3.1 Typische Probleme & Lösungen

Möchte man das Fehlverhalten eines Mitarbeiters in einem konstruktiven Gespräch thematisieren, ergeben sich einige Probleme:

Bei der Vorbereitung stellt sich die Faktensammlung als lückenhaft dar.

Falls es nicht möglich ist, die Sachlage genau zu rekonstruieren, halten Sie den Teil Rückmeldung zum Fehlverhalten bewusst sehr kurz. Teilen Sie Ihrem Mitarbeiter im Gespräch mit, welches Verhalten Sie nicht akzeptieren und was Sie stattdessen von ihm fordern. Ihre Erwartungen für die Zukunft in bestimmten Situationen teilen Sie eindeutig und verständlich mit.

Der geplante Gesprächstermin findet nicht statt, weil der Mitarbeiter sich kurzfristig krankmeldet.

Es stellt sich die Frage, ob diese Abwesenheit mit dem Termin zu tun hat oder bloßer Zufall ist. Vereinbaren  Sie einfach mit dem Mitarbeiter kurzfristig einen neuen Termin, sobald er aus seiner Abwesenheit zurück ist. Wichtig ist, dass Sie den Termin nicht fallen lassen, denn damit signalisieren Sie ihm gegenüber Unzuverlässigkeit und Führungsschwäche.

Der geplante Gesprächstermin findet zum zweiten Mal nicht statt, weil der Mitarbeiter sich kurzfristig krankmeldet.

Da liegt der Verdacht nahe, dass die kurzfristige Abwesenheit mit dem Termin zusammenhängt. Es ist eher unwahrscheinlich, dass das einfach nur Zufall ist. Nutzen Sie die nächste Gelegenheit, um mit dem Mitarbeiter das Gespräch zu führen, ohne vorherige Terminvereinbarung. Der Mitarbeiter weiß ja bereits durch den ursprünglichen Termin, dass Sie mit ihm reden wollen.

Der Mitarbeiter teilt Ihnen mit, dass er privat derzeit in einer schwierigen Situation steckt.

Sie bleiben bei Ihrem Ablauf und bei Ihrem Vorgehen. Das Einzige, was Sie anpassen können, ist der Zeitfaktor. Sie geben dem Mitarbeiter zum Beispiel mehr Bedenkzeit oder Sie geben ihm mehr Zeit, um die einzelnen Maßnahmen zu realisieren. Wenn der Mitarbeiter spürt, dass Sie ihm als Mensch begegnen, dann wird er sich Ihnen gegenüber in Zukunft wahrscheinlich loyal verhalten wollen und versuchen, Sie nicht zu enttäuschen.

Der Mitarbeiter teilt Ihnen mit, dass die ganze Angelegenheit nicht so vorgefallen sei.

Dieser Fall kann eigentlich nur eintreffen, wenn Sie in der Vorbereitung ungenau gearbeitet haben. Wenn dem so ist, dann brechen Sie das Gespräch ab und wiederholen Ihre Vorbereitung umso sorgfältiger und genauer. Je nachdem, was Sie dann konkret herausfinden, gestalten Sie Ihr weiteres Vorgehen. Diese Situation sollte im Idealfall nicht eintreten, denn damit bieten Sie möglicherweise einen Anlass für ein schwieriges Mitarbeitergespräch von Ihrem Vorgesetzten mit Ihnen.

Der Mitarbeiter kündigt zwischen Terminvereinbarung und dem tatsächlichen Termin.

Stellen Sie mindestens für die Zeit bis zum tatsächlichen Austritt sicher, dass es keine weiteren Notfälle (Fehlverhalten vonseiten des Mitarbeiters, das nicht akzeptabel ist) gibt. Im Rahmen eines Austrittsgesprächs empfiehlt es sich, das Thema trotzdem konkret anzusprechen. Signalisieren Sie dem Mitarbeiter gegenüber, dass Sie sein Fehlverhalten bemerkt haben und dass Sie mit seinem Verhalten nicht einverstanden sind.

Der erste Gesprächstermin läuft überraschend gut, aber der zweite wird vonseiten des Mitarbeiters mehrmals aufgrund kurzfristiger Abwesenheit verschoben.

Hier ist wahrscheinlich etwas in der Zeit zwischen dem ersten Termin und dem geplanten zweiten Termin beim Mitarbeiter passiert. Ihr Verhalten in diesem Fall sollte Folgendes sein: Sobald der Mitarbeiter wieder da ist, terminieren Sie mit ihm neu, anstatt den Termin fallen zu lassen. Wenn er diesen Termin wieder nicht wahrnimmt, führen Sie das Gespräch bei nächster Gelegenheit und regeln darin die weitere Zusammenarbeit.

Behalten Sie bei allen Schwierigkeiten stets die Ausgangslage – also den Auslöser für den Prozess – und Ihr Ziel vor Augen. Die Praxis fordert von Führungskräften immer wieder Flexibilität – nicht nur bei schwierigen Mitarbeitergesprächen. Die geforderte Flexibilität bezieht sich allerdings auf Ihr Vorgehen, Ihre Ziele sollten Sie dabei nie aufgeben.