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Der Prozess zur Personalgewinnung – dieser recht technokratisch klingende Begriff ließe vermuten, es handle sich um eine reine Abfolge von Handlungen ohne maßgeblichen Einfluss auf das Ergebnis. Doch Fehler im Prozess der Personalgewinnung führen zu Absagen – kritisch insbesondere, wenn es darum geht, echte Leistungsträger zu gewinnen: Leistungsträger sind keine Bewerber im klassischen Sinne, also keine Jobsucher.

Sie sind beruflich erfolgreich und fast immer in einer guten Position in einem guten Unternehmen beschäftigt. Ganz bestimmt werden sie dort wertgeschätzt. So gesehen haben sie kein Weg-Motiv (soll heißen, es gibt für sie keinen Antrieb, das Unternehmen zu verlassen, weil es dort schlecht wäre). 

Aber: Typische Leistungsträger sind hungrig, sie wollen vorwärts kommen und stehen einer beruflichen Verbesserung grundsätzlich offen gegenüber.

Sie haben also unterschwellig ein Hin-Motiv (also hin zu dem Besseren). Da es ihnen gegenwärtig aber gut geht, haben sie es damit nicht eilig und sie sind auch nicht bereit, Kompromisse zu ihrem Nachteil einzugehen. Es muss eben alles passen.

Deshalb ist es deutlich schwieriger, Leistungsträger für Ihr Unternehmen zu gewinnen als normale und somit pflegeleichte Jobsucher. Für Sie als Leistungsträger-Suchenden bedeutet das: Sie müssen besser sein als der jetzige Arbeitgeber Ihrer Zielperson – und besser als jeder andere, der um diese Zielperson wirbt!

Warum? Es sind die Leistungsträger, die Ihr Unternehmen vorwärtsbringen: Sie haben die besseren Ideen in der Produktentwicklung. Sie haben die besseren Ideen im Vertrieb und Marketing. Sie haben das bessere Händchen in der Mitarbeiterführung. Sie sind erfolgreich, sie wirken erfolgreich und sie ziehen Erfolg an!

Alles auf einen Blick

Um diese Leistungsträger für sich zu gewinnen, lohnt es sich für Sie als Unternehmen, vor allem den Prozess zur Personalgewinnung zu optimieren.
Dieser ist das wichtigste Argument, um sich für oder gegen den neuen Arbeitgeber zu entscheiden. So ist jeder Dritte der Befragten der Meinung, dass ein einfacher Bewerbungsprozess in den letzten Jahren sogar an Bedeutung gewonnen hat.

Für den weiteren Prozess ist es ganz klar, dass fehlende Informationen ernüchternd wirken. Bewerber fragen sich, wann es eine Rückmeldung gibt und wann mit einer Entscheidung zu rechnen ist.
Eine offene Kommunikation und ein transparenter Bewerbungsprozess können Unternehmen einen erheblichen Vorsprung im Kampf um die besten Talente sichern.

So ist ein bewerbungsfreundlicher Prozess für 85% der Jobinteressent*innen ausschlaggebend bei der Entscheidung für oder gegen das neue Unternehmen. Zu diesem Ergebnis kam eine Studie von StepStone, bei der 28.000 Teilnehmer. Bewerber wollen rechtzeitig über jegliche Schritte informiert werden und nicht lange auf Rückmeldungen warten. Eine zeitnahe Rückmeldung ist auch immer ein Zeichen von Wertschätzung.

Studie zum Erfolgsfaktor für den Bewerbungsprozess

Prozess zur Personalgewinnung - Skillgainer

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Wieso auf Best Practice Methoden zum optimalen Prozess zur Personalgewinnungen setzen?

Thomas Friederichs nahm nach einer mehrjährigen Laufbahn als Offizier der Bundeswehr Ende der 90er Jahre seine Tätigkeit in der Personalberatung auf. Schon früh beschäftigte er sich neben der operativen Arbeit mit Methodik und Systematik der Personalgewinnung. Friederichs ist Fachbuchautor. Im quayou Verlag veröffentlichte er bereits die Methode Leistungsträger suchen und finden – Methodenauswahl und -anwendung.

