2.7. Kommunikation

Tiefgreifende Veränderungsmaßnahmen in einer Organisation sollten immer mit einem Kommunikationskonzept begleitet werden – und zwar über den gesamten Prozess. Informieren Sie zu ausgewählten Zeitpunkten über das Projekt.

Beispiele: 

• Startschuss für das Reorganisationsprojekt mit einer Großveranstaltung. Informieren Sie offen über Hintergründe, Ziele und die Dringlichkeit. Machen Sie allen klar, was passiert, wenn das Projekt nicht angegangen wird. Kündigen Sie darüber hinaus einen transparenten und fairen Umsetzungsprozess an. Geben Sie dazu einen Zeitplan bekannt und erläutern Sie, wie an dem Projekt gearbeitet werden soll. Dies gibt Ihren Mitarbeitern Orientierung.
• Monatliche Newsletter informieren über Zwischenstände in der Projektbearbeitung und nächste Schritte. Sehr anschaulich sind beispielsweise abgedruckte Interviews mit dem Projektleiter oder einem Geschäftsführer. 
• Die Ergebnisse des Reorganisationsprojekts werden ebenfalls in größeren Veranstaltungen bekannt gegeben. Hierzu zählen die wichtigsten Organisationsveränderungen und die Einführung neuer Technologien oder Arbeitsprozesse. Details können die verantwortlichen Führungskräfte in den Abteilungen erläutern, wo Sie auch Raum für Fragen und Diskussionen geben sollten. Dafür sollten Sie den Führungskräften entsprechende Präsentationsunterlagen zur Verfügung stellen.
• Betriebsrat und Personalleitung informieren auf einer Betriebsversammlung über Ergebnisse der Sozialplanverhandlungen. Ergänzend kommen Infoblätter und Intranet-Veröffentlichungen mit den wichtigsten Eckdaten und Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Einsatz. 
• Informieren Sie mit Beginn der zweiten Phase Ihre wichtigsten Geschäftspartner über das Projekt, damit hier gar nicht erst Irritationen aufkommen. Eine entsprechende schriftliche Mitteilung kann beispielsweise beinhalten, dass Sie aus einer Position der Stärke heraus Ihre Strukturen und Prozesse optimieren und dies auch Auswirkungen auf die derzeitigen Ansprechpartner haben kann. Es ist besser, Ihre Geschäftspartner erfahren die Hintergründe für die Reorganisation durch Sie selbst als durch Presseberichte oder Gerüchte.
• Wichtig ist eine Information an die regionalen Medien, um Imageschäden für die Arbeitgebermarke entgegenzuwirken. Die Presse interessiert sich vorrangig für die Auswirkungen auf die Mitarbeiter. Demnach sollten Sie in der Pressemitteilung auf jeden Fall das Wort „sozialverträglich“ nennen. Ebenso wichtig ist die Beschreibung geplanter Investitionsvorhaben und anderer Aktivitäten, die eine positive Aufbruchstimmung kommunizieren. In der Pressemitteilung sollten Sie auch Ansprechpartner für etwaige Fragen nennen. Anfragen sollten grundsätzlich nur von einer zentralen Stelle für Öffentlichkeitsarbeit beantwortet werden.
  

Wenn Sie alle hier empfohlenen Kommunikationsmöglichkeiten ausschöpfen, steigern Sie die Wahrscheinlichkeit für eine gute Akzeptanz der Reorganisation und der Personalreduzierung erheblich. Aber auch bei guter Planung kann es immer Überraschungen geben. Dann sollten Sie zügig innerhalb des Projektteams geeignete Reaktionsmöglichkeiten erarbeiten, darüber entscheiden und sie umsetzen.

Sorgen Sie für Dialog. Nutzen Sie über den gesamten Zeitraum alle Möglichkeiten, mit Mitarbeitern und Führungskräften aus den unterschiedlichen Abteilungen ins Gespräch zu kommen. Nehmen Sie die Stimmung vor Ort auf und erläutern Sie immer wieder die Gründe, Vorgehensweisen und die Ergebnisse. Sie können nicht davon ausgehen, dass einmal Gesagtes bei allen Mitarbeitern ankommt. Kommunikation ist eine Daueraufgabe.