3.1. Typische Probleme & Lösungen

Vertrauen und Motivation sind zwei Komplexe, in denen es viele Unwägbarkeiten gibt. Sie basieren im Wesentlichen auf dem menschlichen Miteinander und lassen damit viel Raum für Missverständnisse, Stimmungsschwankungen und Interpretationen. Mögliche Schwierigkeiten und Schritte, um darauf zu reagieren, werden Ihnen hier vorgestellt.

Ein Projekt, zu dem Sie Ihrem Mitarbeiter freie Hand gelassen haben, entwickelt sich problematisch. Sie bemerken dies zu spät.

Eventuell stellen Sie durch ein hohes Maß an Vertrauen erst zu spät fest, dass ein Mitarbeiter Vorgänge nicht in Ihrem Sinne geregelt hat. In einer solchen Situation sind Vorwürfe absolut schädlich! Sie helfen nicht, sondern zerstören sogar das Vertrauen, das Ihr Mitarbeiter Ihnen gegenüber bereits aufgebaut hat. Bleiben Sie auch in solchen Momenten ruhig und konstruktiv. Schildern Sie Ihr Anliegen – und stellen Sie klar, dass Sie die Verantwortung bei sich selbst sehen: „Das hätte ich mir anders gewünscht. (Nämlich folgendermaßen: …) Ich habe das aber vermutlich anfangs nicht klar genug kommuniziert. Außerdem hätte ich mich zwischendurch nach dem Stand der Dinge erkundigen können. Nächstes Mal gehen wir anders vor…“

Vereinbaren Sie künftig kürzere Intervalle, in denen eine Rücksprache gehalten wird. So lässt sich bei Korrekturbedarf viel schneller eingreifen.

Ein Mitarbeiter bleibt verschlossen. Vertrauen ist schwer aufzubauen, individuelle Motivationsanreize lassen sich nicht entwickeln.

Reagieren Sie mit einer Mischung aus Diskretion und Offenheit: Respektieren Sie die Privatsphäre Ihres Mitarbeiters und verzichten Sie darauf, persönliche Fragen zu stellen. Erzählen Sie stattdessen von sich – z. B. warum und wie Sie zur Firma gekommen sind oder welche außerberuflichen Aktivitäten Sie pflegen.

Bleibt ein Mitarbeiter dennoch absolut zurückhaltend, akzeptieren Sie es. Wenden Sie aber weiterhin die vertrauensfördernden und -erhaltenden Maßnahmen an. Hinsichtlich der Motivation gilt: Auch reservierte Mitarbeiter reagieren positiv, wenn man ihre Leistung anerkennt. Geben Sie Ihrem besonders verschlossenen Mitarbeiter also weiterhin ein positives Feedback und suchen Sie das offene Gespräch: „Sie haben das Projekt … wirklich sehr gut umgesetzt. Ich hätte mir als Anerkennung gern selbst etwas Passendes überlegt, aber ich respektiere natürlich Ihre Privatsphäre. Lassen Sie uns deshalb gemeinsam besprechen, welche Verbesserung dazu beitragen kann, dass Sie künftig noch mehr Freude an der Arbeit haben.“ 

Sie können Bedürfnissen nicht entsprechen.

Vielleicht wünschen sich Mitarbeiter ein Einzelbüro, aber die Platzsituation gibt dies nicht her. Oder es ist aufgrund eines dringenden Auftrages, an dem für das Unternehmen viel hängt, nicht möglich, Urlaub zur beantragten Zeit zu gewähren. Oder jemand muss in einem Projekt eingesetzt werden, an dem er überhaupt keine Freude hat.

Solche Situationen können eintreten, das weiß auch Ihr Team. Ein wichtiger Schritt: Erkennen Sie das Problem an! Sagen Sie: „Ja, das ist ein Problem. Ich kann Ihre Enttäuschung nachvollziehen. Aus Gründen, die ich Ihnen gerne erkläre, kann ich diese Situation aber derzeit nicht in Ihrem Sinne regeln.“ Erklären Sie die Gründe, wenn irgend möglich, realistisch. Und: Bieten Sie Alternativen an! Versuchen Sie, den jeweiligen Anliegen auf den Grund zu gehen: Warum möchte jemand ein Einzelbüro? Wäre sporadische Arbeit vom Homeoffice aus eine Alternative? Erweist sich eine spezielle Kollegenkonstellation als ungünstig – zum Beispiel, weil der eine Radio hören möchte, der andere nicht? Solche Situationen lassen sich eventuell sogar kurzfristig lösen, beispielsweise durch den Tausch von Arbeitsplätzen. Selbst die quälend lange Zeit bis zur Fertigstellung des längst zugesagten Bürogebäudes (mit Einzelbüros) lässt sich so überbrücken.