Typische Probleme & Lösungen
Ein Hochleistungsteam zu führen, ist eine großartige Erfahrung. Allerdings kann Ihnen eine Vielzahl von Hindernissen begegnen, bevor Ihr Team Höchstleistungen erreicht. Im Folgenden lernen Sie für einige typische Probleme mögliche Lösungen kennen.
Unbefriedigender Umfang mit Fehlern
Sie merken, dass Ihre Teammitarbeiter viel dafür tun, um persönliche Fehler oder fehlendes Know-how zu verbergen. Das zeigt, dass die Teammitglieder untereinander konkurrieren, anstatt sich zu helfen. Diesem Verhalten können Sie entgegenwirken, indem Sie dafür Sorge tragen, dass die Teammitglieder untereinander ihre Fertigkeiten, Fähigkeiten und Erfahrungen kennenlernen, Fehler eingestehen und lernen, konstruktiv damit umzugehen. In einem weiteren Schritt achten Sie darauf, dass Sie über einzelne Aufgabenpakete bewusst das Zusammenarbeiten von einzelnen Mitarbeitern einfordern. Dahinter darf durchaus auch die Absicht stecken, ggf. Ersatzstrukturen innerhalb des Teams aufzubauen.
Ein Teammitglied wird ausgegrenzt oder integriert sich zu wenig
In den meisten Fällen liegt hier ein Fehlverhalten auf beiden Seiten vor. Wenn Sie mit Ihrem Team Höchstleistung erreichen wollen, dann ist eine solche Situation nicht hilfreich. Deshalb ist es Ihre Aufgabe und Ihr Interesse als Teamchef diese Situation aufzulösen. Dabei hilft Ihnen folgendes Vorgehen:
1. Schaffen Sie sich zunächst ein klares Bild von der Situation. Beobachten Sie und holen Sie Informationen ein, um einen möglichst objektiven Eindruck zu erhalten. Dabei ist es nützlich, wenn Sie sich im Rahmen von Einzelgesprächen die Situation aus Sicht der Beteiligten schildern lassen. Verhalten Sie sich unbedingt neutral. Schaffen Sie keine Fakten, ohne sich der Gegebenheiten sicher zu sein.
2. Mit den Beteiligten erarbeiten Sie Lösungen, die die Zusammenarbeit fördern und ein konstruktives Miteinander forcieren. Damit Sie hier tatsächlich Fortschritte erzielen, treffen Sie mit den Beteiligten klare Vereinbarungen.
3. Wenn die Teammitglieder die Vereinbarungen nicht einhalten, dann leiten Sie die notwendigen Schritte ein, damit die Zusammenarbeit im Team nicht länger gefährdet ist. Das kann in letzter Konsequenz bedeuten, dass Sie entsprechende Personalentscheidungen treffen müssen.
Mangelndes Engagement der Teammitglieder
Wenn sich bei weniger attraktiven Aufgaben niemand findet, der eine solche Aufgabe übernimmt, ist das ein Zeichen für mangelndes Engagement im Team. Genauso verhält es sich, wenn eines der Teammitglieder bei einem Problem nicht weiterkommt und keiner der Kollegen sie oder ihn unterstützt. Das zeigt allerdings auch, dass die Einzelnen nicht das Kollektiv in den Vordergrund stellen bzw. noch nicht realisieren, dass Höchstleistung des Teams nur unter Einsatz und Engagement von allen möglich ist. Finden Sie heraus, was die Ursache für das derzeitige Verhalten ist. Führen Sie eine Diskussion über folgende Fragen: Was ist unser Ziel? Was ist unser Auftrag? Was sind diesbezüglich die Erwartungen an alle Teammitglieder? Ziehen Sie im Anschluss die nötigen Konsequenzen. Möglicherweise ergeben sich personelle Veränderungen. Diejenigen, die sich mit dem Ziel des Teams und den Rahmenbedingungen nicht vollständig identifizieren oder nicht bereit sind, sich dafür einzubringen, sollten sich eine Alternative suchen.
Unzureichende Kommunikation innerhalb des Teams
Die einzelnen Teammitglieder wissen zu wenig, was die anderen machen oder welche Probleme sie in welcher Form gelöst haben. Kurz gesagt: Das Team nutzt untereinander zu wenig Synergien. Dazu gibt es verschiedene Abhilfemöglichkeiten. Schaffen Sie räumliche Nähe, denn diese hilft, die gemeinsame Kommunikation zu intensivieren. Setzten Sie das Team z. B. zusammen in ein Großraumbüro. Halten Sie regelmäßig Teammeetings ab, bei denen jeder einzelne mitteilt, was seit dem letzten Mal gelöst wurde, was in Bearbeitung ist und was zukünftig ansteht. Lassen Sie die Teammitglieder regelmäßig einen Überblick zu ihrem derzeitigen Aufgabenstand geben. Eine Wissens-Datenbank, die Problemfälle mit der angewendeten Lösung dokumentiert, hilft Know-how und Problemlösungen untereinander zugänglich zu machen. Sorgen Sie einmal wöchentlich für einen informellen Austausch – etwa bei einem gemeinsamen Mittagessen –, bei dem jeder sein höchstes Hoch und sein tiefstes Tief der Woche bezogen auf die Teamarbeit mitteilt. Das fördert sowohl inhaltlich als auch kameradschaftlich eine entspannte Kommunikation. Die Teammitglieder lernen dadurch sowohl Lösungen als auch die verschiedenen Umgangsweisen des Einzelnen mit schwierigen Situationen kennen.
