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Mitarbeiter einstellen kann jeder. Leistungsträger gewinnen ist eine ganz andere Liga. Hier muss jeder Schritt überzeugen, sonst sagt der Kandidat ab. Der wichtigste Meilenstein im Rekrutierungsprozess sind die persönliche Vorstellungsgespräche.

Wenn die Firma dabei nicht überzeugt, und zwar sowohl fachlich (mit der Prozesssteuerung) als auch menschlich (mit den Teilnehmern), verliert sie die besten Kandidaten. Denn starke Kandidaten suchen sich ein starkes Umfeld, das sie auch in allen Phasen des Kontakts erkennen wollen.
Firmen suchen immer ‘die Besten’ – aber können sie diese überhaupt gewinnen?

Alles auf einen Blick

Um Vorstellungsgespräche zum Erfolgsfaktor in Ihrem Personalgewinnungsprozess zu machen, müssen Sie auf gewisse Schritte achten.

So wurde in der Digital Talent Studie zu Trendthemen der HR bei einer bundesweiten Befragung von 1.049 Teilnehmern zu ihren Erfahrungen mit Vorstellungsgesprächen in 2018 heraus, dass die meisten Vorstellungsgespräche mit Absagen durch den Bewerber selbst enden. Mehr als ein Drittel hat 2018 die Stelle eigenständig abgesagt. Bereits 21% haben diese Entscheidung direkt nach dem Vorstellungsgespräch getroffen.
Mit diesen Ergebnissen wurde gezeigt, dass Bewerber die Stellen deutlich öfter absagen, als das Unternehmen selbst.

Vorstellungsgespräche zum Erfolgsfaktor der Personalgewinnung - Skillgainer

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Wieso auf Best Practice Methoden für Vorstellungsgespräche als Erfolgsfaktor setzen?

Thomas Friederichs hat nach einer mehrjährigen Laufbahn als Offizier der Bundeswehr Ende der 90er Jahre seine Tätigkeit in der Personalberatung aufgenommen. Früh hat er sich neben der operativen Arbeit mit Methodik und Systematik der Personalgewinnung beschäftigt und bereits ein Fachbuch zu diesem Thema veröffentlicht.

Heute ist der Autor Vorstand und Gesellschafter des Executive-Search-Unternehmens Tröger & Cie. AG in Frankfurt.

Zusammen mit Skillgainer hat der erfahrene Autor seine Best Practice Methode zur optimalen Vorbereitung und Durchführung von Vorstellungsgesprächen rezeptartig für Sie bereitgestellt.

In vier einfachen Schritten lernen Sie mit Thomas Friederichs und Skillgainer, wie Sie Vorstellungsgespräche vorbereiten, diese beginnen und dem Kandidaten die Vakanz attraktiv präsentieren:

So machen Sie Vorstellungsgespräche zum Erfolgsfaktor in der Personalgewinnung

Inhaltsverzeichnis

    1. Das Gespräch vorbereiten
    2. Das Gespräch durchführen
          2.1. Das Gespräch beginnen
          2.2. Den Werdegang des Kandidaten thematisieren
          2.3.Die Vakanz präsentieren
          2.4 Die Kriterien des Kandidaten und des Unternehmens abgleichen
    3. Testen Sie sich
    4. Zeigen Sie uns Ihre Erfolge

1. Das Gespräch vorbereiten

‘Jobsuchende’ wollen im Vorstellungsgespräch nur bestehen – ‘Kandidaten’ hingegen suchen nach Indizien, ob die angebotene Vakanz tatsächlich eine Verbesserung im Vergleich zu ihrem Status quo ist.

Über die Firma konnte sich der Kandidat vorab informieren, über die Vakanz in gewissem Maße auch, aber die Mitarbeiter der Firma kennt er noch nicht. Das heißt, diese müssen ebenfalls überzeugen – auch Sie! Der Kandidat muss nach dem Gespräch entscheiden, ob er – wenn die übrigen Rahmenbedingungen passen – mit den Personen, die er jetzt neu kennengelernt hat, mindestens genauso gerne arbeiten möchte wie mit seinem bisherigen Team. Sonst ist es keine Verbesserung und er wird nicht wechseln.

Bereits in der Vorbereitungsphase eines Vorstellungsgespräches können Sie punkten.

