Mitarbeitergespräche vorbereiten, umsetzen und analysieren

Langfristige Mitarbeiterbindung – neue Chancen durch gut vorbereitete Mitarbeitergespräche

Haben Sie sich schon mal die Frage gestellt, wie es Ihnen gelingt, die qualifizierten Talente dauerhaft an Ihr Unternehmen zu binden?

Unternehmen, die ihre Mitarbeiter als wertvollstes Kapital betrachten, haben sehr gute Chancen, ihr Team noch fester zu binden und die Produktivität zu steigern. So ist das Ziel der Mitarbeiterbindung jegliches Talent, Leistungsbewusstsein und die Qualifikationen der Mitarbeiter im Unternehmen zu halten.

Die Punkte der anderen Seite sind bekannt: eine hohe Fluktuation, insbesondere in Führungspositionen, kann schnell negative Folgen haben. Kosten für Abfindungen, die Suche nach Nachfolgern und Neueinarbeitungen sind nur ein paar Gründe, die den Erfolg verhindern.

Doch wie gehen Sie am besten vor, um Ihrem Mitarbeiter die höchste Wertschätzung entgegenzubringen?

Führen Sie ein organisiertes Mitarbeitergespräch durch, das folgendes umfasst:

• Klären Sie vorab, wie das Gespräch gestaltet und durchgeführt werden soll. Der Ablauf sollte grundlegende Gesprächstechniken enthalten, damit Sie in der Lage sind, das Gespräch in bestimmten Momenten so zu lenken, um auf Ihre Mitarbeiter zu reagieren.
• Ihr Mitarbeiter soll das Gefühl vermittelt bekommen, dass Sie sich konkrete Gedanken um seine Entwicklung und sein Wohlbefinden machen. Somit fühlt sich Ihr Mitarbeiter wertgeschätzt und er dankt es Ihnen mit Loyalität.

Ihr Einfluss als Führungskraft

Ihr Erfolg als Führungskraft mit Personalverantwortung wird daran gemessen, wie Sie mit Ihrem Team zur Wertschöpfung beitragen, Unternehmensziele erreichen und Ihre Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen binden. Je klarer Sie Ihren Mitarbeitern vermitteln, was genau Sie von ihnen erwarten, und je genauer Sie deren jeweilige Situationen und Wünsche kennen, desto besser können Sie Ihr Team motivieren, diese Ziele gemeinsam mit Ihnen zu erreichen.

Das Mitarbeitergespräch bildet somit ein zentrales Führungsinstrument. Zudem sorgen gute Gespräche auf Mitarbeiterebene für Arbeitszufriedenheit, Loyalität gegenüber Ihnen als Vorgesetzten sowie für eine enge Bindung an das Unternehmen. Letztlich resultiert die erfolgreiche Kommunikation auch in einvernehmlichen, persönlichen Zielvereinbarungen, die auch die weitere Entwicklung und Beurteilung von Mitarbeitern ermöglichen.

Bildquelle: https://www.canva.com/

Warum sind Mitarbeitergespräche ein wirksames Führungsinstrument?

• • Die Ressourcen und Potenziale der Mitarbeiter werden zugunsten des Unternehmens entwickelt. Involvierte Mitarbeiter mit Einfluss auf Veränderungen sind motivierter und haben ein höheres Commitment.
  • Als Führungskraft finden Sie genau heraus, was Ihre Mitarbeiter bewegt. Mit den entsprechenden Maßnahmen können Sie die Mitarbeiterbindung stärken.
  • Die Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter fällt leichter, da ein regelmäßiges Feedback gegeben wird.
  • Die Effektivität der Zusammenarbeit und die Gestaltung der Arbeitsprozesse wird optimiert. Es werden jegliche Informations- und Kommunikationsstrukturen beleuchtet und intensiviert.
  • Die Arbeitsbeziehungen zwischen Führungskräften, Organisation und MitarbeiterInnen werden transparent gestaltet.
  • Kooperative Ziel- und Leistungsvereinbarungen können durch ein nachvollziehbares und transparentes Feedback einfacher getroffen werden.
    Die Qualität des Informationsflusses zwischen Mitarbeiter und Führungskraft wird erhöht.
  • Die gezielte Förderung des einzelnen Mitarbeiters und die aktive Gestaltung des Arbeitsklimas und der Arbeitszufriedenheit zum Erhalt der Motivation und Leistungsfähigkeit werden dauerhaft möglich sein.

In einer repräsentativen Umfrage der Leuphana Universität wurde deutlich, dass die wichtigsten Faktoren für die langfristige Bindung der Leistungsträger*innen an das Unternehmen eine positive Unternehmenskultur und damit verbunden, ein gutes Betriebsklima ist.

Dabei haben die unmittelbaren Führungskräfte den größten Einfluss. Die Art und Weise der Führungskräfte, wie sie mit ihrem Team und Mitarbeitern umgehen, beeinflusst deren emotionale Bindung an das Unternehmen. Somit haben Sie als Führungskraft die Aufgabe herauszufinden, was Ihre Mitarbeiter bewegt und wie die Stimmung ist, um entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Dafür ist die Mitarbeiterbefragung das richtige Führungsinstrument.

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Wieso auf Best Practice Methoden zu vorbereiteten Mitarbeitergesprächen setzen?

