2.8 Monitoring und Evaluation sicherstellen

Veränderungsprojekte verlaufen fast nie linear, zumeist passiert Unvorhergesehenes. Im Projektverlauf werden zudem Erfahrungswerte gesammelt, auf deren Basis sich die ursprüngliche Planung verändern kann. Planen Sie zu den definierten Meilensteinen Maßnahmen, welche die Wahrnehmung der Beteiligten schärfen, und entwerfen Sie Mechanismen, anhand derer Sie regelmäßig Status, Fortschritt und Stimmungslage überprüfen.

Sie messen den Fortschritt und Erfolg des Programms über den Projektplan, regelmäßige Abstimmungsmeetings zwischen den Teilprojekten, eine entsprechende Reportingstruktur sowie geeignete Projektcontrolling-Instrumente. Operationalisieren Sie die Projektziele über sinnvolle Kennzahlen, anhand derer Sie anschließend die Zielerreichung messen und ggf. visualisieren können – typischerweise in Form einer Scorecard bzw. Ampeldarstellung. Darüber hinaus können auch für die einzelnen Maßnahmen Kriterien und Messungen festgelegt werden, etwa Feedback oder Reichweite bzw. Teilnehmerzahl.

In den Projektsitzungen evaluieren Sie den Erfolg bzw. Fortschritt von Einzelmaßnahmen oder den Projektverlauf. So können Sie schnell und flexibel nachsteuern, wenn etwas nicht erwartungsgemäß verläuft. Bei Projektabschluss lässt sich dann auf der Basis der bisherigen Evaluationen eine Gesamtevaluation hinsichtlich der anfangs gesetzten Projektziele realisieren.