Zusammen mit Skillgainer hat der Fachbuchautor seine Best Practice Personalgewinnungs-Methode zur optimalen Suche von Leistungsträgern rezeptartig für Sie bereitgestellt:

In vier einfachen Schritten lernen Sie mit Herrn Friederichs und Skillgainer wie Sie eingehende Bewerbungen prüfen, sich auf spontane Anrufe von Kandidaten vorbereiten und mögliche Hindernisse erkennen:

So gestalten Sie Ihren Prozess optimal für die Personalgewinnung

Inhaltsverzeichnis

    1. Eingehende Bewerbungen prüfen und darauf reagieren
    2. Auf spontane Anrufe von Kandidaten vorbereitet sein
          2.1. mögliche Hindernisse
          2.2. mögliche Hindernisse aus Sicht der Kandidaten
    3. Testen Sie sich
    4. Zeigen Sie uns Ihre Erfolge

1. Eingehende Bewerbungen prüfen und darauf reagieren

”Damit Sie die gewünschten Leistungsträger im Spiel halten und sie am Ende für Ihr Unternehmen gewinnen, muss der Prozess sinnvoll strukturiert werden. Zwei kritische Aspekte ziehen sich durch den gesamten Prozess: Zeit und Wertschätzung.”

Thomas Friederichs

Der Normalfall: Sie haben die Unterlagen eines Interessenten erhalten, es gab keinen vorherigen Kontakt.

Der Interessent hat Ihren Suchweg wahrgenommen und die von Ihnen angebotene Position als möglichen interessanten nächsten Karriereschritt bewertet. Um sich selbst ins Spiel zu bringen und um die Gelegenheit zu bekommen mehr zu erfahren, sendet er Ihnen seine Unterlagen. Er sieht eine hohe Übereinstimmung mit Ihrem Anforderungsprofil. Er ist Leistungsträger, ist gewohnt, Sachverhalte schnell und richtig zu erfassen und danach zu handeln. Das gleiche Verhalten und die gleichen Maßstäbe erwartet er von Ihnen.

Um einen Leistungsträger für Ihr Unternehmen zu gewinnen, müssen Sie bereits dieser Erwartungshaltung gerecht werden!

  • Senden Sie dem Interessenten sofort eine Empfangsbestätigung, informieren Sie ihn über die nächsten Schritte und darüber, in welcher Zeit er mit einem Feedback rechnen kann. Also etwa: „Wir beschäftigen uns in den nächsten Tagen mit Ihren Unterlagen und kommen innerhalb von xy Tagen (maximal zwei Wochen!) wieder auf Sie zu.“
  • Beschäftigen Sie sich nun tatsächlich zügig, also innerhalb einiger Tage, mit der Unterlage.
    Passt der Kandidat definitiv nicht zu Ihrem Anforderungsprofil, sagen Sie schriftlich ab.
  • Ist die Tendenz eher positiv, verbleiben jedoch Zweifel, so vereinbaren und führen Sie innerhalb weniger Tage ein telefonisches Vor-Interview (siehe unten).
  • Ist die Tendenz eher negativ, senden Sie dem Interessenten einen Zwischenbescheid mit der Botschaft, dass Sie noch Zeit (maximal zwei Wochen) benötigen. Bitten Sie um Geduld.

Reagieren Sie zu lange gar nicht, kann das mehrere negative Folgen haben:

  • Der Kandidat fragt sich, was los ist und ruft Sie an. Egal, was Sie sagen, Sie haben seine Erwartungshaltung nicht erfüllt. Ihre Chance, einen rundum guten ersten Eindruck zu hinterlassen, ist vertan.
  • Seine Motivationskurve flacht ab, da Sie seinem Kontaktwunsch nicht zeitnah nachgekommen sind.
  • Sein Interesse erlischt komplett, weil er Ihre Nicht-Reaktion bzw. niedrige Reaktionsgeschwindigkeit als exemplarisch für das gesamte Unternehmen wertet und nicht in einem solchen Umfeld arbeiten möchte.
Prozess zur Personalgewinnung - Skillgainer

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2. Auf spontane Anrufe von Kandidaten vorbereitet sein

Die Situation: Sie haben noch keine Unterlage erhalten, sondern ein Interessent meldet sich zunächst telefonisch bei Ihnen. Er hat Ihren Suchweg wahrgenommen und die Position als möglichen interessanten nächsten Karriereschritt wahrgenommen. Um mehr zu erfahren und sich ggf. selbst ins Spiel zu bringen, ergreift er die Initiative und ruft Sie an.

Aus seiner Sicht liegt eine hohe Passung vor. Dieser Leistungsträger will aber zunächst mehr erfahren bevor er sich die Mühe macht, Ihnen eine Unterlage zukommen zu lassen. Er will die Informationen schnell und unkompliziert, ohne lange zu warten. Deshalb wird er aktiv und greift zum Telefon.

Er erwartet nun zweierlei: Dass er Sie

a) erreicht und Sie ihm
b) kompetent Auskunft geben.

