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Problemlösungsprozesse: Die Moderation optimal vorbereiten

Wenn die Bearbeitung einer Aufgabe sehr komplex ist, in einer Sackgasse steckt oder es für eine gute Lösung sinnvoll ist, verschiedene Experten mit einzubeziehen, dann biete gut organisierte Problemlösungsprozesse die Möglichkeit, passende Lösungen zu finden.

Der Prozess definiert die einzelnen Schritte zur Lösungsfindung und deren Abfolge. Problemlösungsprozesse mit mehreren Beteiligten verlaufen wesentlich effizienter, wenn ein Moderator eingesetzt wird. Die Arbeitsgruppe kann sich dann vollständig auf die inhaltlichen Fragestellungen konzentrieren, während der Moderator die Verantwortung für die Methodik und den Prozess übernimmt. Er sorgt dafür, dass der Problemlösungsprozess strukturiert sowie ergebnisorientiert durchlaufen wird und nachhaltige sowie umsetzbare Lösungen erarbeitet werden. Neben der Lösung des Problems erreichen Sie mit einem Problemlösungsprozess bei den Teilnehmenden ein positives Wir-Gefühl, da sie gemeinschaftlich ein inhaltliches Ergebnis erarbeiten. Darüber hinaus kann jeder Teilnehmende von den Kolleginnen und Kollegen lernen, weil alle ihre Erfahrungen und ihr Know-how in den Prozess einbringen.

Alles auf einen Blick

Gerade dort, wo Menschen mit unterschiedlichen Arbeitsweisen, Persönlichkeiten, Werten und Meinungen zusammenarbeiten, ist es nicht immer einfach, Probleme schnell und gezielt zu lösen.

Lange Problemlösungsprozesse reduzieren nicht nur den Erfolg von Projekten, sondern lenken auch von den wichtigen Aufgaben im Arbeitsalltag ab.

In mehreren Studien stellte die Beratungsgesellschaft KPMG fest, dass in jedem der befragten Unternehmen 10 bis 15 Prozent der Arbeitszeit für die Lösung von Konflikten verbraucht werden. Führungskräfte verbringen rund 30 bis 50 Prozent ihrer wöchentlichen Arbeitszeit direkt oder indirekt mit der Bewältigung von Konflikten und Problemlösungen.

Demzufolge hat eine zielgerichtete Moderation der Problemlösungsprozesse einen erheblichen Einfluss auf eine gesunde Unternehmenskultur, was in der Außenwirkung als Wettbewerbsvorteil wahrgenommen wird.

Problemlösungsprozess effizient gestalten - Skillgainer

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Wieso auf Best Practice Methoden zur Moderation von Problemlösungsprozesse setzen?

Anita Bischof ist studierte Wirtschaftsinformatikerin und Mitgeschäftsführerin bei BISCHOFmanagement. Außerdem ist sie als zertifizierter Coach der Steinbeis University und als Consultant tätig. Vor ihrer Selbstständigkeit hatte sie mehrere Jahre verschiedene Führungsrollen inne. Die Kernthemen ihrer Tätigkeit sind Mitarbeiterführung, Optimierung der Zusammenarbeit, Teamentwicklung, Selbstmanagement, Rekrutierung sowie Kommunikation und Moderation von Workshops. Im Coaching und in der Beratung ist es ihr wichtig, die brennenden Probleme zu erfassen und zusammen mit dem Kunden tragfähige Lösungen für die Praxis zu erarbeiten.

Zusammen mit Skillgainer hat die erfahrene Managementberaterin ihre Best Practice Methode zur optimalen Vorbereitung zur Gestaltung der Moderation von Problemlösungsprozesse rezeptartig für Sie bereitgestellt.

In sieben einfachen Schritten lernen Sie mit Dr. Jürgen Pfister und Skillgainer wie Sie eine Altersstrukturanalyse auf Basis eines Jobfamilien-Konzepts realisierung und alterstypische Chancen und Risiken der Personalbestandsentwicklung analysieren:

Problemlösungsprozesse: Die Moderation optimal vorbereiten

Inhaltsverzeichnis

    1. Die Moderation vorbereiten
          1.1 Ablauf des moderierten Problemlösungsprozesses kennen
          1.2. Methodik und Zeitbedarf für die einzelnen Schritte festlegen
          1.3. Teilnehmer zum Prozess auswählen
          1.4. Räumlichkeiten und benötigte Hilfsmittel bereitstellen
          1.5. Verpflegung für Pausen und während der Moderation organisieren
          1.6. Teilnehmer zum Prozess einladen
    2. Testen Sie sich
    3. Zeigen Sie uns Ihre Erfolge

1. Die Moderation vorbereiten 

„Der erste Schritt zur Lösung eines Problems ist, es mit jemandem zu besprechen.“

Peter E. Schumacher

Bei der Vorbereitung der Moderation definieren Sie sowohl den inhaltlichen als auch den organisatorischen Rahmen. Klären Sie dazu unten genannte Aspekte mit der zuständigen Person. Das ist im Normalfall der Auftraggeber, kann aber auch der Probleminhaber oder ein Entscheidungsträger sein.

