3. Das Prioritäten-Prinzip – die richtigen Dinge tun

Häufig nehmen wir uns für die wirklich wichtigen Dinge in unserem (Arbeits-)Leben nicht genügend Zeit. Stattdessen wird zu viel unserer Energie durch dringliche, aber weniger wichtige Dinge in Anspruch genommen. Ein dazu passender Satz besagt, dass „die wichtigen Dinge selten dringend und die dringenden Dinge selten wichtig“ sind. Bei dringenden Dingen reagieren wir nur, bei wichtigen Dingen hingegen agieren wir. Dringlichkeit entsteht häufig dadurch, dass jemand etwas von Ihnen will. Wichtige Ziele erreichen Sie dagegen, indem Sie eigene Prioritäten setzen.

Planen Sie wöchentliche Prioritäten

Die meisten Menschen sind in ihrer persönlichen Zeitplanung und Selbstorganisation auf ihren Tagesplan oder Terminkalender mit fest gebuchten Verabredungen fixiert. Wer seine Lebensvision, sein Leitbild oder Lebensziel jedoch in Handlungen umsetzen will, braucht einen erweiterten Planungshorizont.

Die Kalenderwochestellt ein repräsentatives Abbild unseres Lebens dar, umfasst sie doch alle Lebensbereiche und bietet durch das Wochenende Raum für sämtliche Aktivitäten – Arbeit und Freizeit, Beruf und Privates, Familie und Hobby.

Verbinden Sie also durch wöchentliche Prioritätenplanung Ihre Ziele mit Ihrer vorhandenen Zeit, Ihre Visionen mit Aktionen. Verankern Sie, ohne dabei das Tagesgeschäft zu ignorieren, Ihre Prioritäten in Ihrer Wochenplanung. Die sollte, immer im Rahmen des Machbaren, auf Wichtigkeit statt auf Dringlichkeit ausgerichtet sein.

Handeln Sie nach dem Pareto-Prinzip (80:20-Regel)

Das Pareto-Prinzip besagt allgemein gesprochen, dass innerhalb einer gegebenen Menge oder auch Gruppe einige wenige Teile einen weitaus größeren Wert aufweisen, als es ihrem quantitativem Anteil an der Gesamtmenge entspricht. Zum Beispiel wenn 20 Prozent der Kunden 80 Prozent des Umsatzes erbringen. Für Ihre Arbeit hieße das: Mit den ersten 20 Prozent Ihrer aufgewendeten Zeit (Input) erzielen Sie einen Anteil von 80 Prozent der Leistungsergebnisse (Output). Dagegen erbrächten die restlichen 80 Prozent der investierten Zeit dann nur noch 20 Prozent der Gesamtleistung. Fragen Sie sich vor diesem Hintergrund konkret, wie viel Prozent zum Gesamtergebnis die jeweilige, von Ihnen zu bewältigende  Aufgabe beiträgt. Gemäß „ABC-Analyse“ (siehe unten) nehmen Sie dann eine Kategorisierung der anstehenden Aufgaben vor.

Priorisieren Sie mithilfe der ABC-Analyse

Die Technik der ABC-Analyse geht von der Erfahrung aus, dass die Prozentanteile der wichtigen und weniger wichtigen Aufgaben an der Menge aller Aufgaben im Allgemeinen konstant sind. Die Buchstaben A, B, C teilen die verschiedenen Einzelaufgaben in drei Klassen ein, und zwar nach deren Wichtigkeit für die Erreichung beruflicher und persönlicher Ziele.

• Die wichtigsten Aufgaben (A-Aufgaben) machen etwa 15 Prozent der Menge aller Aufgaben und Tätigkeiten aus, mit denen sich eine Arbeitskraft befasst. Der eigentliche Wert (im Sinne eines Beitrags zur Zielerreichung) dieser Aufgaben liegt jedoch bei 65 Prozent.
• Durchschnittlich wichtige Aufgaben (B-Aufgaben) machen etwa 20 Prozent an der Menge und auch 20 Prozent am Wert der Aufgaben und Tätigkeiten einer Arbeitskraft aus.
• Weniger wichtige oder unwichtige Aufgaben (C-Aufgaben) machen hingegen 65 Prozent an der Menge aller Aufgaben aus, haben aber nur den geringen Anteil von 15 Prozent am Wert aller zu erfüllenden Aufgaben.

Orientieren Sie Ihre planbare Zeit an der Bedeutung und dem Wert der Aufgaben und nicht an ihrem prozentualen Anteil an der Menge aller Aufgaben. Betrachten Sie Ihre Prioritäten weitgehend unabhängig vom Tagesgeschäft, orientieren Sie sich stattdessen verstärkt an Ihrer ganzheitlicheren Wochenplanung.