Auch diesen Erwartungen müssen Sie bei der Personalgewinnung gerecht werden, um Leistungsträger für Ihr Unternehmen gewinnen zu können:

  • Bieten Sie eine telefonische Kontaktaufnahme für Interessenten an.
  • Seien Sie bereit, auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten zu telefonieren: Ihr Interessent soll ungestört kommunizieren können.
  • Seien Sie am Telefon präsent! Seien Sie also auf ein solches Telefonat vorbereitet, nehmen Sie sich ausreichend Zeit und seien Sie bereit, die Fragen des Interessenten ruhig zu beantworten.
  • Zeigen Sie sich kompetent und nutzen Sie die Chance: Führen Sie ein telefonisches Vor-Interview, in dem Sie Fragen des Kandidaten, aber auch selbst alle elementaren Fragen abklären. Sie können dann abschließend ggf. sogar gemeinsam entscheiden, ob eine Zusendung der Kandidatenunterlagen sinnvoll erscheint.

Passt der Kandidat definitiv nicht zu Ihrem Anforderungsprofil, erklären Sie ihm, dass es nicht sinnvoll erscheint, Ihnen seine Unterlagen zu senden (beachten Sie dabei die Grundsätze des AGG!).

Zweifeln Sie noch, so lassen Sie sich die Unterlagen zusenden, um zu einer fundierten Entscheidung zu kommen.
Im Fall eines guten Eindrucks und hoher Übereinstimmung mit Ihrem Anforderungsprofil, lassen Sie sich die Unterlagen zukommen und versprechen Sie eine schnelle Reaktion.

Bestätigen Sie den Eingang der Unterlagen sofort, beschäftigen Sie sich zügig damit und geben Sie – abhängig von Ihrer Bewertung – innerhalb weniger Tage (maximal zwei Wochen) Feedback. Regel: Je positiver Ihr Eindruck, desto schneller sollten Sie reagieren.

Merke: Je länger der Kandidat ohne Kontakt ist, desto weiter entfernt er sich von Ihrem Projekt, da seine Motivationskurve abflacht. Time kills all deals!

Jetzt liegen Ihnen also eine oder mehrere Unterlagen potenziell geeigneter Kandidaten vor. Mit denen haben Sie bereits ein telefonisches Vor-Interview geführt. Das alles sollte innerhalb der ersten vier, besser zwei bis drei, Wochen nach dem ersten Kontakt (Erhalt der Unterlage oder Telefonat) erfolgen.
Der nächste logische Schritt kann nur ein erstes persönliches Vorstellungsgespräch sein. Im Vor-Interview haben Sie sich davon überzeugt, dass der Kandidat Ihrem Anforderungsprofil gerecht wird und einem weiteren Vorgehen keine offensichtlichen Hindernisse im Weg stehen.

2.1 Solche Hindernisse könnten sein, dass der Kandidat:

– bereits ein aus Ihrer Sicht deutlich zu hohes Einkommen bezieht,
– nicht bereit ist, umzuziehen,
– erforderliche Fremdsprachen nicht ausreichend beherrscht,
– zu wenig Erfahrung mit relevanten Personengruppen (z. B. zukünftigen Kunden) hat,
– zu wenig fachliche Tiefe zeigt,
– im Telefonat nicht präsent ist: Er raucht oder isst nebenbei oder lässt sich anderweitig ablenken (solche Aspekte können Sie bereits beim telefonischen Vor-Interview klären und ersparen sich und dem Kandidaten viel Zeit)

2.2 Mögliche Hindernisse auch aus Sicht des Kandidaten:

– Die Position wäre für ihn doch kein nächster Karriereschritt, sondern nur ein sidestep;
– Das gebotene Einkommen stellt keine Verbesserung dar;
– Der Berichtsweg der Position passt ihm nicht;
– Sein Verantwortungsbereich wäre insgesamt nicht groß genug;
– Ihre Erwartungshaltung an die mit der Position verbundenen Aufgaben scheint unrealistisch:
– SIE wirken nicht auskunftsfreudig, sondern wollen sich erst nach Zugang der Unterlagen äußern.

Damit signalisieren Sie eine für Leistungsträger (zu) geringe Wertschätzung: Sie sehen ihn nicht auf Augenhöhe, sondern als Bewerber im klassischen Sinne.

Wollen Sie wissen, wie Sie das erste Vorstellungsgespräch führen und anschließend ein passendes Angebot unterbreiten können?

3. Testen Sie sich

Analysieren Sie Ihren eigenen Prozess zur Personalgewinnung. Wie schnell bekommt ein Bewerber Feedback von Ihnen? Senden Sie einem Interessenten sofort eine Eingangsbestätigung zu und wie informieren Sie ihn über die nächsten Schritte?

4. Zeigen Sie uns Ihre Erfolge

Zeigen Sie uns, wie Sie Ihren Prozess zur Personalgewinnung erfolgreich in der Praxis optimiert habenund vermarkten Sie mit uns diese und andere Erfolge als Autor*in für Skillgainer.

Kati Kinzel
Author: Kati Kinzel