Personalauswahl: Gespräche professionell vorbereiten und führen

Die Personalauswahl gehört mit zu den wichtigsten Entscheidungsbereichen jeder Führungskraft.

Richtige Personalentscheidungen bestimmen substantiell den Erfolg von Führungskräften und Unternehmen. Das gilt sowohl für Kostenaspekte als auch bezogen auf die zukünftige Innovationsfähigkeit des Mitarbeiters und damit des gesamten Teams. Zusätzlich beeinflusst die Personalauswahl u. a. das Betriebsklima, die Kundenorientierung sowie die gesamte Arbeitseffizienz.

Neben möglichen Testverfahren oder Assessments (AC) kann Ihnen insbesondere das Personalauswahlgespräch einen detaillierten Einblick in die Persönlichkeit und Kompetenz der/des jeweiligen Bewerbers/in geben. Werden Interviews allerdings rein intuitiv und wenig professionell geführt, so ermöglichen sie Vorhersagen über das spätere Mitarbeiterverhalten nur zu etwa 15 Prozent. Gut vorbereitete und strukturierte Interviews ermöglichen es Ihnen dagegen, bis ca. 55 Prozent des späteren Verhaltens zu prognostizieren.

Alles auf einen Blick

In einer großen Umfrage des Personaldienstleisters Hays wurden 166 Unternehmen aller Größe und öffentliche Träger befragt. Es stellt sich heraus, dass es für die Befragten besonders herausfordernd ist, die Auswahl der richtigen Kanäle zur Ansprache der richtigen Bewerber zu finden, Fach- und Führungskräfte zu rekrutieren, die richtigen Kandidaten auszuwählen und mit den mangelnden personellen Kapazitäten im HR-Bereich umzugehen.

Etwa 44% der Unternehmen haben für die Vorauswahl der Bewerber keine festen Kriterien, wodurch es nicht verwunderlich ist, dass die passenden Kandidaten nicht gefunden werden.

Bildquelle: https://www.canva.com/

Wieso auf Best Practice Methoden zur professionellen Vorbereitung und Führung von Personalauswahl-Gesprächen setzen?

Dr. Albrecht Müllerschön ist Inhaber der Unternehmensberatung müllerschön. Er hat Psychologie und Jura studiert. Als Personalreferent, Berater, Trainer und Geschäftsführer hat er alle Stationen der Führung und Personalarbeit durchlaufen. Heute berät und trainiert er Führungskräfte zum Thema Personaldiagnostik, er führt Assessments und öffentliche Trainings zu den Bereichen Führung und Personalauswahl durch. Er ist Autor zahlreicher Artikel und Bücher zu diesen Schwerpunktthemen. Dr. Müllerschön wurde bereits mit verschiedenen Preisen für seine Arbeit ausgezeichnet – seine Beratungsfirma gehört zu den Qualitätsführern in Deutschland.

Zusammen mit Skillgainer hat der Preisträger seine Best Practice Methode zur professionellen Vorbereitung und Führung von Gesprächen rezeptartig für Sie bereitgestellt.

In vier einfachen Schritten können Sie mit Herrn Dr. Müllerschön und Skillgainer lernen wie Sie Anforderungsprofile professionell erstellen und effizient eine Vorauswahl treffen:

Inhaltsverzeichnis

1. 1. Anforderungsprofil professionell erstellen
   2. Wie Sie effizient Ihre Vorauswahl treffen
          2.1. Bewerbungsunterlagen analysieren
          2.2. Das Bewerbungsschreiben beurteilen
          2.3. Aussagekraft von Arbeitszeugnissen
   3. Testen Sie sich
   4. Zeigen Sie uns Ihre Erfolge

1. Anforderungsprofil professionell erstellen

Nur wenn ein klar differenziertes Anforderungsprofil definiert ist, können im Interview die notwendigen Fähigkeiten klar und differenziert geprüft werden. Mit anderen Worten: Die Qualität der Auswahlentscheidung ist maximal so gut, wie das Anforderungsprofil.

Entscheidend ist, dass das Anforderungsprofil auf die Firma und die Position abgestimmt und realistisch ist. Es lässt sich immer wieder beobachten, dass die „Eierlegende Wollmilchsau“ gesucht wird, die auf dem Bewerbermarkt nicht zu finden ist. Dies hat dann zur Konsequenz, dass man aus Mangel an Bewerbern das Anforderungsprofil „abschmilzt“ und einzelnen Anforderungen gegenüber großzügig wird. Bei dem einen Kandidaten wird an einer Stelle beschönigt, bei einem anderen an einer anderen Stelle – schon sind die Bewerber nicht mehr vergleichbar. Ein weiterer Effekt: Im Entscheidungsprozess lässt sich kaum noch feststellen, welche erfolgsrelevanten Fähigkeiten tatsächlich vorhanden sind.

