2.7 Ressourcen, Rollen und Budget bestimmen
Eine klare Definition, wer was macht, ist ein wichtiger Bestandteil der Planung. Zumeist gibt es formal ein Change-Teilprojekt, das in die Steuerung und Planung des unternehmerischen bzw. organisatorischen Gesamtprojekts eingebunden ist.
Zur Umsetzung des Change Management Programms benötigen Sie ein Projektteam, dessen Größe abhängig ist u. a. vom Projektumfang (den zu leistenden Aufgaben) und der Größe der betroffenen Organisation sowie einen federführenden (Teil-)Projektleiter. Man unterscheidet zwischen direkten Projektmitgliedern – den Change Managern – sowie den sogenannten assoziierten Kräften. Das sind z. B. Change Leader (Führungskräfte in der Linie) oder Change Agents (ausgewählte Mitarbeiter, die im Netzwerkverbund unterstützen und aus verschiedenen Teilen der Organisation kommen). Die Rolle von Linie und Projekt bzw. ihre jeweiligen Verantwortlichkeiten sind im Gesamtkonzept zu entwickeln und zu klären.
Ein Change Agent unterstützt die Gestaltung des Veränderungsprozesses und die Erreichung der Ziele durch geeignete Maßnahmen. Mögliche Aufgaben sind z. B. Planung und Design von Kick-off-Veranstaltungen, Moderation oder Unterstützung bei der Zusammenarbeit und Kommunikation. Potenzielle Change Agents müssen die entsprechenden fachlichen, methodischen, sozialen und persönlichen Fähigkeiten mitbringen. Grundsätzlich sollten sie große Akzeptanz unter den Kollegen und Mitarbeitern genießen, ausgeprägte Kommunikationsfreude aufweisen sowie viel Eigeninitiative zeigen, um Aktionen anstoßen und umsetzen zu können.
Eine Schlüsselaufgabe der Change Leader ist es, die Veränderung sinnstiftend einzuleiten und einen geeigneten Rahmen zu schaffen. Die Führungskräfte vor Ort vermitteln ihren Mitarbeitern, warum die Veränderungen nötig sind und was sie für den konkreten Arbeitsalltag bedeuten. Für diese zusätzliche Herausforderung – sich selbst, die Mitarbeiter und das Business nicht nur in der Linie, sondern auch im Change zu führen – brauchen die Führungskräfte aus dem Projekt heraus Unterstützung. Es ist von Vorteil, wenn Change Leader souverän mit Widersprüchlichkeiten und Mehrdeutigkeiten umgehen können; zudem sind Einfühlungsvermögen und Durchsetzungskraft notwendig.
Eine regelmäßige Abstimmung der Projektbeteiligten untereinander in Teammeetings sowie die enge Anbindung an die Gesamtprojektleitung sind von zentraler Bedeutung.
Das Budget des Change Programms ist häufig Teil des Gesamtprojektbudgets. Legen Sie das Change Management Budget hinsichtlich der benötigten Ressourcen und geplanten Interventionen fest und überwachen Sie es fortlaufend.
Mit diesem Schritt haben Sie Planungssicherheit bzw. -klarheit, mit welchen Mitteln (finanziell und personell) das Change-Teilprojekt aufgestellt und ausgestattet ist.