Problemlösungsprozesse: Inhaltlichen Vorbereitung

Zweck: Was ist die Absicht hinter dem Prozess (z. B. eine Lösung erarbeiten, verschiedene Lösungsvarianten entwickeln, Lösungsmöglichkeiten diskutieren, usw.)?

Inhalt: Wie gehen Sie vor? Welche Schritte sind in welcher Reihenfolge zu gehen? Wie lauten die konkreten Fragestellungen zu den einzelnen Schritten? Was muss im Vorfeld inhaltlich vorbereitet werden?

Ergebnis: Welche Ergebnisse sollen erarbeitet werden?

Länge: Bis wann werden die Ergebnisse benötigt? Wie lange darf der Prozess dauern?

Problemlösungsprozesse: Organisatorische Vorbereitung

Bei den organisatorischen Aspekten klären Sie im Vorfeld:

Wer sind die Teilnehmer und was bringen diese in den Prozess ein?

Welche Hilfsmittel benötigen Sie für die vorliegende Aufgabenstellung und Gruppengröße (z. B. Pinnwände, Flipcharts, Beamer, Laptop, usw.)?

Welcher zeitliche Rahmen ist gegeben? Stimmen Sie neben Start und Ende des Termins auch Pausen ab.

Welche Räumlichkeiten können genutzt und müssen vorbereitet werden? Wählen Sie die Räumlichkeiten nach den individuellen Anforderungen Ihrer Aufgabe (z. B. Anzahl, Größe und Ausstattung der benötigen Räume).

    1.1. Ablauf des moderierten Problemlösungsprozesses kennen

    1. Einführung
      – Begrüßung und Vorstellung der Teilnehmer
      – Einführung ins Thema
      – Ausgangslage darstellen: Was ist die Absicht des Prozesses (z. B. Erfahrungen aus einer Nachbarabteilung mitzunutzen)?
      – Ablauf der Moderation vorstellen
      – Organisatorische Rahmenbedingungen erläutern
    2. Problem formulieren
      – „Das Problem ist, dass …“
      – „Die Wirkungen des Problems sind …“
      – „Die Ursachen des Problems sind …“
    3. Lösungen suchen
    4. Gefundene Lösungen bewerten
    5. Entscheidung für eine Lösung
    6. Maßnahmen zur Umsetzung der Lösung formulieren
    7. Abschluss

    1.2. Methodik und Zeitbedarf für die einzelnen Schritte festlegen

    Erarbeiten Sie für alle Punkte im Ablauf von „Einführung“ bis „Abschluss“ die einzelnen Moderationsschritte. Überlegen Sie sich für jeden Schritt:

    • Was muss als Ergebnis erarbeitet werden?
    • Welchem Ablauf folge ich?
    • Welche Frage stelle ich der Gruppe?
    • Mit welchen Methoden lasse ich die Gruppe diese Frage beantworten?
    • Wie viel Zeitbedarf plane ich für diesen Schritt?

    Die Moderationsmethodik bietet Ihnen folgende Optionen:

    Technik Vorgehen Eignung/Zweck
    Blitzlicht Jeder Teilnehmer antwortet auf eine von Ihnen gestellte Frage. Die Zeit für die Antwort pro Teilnehmer können Sie vorgeben. schnelles Erfassen von Stimmungen, Meinungen, usw.; jederzeit im Prozess einsetzbar
    Kartenabfrage Alle Teilnehmer überlegen sich zu einem Thema in Ruhe ihre Gedanken und schreiben jeden Gedanken auf eine eigene Karte. Sammeln von Ideen, Meinungen, usw.
    Abfrage auf Zuruf Sie schreiben die Beiträge der Teilnehmer zu einer Frage auf, z. B. auf einem Flipchart. Sammeln von Ideen; Brainstorming; Themenspeicher
    1-Punkt-Frage Mit der 1-Punkt-Frage werden zu einem Sachverhalt die Meinungen der Teilnehmer abgefragt. Dabei klebt jeder Mitarbeiter einen Klebepunkt bei dem Wert der Skala auf, den er richtig findet. Diese Skala enthält mindestens zwei Extremwerte, kann jedoch auch mehr Werte abfragen Überblick über die Verteilung von Kenntnisstand, Meinungen oder Stimmungen
    Mehrpunkt-Frage Jeder Teilnehmer erhält z. B. fünf Klebepunkte, mit denen er Aspekte gewichten soll, und kann max. zwei Punkte zu einem Aspekt kleben. Die Summe der Punkte bei einem Aspekt bestimmt die Rangfolge. Sagen Sie vorher, ob Sie ein Meinungsbild einholen oder eine Abstimmung durchführen. Erarbeitung von Schwerpunkten aus einer Sammlung von Themen oder Aspekten
    SOFT-Analyse Lassen Sie verschiedene Szenarien mithilfe einer SOFT-Analyse bewerten. SOFT ist ein Akronym aus: Satisfactions (Zufriedenheit), Opportunities (Möglichkeiten), Faults (Fehler) und Threats (Gefahren). Problemlösung, Planung, Entscheidungen vorbereiten
    To-do-Listen Fertigen Sie eine Aufgabenübersicht an mit konkreter Angabe, wer was wie bis wann macht. Maßnahmenplanung