Neuer Mitarbeiter oder Aufgaben neu verteilen?

Sollten Probleme bei der Erstellung eines klaren Anforderungsprofils auftauchen, so kann dies auch auf eine ganz andere „Baustelle“ hinweisen: Vor der Erstellung des Anforderungsprofils gilt es, Ihre Prozesse zu überdenken und ggf. zu überprüfen, ob eine veränderte Aufgabenverteilung unter den Mitarbeitern sinnvoll ist.

Idealerweise erstellen Sie das endgültige Anforderungsprofil zusammen mit dem aktuellen Stelleninhaber (falls vorhanden), dem Linienverantwortlichen, der Personalabteilung, einem Mitarbeiter aus dem Team und möglicherweise einem „Kunden“. Zur Vorbereitung eines entsprechenden Treffens verwenden Sie für die folgenden Schritte ein großes Stück Papier (z. B. A3) und unterteilen es mit drei vertikalen Linien, sodass insgesamt vier Spalten entstehen. Oder Sie legen sich in Ihrem PC direkt eine Tabelle mit entsprechend vielen Spalten an.

Die folgende Tabelle verdeutlicht zunächst einmal, worum es geht:

Erarbeiten eines Anforderungsprofils: „Critical incident Technique (CIT)“

In Spalte 1 werden all die (wichtigen) Aufgaben festgehalten, für die der Mitarbeiter auf der entsprechenden Stelle zuständig sein soll. In Spalte 2 soll erfasst werden, was genau und wie der Mitarbeiter die Aufgaben idealerweise erledigt. Spalte 3 dient zur Erfassung der Kompetenzen, welche zur Erledigung der Aufgaben (in Spalte 2) notwendig sind. In Spalte 4 gilt es zu unterscheiden, ob die jeweiligen Kompetenzen (= Anforderungen) sogenannte Kann- („Nice to have“) oder Muss-Kriterien sein sollen. Als Vorbereitung auf das Treffen sollten Sie, diesem Schema entsprechend, bereits Ihre eigenen Vorstellungen notieren.

Einige Anmerkungen im Vorfeld des geplanten Meetings:

Achten Sie darauf, dass Sie und Ihre Kollegen nicht der Versuchung unterliegen, zu viele Anforderungsmerkmale als Muss-Kriterien festzulegen. Jedes einzelne Muss-Kriterium kann in der Praxis bedeuten, dass wenn ein Bewerber alle Kriterien erfüllt, jedoch das Muss-Kriterium nicht, er eine Absage erhält. Deshalb sollte diese Entscheidung vorsichtig und überlegt getroffen werden.

Faustregel: Mehr als 10 Muss-Kriterien machen schon deshalb keinen Sinn, weil Sie es zeitlich kaum schaffen könnten, diese zu prüfen. Darüber hinaus hätten Sie kaum eine Chance, entsprechend vielseitig geeignete Bewerber zu finden.

Anforderungsprofil konkretisieren

Insgesamt sollte das Anforderungsprofil zumindest ein Muss-Kriterium in jedem der drei folgenden Bereiche enthalten:

• Ausbildung und Erfahrungen: z. B. Schulabschluss, Berufsausbildung oder Studium, bisherige Tätigkeiten, Berufserfahrung.
• Spezialkenntnisse und Fachwissen: z. B. EDV-Kenntnisse, Branchenkenntnisse, weitere spezielle Fertigkeiten.
• Persönlichkeitsmerkmale: z. B. rhetorische Fähigkeiten, Kreativität, Lernbereitschaft, Zuverlässigkeit und Genauigkeit, Kontaktfähigkeit, Flexibilität, Selbstsicherheit, Einsatzbereitschaft.

Erstellen Sie nun das konkrete Anforderungsprofil für die entsprechende Vakanz mithilfe einiger der oben genannten Personen (z. B. aktueller Stelleninhaber und Personalabteilung) und füllen Sie die Tabelle aus. (Als Beispiel dient Ihnen die folgende Tabelle, in der einige konkrete Anforderungen für die Position „Verkäufer“ erfasst sind.)