  • Lassen Sie dem Kandidaten alle relevanten organisatorischen Informationen vorab schriftlich zukommen. Sie teilen ihm mit, wo das Gespräch stattfindet und wer daran teilnimmt (Namen und Funktionen). Eine Aussage zur Anreise per Flugzeug/Bahn/PKW inklusive Parkmöglichkeiten ist sinnvoll. Ebenso sollten Sie sich zur ungefähren Dauer des Gesprächs äußern. Das erleichtert dem Kandidaten die Reiseplanung.
  • Manche Entscheider meinen, es sei ein Zeichen von Interesse, wenn der Kandidat sich diese Informationen selbst – mühsam – erarbeiten muss. Die Erfahrung zeigt hingegen, dass Kandidaten es sehr wohl positiv bemerken, wenn ihnen diese Arbeit abgenommen wird. Es geht hier eben nicht um Absolventen, sondern um Leistungsträger, die typischerweise wenig Zeit haben und es gewohnt sind, straff und effizient zu organisieren. Sie müssen bereits an dieser Stelle des Gewinnungsprozesses zeigen, dass Sie und Ihr Unternehmen ebenso arbeiten.
  • Setzen Sie den Termin dabei nicht zu kurzfristig an. Das ist unhöflich, zeigt geringe Wertschätzung oder, dass Sie nicht besonders gut planen können.

2. Das Gespräch durchführen

2.1. Das Gespräch beginnen

Machen Sie sich bewusst, warum Sie den Kandidaten eingeladen haben und dass dieser Zeit und Aufwand investiert, um an dem Gespräch teilzunehmen. Mit dieser Haltung führen Sie ein positives Gespräch auf Augenhöhe, also mit beiderseitigem Respekt und Wertschätzung.

Begrüßen Sie den Kandidaten mit Namen und einer positiven Eingangsbotschaft: „Schön, dass wir uns nach dem Telefonat kennenlernen“, oder „Ich habe mir Ihre Unterlage angesehen und freue mich auf das Gespräch mit Ihnen.“ Fragen Sie dann nach einem Getränkewunsch.

Stellen Sie kurz den Ablauf und das Ziel des Gesprächs vor. Es ist professionell, nicht einfach nur zu reden, sondern vorher klar zu formulieren, welchen Zweck das Gespräch erfüllen soll. Das ist nicht so banal, wie es klingt: Es ist ein Unterschied, ob es ein Erstgespräch ist, dem im positiven Fall ein zweites folgen soll, oder ob es sich um ein Zweitgespräch – ggf. mit neuen Teilnehmern – handelt. Vielleicht ist es auch ein Erstgespräch, nach dem aber bereits eine Entscheidung getroffen werden soll. Informieren Sie den Kandidaten darüber. Führen durch Informationsvorbehalt ist kein Zeichen von Stärke!

Alle Gesprächsteilnehmer sollten sich kurz vorstellen. Ein Teilnehmer hat die Aufgabe, das Gespräch zu führen, d. h. es zu leiten, auf Inhalte und Zeit zu achten. Derjenige bittet nun den Kandidaten, auf seinen Werdegang einzugehen, danach leitet er über zur Firma sowie zur konkreten Vakanz und am Ende klärt er, ob weitere Fragen bestehen, und gibt einen Ausblick auf das weitere Vorgehen.

2.2 Den Werdegang des Kandidaten thematisieren

Sie haben zwei Möglichkeiten, den Werdegang des Kandidaten zu thematisieren:

– Der Kandidat wird gebeten, seinen Werdegang chronologisch zu präsentieren.
– Sie gehen mit gezielten Fragen auf relevante Stationen im Werdegang ein.

Beide Möglichkeiten haben ihre Vor- und Nachteile. Ein Blick auf die Art der ausgeschriebenen Stelle kann bei der Entscheidung unter Umständen helfen: Geht es in der vakanten Position um eine Aufgabe, in der es stark auf Wirkung ankommt, z. B. darauf, auf den Punkt formulieren, gut strukturieren und überzeugend präsentieren zu können, dann ist die erste Variante sinnvoll.

Der Kandidat muss dabei selbst entscheiden, wo er in seinem Werdegang ansetzt, was er besonders betont und was er ggf. weglässt. Geht es in der vakanten Position um eher interne, detailliert fachliche Aufgaben, und sind die Kandidaten dafür eher introvertierte Typen, kann die zweite Variante sinnvoller sein.

Für beide Varianten gilt jedoch: Machen Sie auch an dieser Stelle einen für beide Seiten interessanten und produktiven Dialog aus dem Vorstellungsgespräch! Wichtig: Dialog heißt ‘wechselseitiges Gespräch auf Augenhöhe’, nicht Verhör!

