3.1 Typische Probleme & Lösungen

Natürlich läuft in einer Besprechung nicht immer alles reibungslos. Als Moderator können Sie sich aber auf Schwierigkeiten und Krisen vorbereiten, wenn Sie geeignete Lösungsmöglichkeiten kennen. Hier ein Überblick typischer Probleme und entsprechender, vom Moderator umsetzbarer Lösungsmöglichkeiten. 

Einige Teilnehmer haben sich auf ein bestimmtes Thema gar nicht vorbereitet 

• Vertagen Sie den Tagesordnungspunkt, z. B. auf die nächste Sitzung
• Weisen Sie darauf hin, welche Konsequenzen die fehlende Vorbereitung für den Erfolg der Besprechung hat 
• Vereinbaren Sie mit den Teilnehmer Regeln hinsichtlich der Einhaltung von Vereinbarungen, erteilten Arbeitsaufträgen und Terminen

Teilnehmer weichen mit ihren Redebeiträgen vom eigentlichen Thema ab

• Stellen Sie heraus, dass die Redebeiträge vom Hauptthema abweichen und weisen Sie auf die daraus resultierenden Konsequenzen hin (Zeitprobleme, Verwässerung gesetzter Themen)
• Fragen Sie im Zweifelsfall die Teilnehmer des Meetings, ob das neu angesprochene Thema als so wichtig empfunden wird, dass es jetzt und hier zu diskutieren ist. Klären Sie in diesem Zusammenhang auch gleich, welche anderen Tagesordnungspunkte möglicherweise gestrichen werden sollen bzw. können. Jedes vertagte Thema gehört in den Themenspeicher, sodass sichergestellt ist, dass eine Klärung dazu zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen kann.

Teilnehmer diskutieren endlos und kommen einfach nicht zu gemeinsam verabschiedeten Ergebnissen bzw. Entscheidungen 

• Stellen Sie heraus, dass man sich an einem Thema zu lange aufhält: Suchen Sie gemeinsam mit den Teilnehmern nach Lösungen
• Weisen Sie auf die Ausgangslage, die Zielsetzung und den darauf bezogenen Stand der Diskussion hin
• Eventuell fehlen noch Informationen? Schlagen Sie vor, weitere Informationen einzuholen und das Thema zu vertagen
• Sind dagegen offensichtlich alle sachlichen Entscheidungsgrundlagen vorhanden, so stellen Sie genau diesen Tatbestand heraus (ggf. auch als Frage formuliert). Stellen Sie fest, dass weitere Diskussionen nicht weiterführen können, sodass nun eine Entscheidung möglich ist und ansteht.

Die Besprechung gerät ins Stocken, weil die Situation inhaltlich komplex und schwierig ist:

• Machen Sie 15 Minuten Pause und überlegen Sie Ihre weitere Vorgehensweise.
• Stellen Sie das Problem dar und weisen Sie auf die Konsequenzen hin.
• Geben Sie das Problem zwecks Klärung mit einer offenen Frage an die Teilnehmer zurück.

Gegensätzliche Meinungen führen zum Dissens – die Situation erscheint festgefahren

• Resümieren Sie kurz den Stand der Dinge: Benennen Sie zunächst die Punkte, über die (ggf. auch nur weitgehende) Einigkeit besteht. Damit skizzieren Sie den kleinsten gemeinsamer Nenner und beschwichtigen zugleich die Gemüter.
• Leiten Sie anschließend über zu dem noch kontrovers diskutierten Thema. Loten Sie – mit Unterstützung der Betroffenen – mit einigen Nachfragen die jeweiligen Standpunkte aus, sodass die Stichhaltigkeit, bzw. fehlende Stichhaltigkeit der jeweiligen Argumentation klarer hervortritt.   
• Zeigen Sie Kompromissmöglichkeiten auf, machen Sie Vorschläge, wie die Teilnehmer ohne Gesichtsverlust aus der Sackgasse heraus kommen können.
• Weisen Sie, wenn zielführend, auch auf Anforderungen hinsichtlich der Operationalisierung der jeweiligen Vorschläge hin: Wie und in welchem Umfang lässt sich das, was die einzelnen Teilnehmer vertreten, konkret umsetzen?

Eine Entscheidung wurde getroffen, doch die Argumentation dafür ist noch nicht schlüssig

• Schleifen Sie mit den Teilnehmern an der Argumentation und Entscheidungs-Herleitung: Sind beide verständlich und für Dritte nachvollziehbar? Wurden Aspekte übersehen? Welche Erwartungen oder Bedürfnisse könnten Dritten haben!

Inhalte des Projektberichtes werden in Frage gestellt

• Klären Sie, ob ein sachlicher Inhalt vom Protokollanten nicht korrekt dargestellt wurde
• In den meisten Fällen deutet das Infragestellen darauf hin, dass Dinge nicht ausdiskutiert wurden bzw. die Teilnehmer ihre Meinung in der letzten Besprechung nicht einbringen konnten oder dass es sich um Themen handelt, die zu Widerständen führen
• Entscheiden Sie gemeinsam mit den Teilnehmern, ob das Thema vorab erneut besprochen und geklärt werden oder auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden soll.
• Achten Sie bei konfliktträchtigen Themen darauf, dass alle Teilnehmer ihre Meinung äußern und stellen Sie das Fazit oder die Entscheidung deutlich heraus.