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Beispiel für die Erarbeiten eines Anforderungsprofils

Spalte 1: Tragen Sie hierzu im ersten Schritt all die Aufgaben zusammen, für die der neue Stelleninhaber verantwortlich sein soll. Konzentrieren Sie sich dabei auf solche Aufgaben, die zu erledigen sind, um erfolgreich zu sein. Verzichten Sie dabei also auf „unbedeutende“ Nebentätigkeiten. Denken Sie auch an Aufgaben wie z. B. „Zusammenarbeit mit anderen Bereichen“.

Spalte 2: Klären Sie dann gemeinsam, welches Verhalten bei den einzelnen Aufgaben idealerweise erwartet wird.

Spalte 3: Erfassen Sie, welche Fähigkeiten jemand haben muss, um das in Spalte
definierte Verhalten erfolgreich umsetzen zu können („Anforderungskriterien”: z. B.
Ausbildung als XY; Kommunikationsfähigkeit etc.).

Spalte 4: Definieren Sie gemeinsam, welche der Anforderungskriterien (Spalte 3) Kann- und welche Musskriterien sein sollen.

Beispiel: Verkäufer

Anforderungsprofil sollte stimmen, Kollegen müssen überzeugt sein

Es gibt keine wirklich objektiven Kriterien dazu, wann ein Anforderungsprofil vollständig ist. Ihre gemeinsame Berufserfahrung ist hier der verlässlichste Maßstab. Entscheidend ist, dass Sie zusammen mit Ihren Kollegen der Überzeugung sind, dass alle wichtigen Aufgaben erfasst sind und der gesuchte „neue Kollege“ in der Lage ist, mit den von Ihnen definierten Anforderungskriterien den Job erfolgreich zu erledigen.

2. Wie Sie effizient Ihre Vorauswahl treffen

Ihr Ziel der Analyse der Bewerbungsunterlagen ist, sich einen ersten Eindruck über die Bewerber zu verschaffen, um eine Entscheidung treffen zu können, wer zum Vorstellungsgespräch eingeladen wird und wer nicht. Nur darum geht es in dieser Phase.

Die Bewerbungsunterlagen sind als eine erste Arbeitsprobe des Bewerbers zu verstehen. Hier zeigt er/sie, wie er/sie sich selbst einschätzt und in welcher Qualität er/sie sich präsentieren kann. Allgemein können Sie davon ausgehen, dass ein Bewerber, der Interesse an einer Stelle hat, sich von seiner besten Seite zeigt und durch die Bewerbungsunterlagen sein persönliches Höchstmaß an Qualitätsanforderungen, denen er gerecht werden will oder kann, demonstriert.

Messlatte anpassen

Sicher ist die Messlatte der Bewertungskriterien bei einfachen Tätigkeiten niedriger anzusetzen als bei hochqualifizierten Fach- oder Führungskräften. Trotzdem ist es für jeden heute möglich, auch ohne erheblichen finanziellen Aufwand Informationen darüber einzuholen, wie eine Bewerbung zu schreiben ist. Damit ist es jedem möglich, einem Mindeststandard zu entsprechen, was Sauberkeit und Form anbelangt.

Anhand der Unterlagen lässt sich eine Aussage darüber treffen, wer die Anforderungskriterien (fachliche Qualifikation) erfüllt und wer nicht – wer also auf Grund seines Werdeganges und der Qualität der Unterlagen zum Betrieb passen könnte.

2.1 Bewerbungsunterlagen analysieren

Neben den inhaltlichen Informationen über die Bewerber lassen sich im Bewerbungsschreiben erste, jedoch noch vage Anhaltspunkte über die jeweilige Persönlichkeit ableiten. Da es sehr viele Ratgeber zum Erstellen der Bewerbungsunterlagen gibt, sind vor allem diejenigen Unterlagen interessant, die besonders positiv oder negativ herausstechen. Hierbei hilft Ihnen die folgende Tabelle.

Zusammenfassung der Analysekriterien

2.2 Das Bewerbungsschreiben beurteilen

Das Bewerbungsschreiben sollte erkennbar ein Unikat sein (keine Kopie) und sollte darüber hinaus eine persönliche Note besitzen. Vielen Bewerbern ist scheinbar nicht bewusst, wie viele wichtige Informationen sie hier in kurzer Form von sich preisgeben.