    Ihr so erarbeitetes ‚Drehbuch‘ für die Moderation können Sie in folgender Struktur verschriftlichen:

    Was Wie Fragestellung Zeitbedarf
    Einführung ausgewählte Methodik konkrete Frageformulierung vorgesehene Zeit zur Bearbeitung
    Problem formulieren ausgewählte Methodik konkrete Frageformulierung vorgesehene Zeit zur Bearbeitung

    ausgewählte Methodik konkrete Frageformulierung vorgesehene Zeit zur Bearbeitung
    Problemlösungsprozess effizient gestalten - Skillgainer

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    1.3. Teilnehmer zum Problemlösungsprozess auswählen

    Erfassen Sie unbedingt alle Personen, die zur Problemlösung beitragen können. Die Auswahl und Anzahl der Teilnehmer haben für das Gelingen einer Moderation eine erhebliche Bedeutung. Achten Sie bei der Auswahl der Teilnehmer darauf, dass Personen mit Fach- und Entscheidungskompetenz sowohl für die Ausgangssituation als auch für die Lösungssuche in der Gruppe vertreten sind. Hinsichtlich der Anzahl der Teilnehmer benötigen Sie auf der einen Seite so viele, dass Sie eine kritische Masse für eine gewisse Ideenvielfalt erreichen, und auf der anderen Seite so wenige, dass ein Arbeiten in der Gruppe noch möglich ist. Eine ideale Gruppengröße für eine Moderation liegt zwischen sechs und zwölf Teilnehmern. Haben Sie doch einmal mehr als zwölf Teilnehmer, lassen Sie sie einzelne Schritte im Prozess in Arbeitsgruppen bearbeiten.

    1.4. Räumlichkeiten und benötigte Hilfsmittel bereitstellen

    Prüfen Sie die Verfügbarkeit und den Zugang zu den benötigten Räumlichkeiten und denken Sie dabei auch an eventuell benötigte Gruppenräume. Stimmen Sie vorab die Bestuhlung der Räumlichkeiten ab: Eignet sich ein Stuhlkreis oder eine U-Form am besten? Sichern Sie sich außerdem ab, dass alle festgelegten Hilfsmittel – wie etwa ein Moderatorenkoffer, Pinnwände, Flip-Charts, etc. – (in ausreichender Anzahl) zur Verfügung stehen werden.

    1.5. Verpflegung für Pausen und während der Moderation organisieren

    Egal, woher das Essen bezogen wird, achten Sie bei der Verpflegung darauf, dass sie das Wohlbefinden der Teilnehmer fördert und ausreichend mit Flüssigkeit versorgt. Nehmen Sie bei der Auswahl Rücksicht auf besondere Ernährungsgewohnheiten wie Vegetarismus und auf gute Verträglichkeit. Wählen Sie eher leichtes Essen. Mit einer gewissen Vielfalt bei Essen und Getränken stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer etwas Ansprechendes findet.

    1.6. Teilnehmer zum Problemlösungsprozess einladen

    Verteilen Sie Ihre Einladung bis spätestens eine Woche vor dem Workshop an alle Teilnehmer. Machen Sie in der Einladung folgende Punkte ersichtlich:

    • Moderator
    • Teilnehmer
    • Datum, Start und Ende
    • Ort und Raum
    • Thema
    • Ablauf
    • bei Bedarf: mitzubringende Unterlagen, z. B. Dokumentationen zum Thema
    • bei Bedarf: Hinweis auf Verpflegung
    • bei Bedarf: Hinweis auf Unterbringung für Teilnehmer von außerhalb
    • bei Bedarf: spezielle Anforderungen an Kleidung oder Arbeitsmaterialien

    Wollen Sie wissen, wie Sie die Moderation erfolgreich durchführen, Probleme formulieren und Lösungen suchen?

    2. Testen Sie sich

    Durchschreiten Sie gedanklich den gesamten Moderationsprozess. Versetzen Sie sich dazu auch in die Rolle der Teilnehmer. Haben Sie an alle Informationen gedacht, die Ihre Teilnehmer wissen müssen?

    3. Zeigen Sie uns Ihre Erfolge

    Zeigen Sie uns, wie Sie Problemlösungsprozesse in der Praxis erfolgreich vorbereitet und moderiert haben und vermarkten Sie mit uns diese und andere Erfolge als Autor*in für Skillgainer.

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    Kati Kinzel
    Author: Kati Kinzel