Eine Best Practice Methode bietet Ihnen der studierte und promovierte Betriebswirt Dr. Christoph Brast , Jahrgang 1975. Er ist Akademischer Rat am Lehrstuhl für BWL (Schwerpunkte Organisation, Personal & Innovation) der Westfälischen Wilhelms-Universität, Münster und geschäftsführender Gesellschafter der bsls.partner GmbH. Sein umfassendes Wissen aus einer Vielzahl von Forschungs- und Beratungsprojekten lässt er als Dozent und Autor in eine Fülle von Vorträgen und Publikationen einfließen. Zudem ist Brast Mitglied der Schriftleitung der „Zeitschrift Führung + Organisation“.

Zusammen mit Skillgainer hat er seine Best Practice Methode zur Vorbereitung, Umsetzung und Analyse der Mitarbeitergespräche rezeptartig für Sie bereitgestellt:

In drei einfachen Schritten können Sie mit Herrn Dr. Christoph Brast und Skillgainer lernen, wie Sie die Mitarbeitergespräche organisatorisch vorbereiten:

📖 Inhaltsverzeichnis

1.       Das Gespräch organisatorisch vorbereiten
       1.1      Termin und Dauer festlegen
       1.2      Raum und Ort wählen
       1.3      Mitarbeiter auf das Gespräch vorbereiten
2.       Testen Sie Sich
3.       Zeigen Sie uns Ihre Erfolge

1. Das Mitarbeitergespräch organisatorisch vorbereiten

Eine gute Vorbereitung ist das A und O, damit ein Mitarbeitergespräch gut gelingt. Bereiten Sie das Gespräch in einem ersten Schritt organisatorisch vor: Sorgen Sie dafür, dass das Gespräch in adäquater Atmosphäre stattfindet, Sie auf unterschiedliche Gesprächsverläufe reagieren können und Sie die Kontrolle behalten. Aber bereiten Sie nicht nur sich selbst auf das Gespräch vor – kümmern Sie sich auch darum, dass sich Ihre Mitarbeiter präparieren.

1.1. Termin und Dauer festlegen

Stimmen Sie den Termin des Gesprächs mit dem Mitarbeiter ab. Achten Sie bei der Terminauswahl darauf, dass der Mitarbeiter noch genügend Zeit hat, sich auf das Gespräch vorzubereiten. Der Termin sollte ihm daher mindesten zwei Wochen vorher bekannt sein.

Planen Sie ebenfalls, wie lange das Gespräch in etwa dauern soll, und teilen Sie dies dem Mitarbeiter mit. Wählen Sie eine Zeitspanne, die ausreichend Raum lässt, um alle Gesprächsinhalte zu beleuchten. Sorgen Sie dafür, dass vor und nach dem Gesprächstermin möglichst keine wichtigen oder knapp geplanten Termine liegen.

1.2. Raum und Ort wählen

Wählen Sie einen Raum, in dem Sie während des Gesprächs völlig ungestört sind. Stellen Sie ein etwaiges Telefon in diesem Raum um. Hängen Sie, wenn nötig, ein „Nicht-Stören-Schild“ vor die Tür. Achten Sie zudem darauf, dass in dem Raum eine angenehme Atmosphäre herrscht. Ideal wäre ein kleines Konferenzzimmer oder ein Besprechungstisch in Ihrem Büro.

Führen Sie Mitarbeitergespräche jedoch niemals von Ihrem Schreibtischplatz aus. Das suggeriert, dass Sie sich nicht einmal die Mühe machen wollen, sich von Ihrem Platz zu erheben und dem Gespräch keine sonderliche Bedeutung beimessen.

1.3 Mitarbeiter auf das Gespräch vorbereiten

• • Sprechen Sie Ihren Mitarbeiter im Vorfeld des Gesprächs persönlich an und laden Sie ihn persönlich ein.
  • Teilen Sie ihm mit, was Inhalt und Ziel des Gesprächs sein werden.
  • Bitten Sie ihn explizit, sich intensiv auf das Gespräch vorzubereiten.
  • Bitten Sie ihn, sein aktuelles Aufgabenfeld und seine Arbeitssituation einzuschätzen, die Zusammenarbeit mit Ihnen und seinen Kollegen zu beurteilen sowie sich Gedanken zu seiner weiteren beruflichen Entwicklung zu machen.
  • Weisen Sie ihn ebenso auf Dokumente hin, die ggf. aufzuarbeiten oder mitzubringen sind.
  • Durch diese persönliche Ansprache im Vorfeld wird dem Mitarbeiter bewusst, dass Sie das Gespräch als wichtiges Führungsinstrument ansehen und Sie ihn ernst nehmen.

Am Ende dieses Schritts sollte aus organisatorischer Sicht einem reibungslosen Ablauf nichts mehr im Wege stehen, sodass Sie und Ihr Mitarbeiter sich im Anschluss der inhaltlichen Vorbereitung des Gesprächs widmen können.

Wollen Sie wissen, wie Sie Ihre Mitarbeitergespräche nach organisatorischer Vorbereitung erfolgreich durchführen?

2. Testen Sie sich

Erstellen Sie sich eine eigene Checkliste anhand der oben genannten Kriterien zur organisatorischen Vorbereitung Ihres nächsten Mitarbeitergesprächs.Sobald dies erledigt ist, steht einem reibungslosen Ablauf nichts mehr im Weg und Sie können sich im Anschluss der inhaltlichen Vorbereitung des Gesprächs widmen. 

3. Zeigen Sie uns Ihre Erfolge

Zeigen Sie uns, wie Sie erfolgreich Ihre Mitarbeitergespräche in der Praxis organisatorisch vorbereitet haben und vermarkten Sie mit uns diese und andere Erfolge als Autor*in für Skillgainer.