Im Anschreiben erhalten Sie in kurzer Form die wichtigsten Informationen über einen Bewerber. Hier zeigen Bewerber, weshalb sie sich bewerben, was der Grund für die Bewerbung ist, über welchen Wortschatz sie verfügen und ob das Schreiben klar und einfach strukturiert ist. Sie selbst bekommen auch ein Gefühl dafür, wie viel Zeit und Mühe sich Bewerber für diese wichtige Entscheidung genommen haben.

Konnotation erkennen

Zu erkennen ist dies an der Vollständigkeit des Anschreibens, aber auch daran, wie ausführlich und klar der Bewerber auf das Anforderungsprofil in der Stellenanzeige eingeht, indem er deutlich macht, warum gerade er/sie für die Stelle geeignet ist. Eine positiv zu wertende Formulierung kann hierbei beispielsweise folgendermaßen lauten: „Aufgrund meiner jahrelangen Erfahrung im Bereich XY und regelmäßiger Qualifizierungsmaßnahmen bin ich überzeugt, dass ich Ihren Erwartungen, besonders im Umgang mit Kunden, der Angebotserstellung und dem Verfolgen von Terminen gerecht werde.“ Allgemeine Floskeln zeigen dagegen, dass sich der Bewerber nicht konkret auf die Inhalte der Stellenanzeige bezieht – Beispiel: „Aufgrund meiner Berufserfahrung bin ich mir sicher, Ihren Anforderungen gerecht zu werden.“

2.3 Aussagekraft von Arbeitszeugnissen

Da Arbeitszeugnisse heutzutage meist (mindestens im Entwurf) selbst geschrieben werden, haben sie kaum noch Aussagekraft. Auf deutsche Schulnoten übertragen, gibt es in der Praxis keine Arbeitszeugnisse mit einer schlechteren Bewertung als „2-3“. In der Regel entsprechen die Angaben über die beruflichen Tätigkeiten weitestgehend der Realität. Fast alles, was über die persönlichen Eigenschaften (Softskills) geschrieben wird, ist geschönt.

Hinweise für die Qualität eines Arbeitszeugnisses kann die Schlussformulierung enthalten. Interessant ist, dass die Schlussformel rechtlich nicht einklagbar ist, und so bleibt es jedem Arbeitgeber selbst überlassen, was er hier formuliert.

Positive Schlussformulierungen sind z. B.:

• Wir danken für die stets sehr gute und exzellente Arbeit (Verstärkung mit drei Adjektiven = Note 1)
•  Wir danken für die stets gute Mitarbeit. (Verstärkung mit zwei Adjektiven = Note 2)
• Wir danken für seine gute Mitarbeit. (Verstärkung mit einem Adjektiv = Note 3)

Eine positive Formulierung kann auch sein:

• „Wir bedauern das Ausscheiden von Frau/Herr Maier und wünschen ihr/ihm für die Zukunft beruflich und privat alles Gute.“

Als Konsequenz aus der Praxis des Entstehens von Zeugnissen sollten Sie darin nur auf die erbrachten Tätigkeiten und die Schlussformulierung achten.

Machen Sie sich nochmals bewusst, dass es bei der Vorauswahl nur um die Prüfung der fachlichen Kompetenz geht. Die Prüfung der persönlichen Eignung geschieht im Vorstellungsgespräch.

Ob Sie eine/n Bewerber/in zum Gespräch einladen, hängt von der Übereinstimmung Ihres fachlichen Anforderungsprofils und der fachlichen Qualifikation bzw. den bisherigen Tätigkeiten der Bewerber ab. Ist diese Übereinstimmung für Sie ausreichend, dann laden Sie den Kandidaten ein.

Da sich der Auswahlprozess aufgrund der oft geringen Bewerberzahl über längere Zeit hinziehen kann, laden Sie den ersten geeigneten Kandidaten zum Gespräch ein.

Wollen Sie wissen, wie Sie im Interview erkennen, ob der Kandidat die notwendigen Kompetenzen erfüllt?

3. Testen Sie sich

Haben Sie bereits ein konkretes Anforderungsprofil erarbeitet?

Halten Sie in der Vorlage alle wichtigen Aufgaben zur entsprechenden Stelle fest. Erfassen Sie, was genau und wie der Mitarbeiter die Aufgabe idealerweise erledigt. Welche Kompetenzen benötigt der Mitarbeiter, um die erfasste Aufgabe zu erledigen?

4. Zeigen Sie uns Ihre Erfolge

Zeigen Sie uns, wie Sie Ihre Personalauswahlgespräche professionell vorbereitet haben und vermarkten Sie mit uns diese und andere Erfolge als Autor*in für Skillgainer.