgende Aspekte bedenken:

Planen Sie von Anfang an ausreichend Zeit für ein Zielvereinbarungsgespräch ein.

Vermeiden Sie zu knapp kalkulierte Anschlusstermine.

Schaffen Sie gute Rahmenbedingungen.

Buchen Sie bei Bedarf einen Raum, in dem Sie nicht gestört werden, und laden Sie Ihren Mitarbeiter frühzeitig ein, damit er sich auf das Gespräch einstellen kann. Vermeiden Sie eine Sitzkonstellation, die Ihre Position als Vorgesetzter zusätzlich betont. Erfrischungsgetränke sollten vorhanden sein.

Gehen Sie vor dem Gespräch gedanklich die wichtigsten Punkte durch – u. a.:

Anlass der Unterhaltung, Ihre Vorstellungen bezüglich der Mindestziele, die Sie auf jeden Fall vereinbaren möchten, sowie der Maximalziele, die idealerweise erreichbar sein könnten. Prüfen Sie, ob Ihnen alle relevanten Sachinformationen vorliegen – beispielsweise zum finanziellen Rahmen eines Projekts oder über konkrete Kundenvorgaben und Bedingungen, die unternehmensseitig zu berücksichtigen sind.

Wechseln Sie die Perspektive.

Wenn Sie sich in Ihren Mitarbeiter hineinversetzen, wird es Ihnen leichter fallen, die richtigen Worte zu finden. Welche beruflichen und persönlichen Aspekte bewegen ihn?

Legen Sie sich eine Gesprächsstrategie zurecht.

Dafür ist es gut, wenn Sie sich vorab kritische Punkte, persönliche Befindlichkeiten und die Mentalität Ihres Mitarbeiters ins Gedächtnis gerufen haben. Überlegen Sie sich schon vor der Unterhaltung, wie Sie auf mögliche Bedenken reagieren.

Hinterfragen Sie Ihre eigene Gefühlslage.

Sind Sie gereizt oder gestresst? Wenn Sie sich über Ihre eigenen Gefühle im Klaren sind, fällt Ihnen deren Kontrolle leichter, sodass Sie sich im Gespräch besser auf Ihren Mitarbeiter einstellen können.

Auch während der Besprechung gibt es Aspekte, die Sie berücksichtigen können, um aktiv zum Gelingen des Gesprächs beizutragen:

Beginnen Sie mit einem kurzen Rückblick.

Ein Fazit über erfolgreich abgeschlossene Projekte schafft eine gute Grundstimmung.

Schildern Sie die aktuellen Herausforderungen,

vor denen das Unternehmen/Ihre Abteilung steht. Skizzieren Sie Ihrem Mitarbeiter, welche Aufgaben sich daraus aus Ihrer Sicht für ihn ableiten.

Stellen Sie Rückfragen

und geben Sie Ihrem Mitarbeiter die Gelegenheit, seinerseits Fragen zu stellen und Anmerkungen machen zu können. So vermeiden Sie Missverständnisse.

Formulieren Sie Ihre Erwartungen verbindlich.

Die Aussage „Es wäre schön, wenn Sie das heute noch erledigen könnten.“ ist nicht eindeutig. Sagen Sie stattdessen: „Bitte erledigen Sie das noch heute.“

Priorisieren Sie.

Das gilt insbesondere, wenn Sie mehrere Ziele vereinbaren, oder wenn das aktuelle Zielvereinbarungsgespräch andere aktuelle Projekte Ihres Mitarbeiters berührt. Eine Priorisierung gibt die Sicherheit, dass bei eventuellen Engpässen diejenigen Arbeiten zurückgestellt werden, bei denen dies am ehesten möglich ist, ohne Probleme entstehen zu lassen.

Fragen Sie Ihren Mitarbeiter nach seiner Einschätzung

und setzen Sie sich damit auseinander. Wenn Sie trotzdem Ihrer eigenen Position unverändert folgen wollen, dann erklären Sie Ihrem Mitarbeiter, warum Sie Ihre Position im gegebenen Fall für zielführender halten. Erklären Sie Hintergründe und Zusammenhänge Ihrer bisherigen Erwägungen, damit er sich mit seiner Aufgabe identifizieren und dafür engagieren kann. Wenn er signalisiert, dass er sich der Aufgabe nicht gewachsen fühlt, besprechen Sie, welche Hindernisse er sieht und wie sie sich ausräumen lassen. Nur durch Offenheit können Sie spätere Probleme vermeiden.

Signalisieren Sie Ihrem Mitarbeiter, dass er Ihnen vertrauen kann.

Vertrauen lässt sich nicht innerhalb eines einzelnen Gespräches aufbauen, sondern nur durch ein generell vertrauenswürdiges, konsequentes Verhalten. Schaffen Sie – wenn nicht schon geschehen – die Basis für ein vertrauensvolles Miteinander.

Haben Sie im Gespräch Papier und Stift zur Hand.

So können Sie jederzeit Notizen für die spätere Vereinbarung machen.

Beenden Sie das Gespräch mit einer schriftlichen Vereinbarung,

die das Ziel präzise festhält. Hilfreich ist es, wenn hierfür ein standardisiertes Formblatt genutzt wird. So erhält die Niederschrift stärker den Charakter einer nützlichen Arbeitsgrundlage und wird weniger als Druckmittel empfunden. Berücksichtigen Sie bei der Niederschrift des Ziels die Kriterien aus Schritt 1 – und personalisieren Sie diese. Also nicht: „Wir steigern den Umsatz um 30 Prozent“, sondern: „Mitarbeiter AB erledigt künftig xx Aufträge pro Woche.“

Wollen Sie wissen, wie Sie die Umsetzung Ihres Zielmanagement kontrollieren und sich auf mögliche Probleme vorbereiten?

3. Testen Sie sich

Formulieren Sie ein Ziel, das Ihren Unternehmenszielen gerecht wird, die Vorstellungen der betroffenen Mitarbeiter*innen berücksichtigt und eindeutig, notwendig, nützlich, erreichbar, angemessen und klar ist.

4. Zeigen Sie uns Ihre Erfolge

Zeigen Sie uns, wie Sie Ziele in der Praxis erfolgreich geplant und kommuniziert haben und vermarkten Sie mit uns diese und andere Erfolge als Autor*in für Skillgainer.