Unbefriedigende Kommunikation nach außen
Das ist sicherlich der Punkt, der nach außen und innen sehr schnell hohen Schaden anrichten kann. Umso wichtiger ist, dass Sie im Vorfeld miteinander absprechen, wer was nach außen kommuniziert. Das gilt sowohl für den Normalfall als auch für Krisensituationen. Ein professionelles Team löst Konflikte innerhalb des Teams und nicht, indem es die Öffentlichkeit einbezieht. Informieren Sie für das Team, was im Normalfall wann an wen kommuniziert wird. Für den Krisenfall liegt entweder ein vorbereiteter Kommunikationsplan vor, nach dem das Team in der Situation handelt oder er wird dann erarbeitet und angewendet. Es gilt in jedem Fall, die Kommunikation nach außen zu koordinieren und die Führung darüber zu behalten.
Konkurrenz anstatt Kooperation
Für Personen, denen beruflicher Erfolg wichtig ist, stellt es einen besonderen Anreiz dar, Mitglied eines Hochleistungsteams zu sein. Der Teamerfolg kann jedoch schnell hinten anstehen, wenn persönlicher Erfolg im Vordergrund des Einzelnen steht. Sie sind als Teamchef gefordert, den Teammitgliedern ihre passende Funktion zuzuteilen und dem Einzelnen gegenüber diese Funktion sowie die damit verbundenen Perspektiven zu erläutern. Teilen Sie Ihrem Team Ihre Überlegungen mit, weshalb Sie die Zuteilung der Rollen in Ihrer Mannschaft so gewählt haben. Damit schaffen Sie Transparenz und können die Diskussion über die Rollenzuteilung offen gestalten. Das bedeutet nicht, dass jeder Ihre Entscheidungen infrage stellen kann und Sie darauf mit Anpassungen reagieren. Wenn es allerdings berechtigte Zweifel oder Einwände gibt, dann hilft das Ihnen und dem Team darüber nachzudenken, was das bedeutet. Damit signalisieren Sie unter anderem auch, wie Sie mit Einwänden und eigenen Fehlentscheidungen konstruktiv umgehen. Offene und sachliche Diskussionen erlauben Wachstum und machen Erfolg möglich. Kooperation innerhalb des Teams gelingt, wenn sich die Einzelnen verstanden, statt benachteiligt fühlen. Dieses Gefühl erreichen Sie, indem Sie mit den einzelnen Teammitgliedern reden, deren Erwartungen abfragen und ihnen Ihre ehrliche und realistische Einschätzung geben.
Termine werden nicht eingehalten
Wenn Ihr Team Termine nicht einhält, signalisiert das Unzuverlässigkeit und weist darauf hin, dass die Bearbeitung des Auftrags gefährdet ist. Finden Sie heraus, weshalb das Team die Termine nicht einhält. Klären Sie außerdem die Frage nach dem aktuellen Bearbeitungsstand. Der nächste genannte Termin muss realistisch sein und auf jeden Fall eingehalten werden. Bei einer erneuten Verschiebung wird es schwieriger zu erklären, warum es diese Verzögerung gibt. Selbst eine einigermaßen plausible Erklärung kann den Verdacht der Unzuverlässigkeit und Überforderung nicht aus der Welt schaffen.
Ein wichtiger Know-how-Träger fällt unerwartet aus
Bereiten Sie sich für eine solche Situation vor. Die finanziellen Mittel bestimmen, inwieweit Sie im Vorfeld für einen Ausfall entsprechende Maßnahmen treffen können. Erlaubt das Budget eine nahezu hundertprozentige Back-up-Besetzung für alle Schlüsselfunktionen? Sichern Sie sich gegen einen Ausfall von Key-Personen personell mithilfe von Stellvertretern und ergänzend mit einer exakten Job-Description sowie einer Dokumentation des für diese Position notwendigen Know-hows ab. Im Fall der Fälle stünde so ein Ersatz zur Verfügung, der sich möglichst rasch in die Aufgabe einarbeiten kann und damit den Zeitverlust minimiert. Pflegen Sie Kontakte, die als potenzielle Mitarbeiter oder vorübergehend als externe Mitarbeiter für Sie infrage kämen.