Vorstellungsgespräche zum Erfolgsfaktor der Personalgewinnung - Skillgainer

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2.3 Die Vakanz präsentieren

Hier können Sie durch einen informativen und gut strukturierten Vortrag beim Interessenten wichtige Punkte sammeln! Empfehlenswert ist zunächst eine kurze Präsentation des Unternehmens. Nennen Sie dabei die wichtigsten Zahlen, Daten und Fakten. Erläutern Sie auch, wo das Unternehmen seinen Schwerpunkt sieht und was es in Zukunft vorhat.

Danach gehen Sie auf die Vakanz ein. Wenn möglich, schlagen Sie eine Brücke zur Strategie und erläutern Sie, warum Sie einen Leistungsträger auf dieser Position benötigen. Benennen Sie außerdem alle wichtigen Zahlen, Daten und Fakten zur konkreten Position. Verdeutlichen Sie auch die organisatorische Einbindung der Stelle sowie Ihre Erwartungshaltung an den neuen Stelleninhaber.

Orientieren Sie sich an folgenden Fragen:

– Wo stehen Sie jetzt?
– Was haben Sie vor?
– Was ist der Beitrag der Vakanz bzw. des Kandidaten?

2.4. Die Kriterien des Kandidaten und des Unternehmens abgleichen

Dieser Punkt ist das Kernstück eines Vorstellungsgesprächs, denn hier sind Sie im Dialog mit dem Interessenten. Beide Seiten sollten alle relevanten Fragen offen ansprechen, um am nächsten Tag entscheiden zu können, wie der nächste Schritt aussehen soll: Stopp (=Absage), weiteres inhaltliches Gespräch, Vertragsgespräch, Angebot.

Außerdem gilt es herauszuarbeiten, ob die Position tatsächlich der ideale nächste Schritt für den Interessenten ist. Nur wenn dies der Fall ist, wird er lange in Ihrem Unternehmen bleiben. Sie müssen zudem prüfen, ob der Interessent die Stelle wie gewünscht ausfüllen kann und ob Sie ihn von der Persönlichkeit her für passend (zum Team, zu Ihnen, zu den Kunden) halten. Folgende Punkte müssen Sie dabei berücksichtigen:

2.5. Den Reiz der Position darstellen

Drei Fragen muss der Interessent nach dem Gespräch positiv beantworten, sonst nimmt er Ihr Angebot nicht an:

– Warum dieses Unternehmen?
– Weshalb diese Position?
– Warum mit diesen Personen?

Drehen Sie die unsägliche Frage „Warum sollten wir gerade SIE einstellen?“ um, indem Sie sich bewusst machen, dass Sie im Wettbewerb um Leistungsträger stehen. Diese Gruppe begehrter Mitarbeiter fragt sich nämlich im Grunde: „Warum sollte ich gerade IHR Angebot annehmen?“

Viele Entscheider verlieren Leistungsträger – oder besser gesagt: gewinnen sie nicht –, weil sie sich nicht bewusst machen, dass ihnen kein Bewerber gegenübersitzt, sondern ein Kandidat, der eine Verbesserung zu seinem beruflichen Status quo anstrebt. Ist diese Verbesserung seiner Ansicht nach nicht gegeben, sagt er ab.

Also klären Sie im Gespräch:
– was seine jetzige Situation ist,
– was die angestrebte Verbesserung ist und
– ob sie bei Ihnen realisierbar ist.

Bleiben Sie ehrlich! Wenn Sie die Situation ‘aufhübschen’, werden Sie den Kandidaten zwar vielleicht gewinnen, er wird aber sehr schnell merken, dass viel versprochen wurde, aber nichts gehalten wird. Ergebnis: Er kündigt und geht z. B. zu seinem alten Arbeitgeber zurück.

Wollen Sie wissen, wie Sie den Gesprächsabschluss optimal gestalten und das weitere Vorgehen zielgerichtet besprechen?

3. Testen Sie sich

  • Haben Sie Ihr nächstes Vorstellungsgespräch bereits ausreichend vorbereitet?
  • Hat der Kandidat dazu vorab bereits alle relevanten organisatorischen Informationen schriftlich erhalten und weiß er, wo das gemeinsame Gespräch stattfindet?
  • Machen Sie sich bewusst, warum Sie den Bewerber eingeladen haben und starten Sie positiv in das Gespräch.

4. Zeigen Sie uns Ihre Erfolge

Zeigen Sie uns, wie Sie Vorstellungsgespräche als Erfolgsfaktor in der Personalgewinnung eingesetzt haben vermarkten Sie diese und andere Erfolge als Autor*in für Skillgainer.

Kati Kinzel
Author: Kati Kinzel