4. Das VDN-Prinzip – ergebnisorientiert führen Besprechungen

Der Begriff Besprechung ist für viele ein Reizwort nicht zuletzt deswegen, weil derartige Treffen der „Zeitdieb“ Nummer eins sind. Besprechungen sollten deshalb konsequent nach dem VDN-Prinzip organisiert werden: mit einer professionellen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Der Hauptarbeitsaufwand fällt dabei normalerweise nicht bei der Sitzung selbst an, sondern davor und danach.  

Vorbereiten

Bestimmen Sie die Ziele. Stellen Sie zunächst fest, was durch die Besprechung erreicht werden soll. Wenn das Ziel Ihrer Besprechung mit anderen Mitteln erreicht werden kann, vermeiden Sie persönliche Gespräche. Stattdessen ersetzen Sie die Zusammenkunft durch Briefe, Telefonate (Telefonkonferenzen), Faxe oder E-Mails.

Planen Sie persönliche Zweiergespräche. Lassen Sie sich nicht von einem „Können wir mal kurz das neue XY besprechen?“ ins Gespräch ziehen, sondern machen Sie immer einen Termin aus. Klären Sie im Vorfeld Anlass, Dauer, Ziel bzw. angestrebtes Resultat, die benötigten Unterlagen und, was inhaltlich von beiden Seiten vorzubereiten ist.

Legen Sie Tagesordnungspunkte (TOP) fest. Die Inhalte und die gewünschten Ergebnisse sollten so konkret und präzise wie möglich formuliert werden. Was soll besprochen werden? Mit welchem Ziel? In welcher Reihenfolge? In welcher Zeit pro TOP? Wer soll die Leitung des jeweiligen TOPs übernehmen?

Legen Sie Teilnehmer fest. Der Kreis der Teilnehmer sollte so klein wie möglich gehalten werden. Teilnehmende bestimmen Sie nach folgenden Fragen: Verfügt die Person über Entscheidungskompetenz und -befugnis? Muss sie die Entscheidung tragen? Muss sie bei allen TOPs anwesend sein (ansonsten kann sie nach relevanten TOPs gehen)? Ist es alternativ zur Teilnahme ausreichend, diese Person nachträglich über in der Besprechung erzielte Entscheidungen zu informieren?

Legen Sie Ort und Zeit der Besprechung fest. Geeignete Orte müssen leicht erreichbar und störungsfrei sein. Denken Sie an Pausen: Nach einer Stunde wird eine kurze Pause von fünf bis zehn Minuten eingelegt, nicht nur für die Raucher.

Informieren Sie die Teilnehmer. Damit die Besprechung erfolgreich wird, laden Sie schriftlich ein – mit Antworten zu folgenden Fragen:

• Welches Ziel wird verfolgt?
• Wer nimmt teil, leitet, organisiert, protokolliert?
• Wo findet die Besprechung statt (Adresse/Raum)?
• Wann (Datum/Uhrzeit)?
• Bis wann (geplantes Besprechungsende)?
• Was (Thema/TOP)?
• Wie lange (grobe Einteilung pro Thema bzw. TOP)?
• Wer macht was (Vorbereitung auf einzelne TOPs)?

Neben der Frage der Protokollführung ist auch zu klären, wer das Protokoll kontrolliert, wer es unterschreibt und an wen – außerhalb des Teilnehmerkreises – es weitergeleitet wird.

Bereiten Sie technische und organisatorische Hilfsmittel vor. Besprechungen erfordern weniger Zeit, wenn Ideen, Ergebnisse, Beschlüsse und andere Punkte visualisiert werden. Das heißt: Pinnwände, Tafeln, Projektoren, Arbeitsblätter und Flipcharts sollten benutzt werden. Erstellen Sie eine Checkliste mit nötigen Hilfsmitteln.

Die eigentliche Besprechung

Geben Sie zu Beginn Regieanweisungen, indem Sie beispielsweise die Teilnehmer vorstellen, einen Überblick über den Ablauf geben, die „Spielregeln“ erklären und über Pausen informieren.

Gehen Sie anhand der TOPs vor. Am Ende jedes TOPs muss ein von allen getragener Beschluss stehen, der das weitere Vorgehen festlegt. Dabei sollten folgende drei Fragen geklärt sein: Was ist zu tun? Wer kümmert sich darum? Bis wann?

Nachbereiten

Am Ende der Sitzung müssen Sie sicherstellen, dass alle einen Aufgabenplan vor sich haben, der folgende Kriterien erfüllt:

• Es gibt nur eine, schriftlich fixierte und von allen abgesegnete Version. Das baut Entschuldigungen und Missverständnissen vor.
• Jeder hat auch die Aufgaben der anderen vor sich: Diese Transparenz erhöht die Disziplin bei der Aufgabenumsetzung und hilft beim Informationsaustausch.
• Das Protokoll liegt – je nach Möglichkeit und Komplexität – bereits bei Sitzungsende oder schnellstmöglich danach vor. Die Umsetzung der Beschlüsse kann dadurch sofort beginnen.