2.5. Das Schriftlichkeits-Prinzip – finden statt suchen

Aufgaben, Termine, Ideen: Täglich haben wir es mit einer Vielzahl von Dingen zu tun, die wir nicht vergessen dürfen. Das Schriftlichkeits-Prinzip beruht auf einem Notizmanagement, also einem System für Ihre Notizen, mit dessen Hilfe Sie alle Ihre Aufgaben, Termine etc. ohne Aufwand schnellstmöglich und jederzeit im Blick haben.

Sorgen Sie für Übersicht mit dem „Super-Buch“

Papierstapel bedecken Ihren Schreibtisch? Besorgen Sie sich ein fest gebundenes, außen farbiges DIN-A4- oder DIN-A5-Buch mit mindestens 100 Seiten, besser mehr. Nummerieren Sie die Seiten. Das Super-Buch dient Ihnen dazu, alle Aufgaben, die Sie erledigen müssen, schriftlich zu erfassen. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um langfristige oder kurzfristige Aufgaben handelt.

Lassen Sie zu diesem Zweck links einen Rand für das Datum, für Prioritäten (die Sie beispielsweise mit einem Stern notieren), Nummern und Delegations- oder Namenszeichen. Nutzen Sie ergänzend Post-it-Zettel zum Markieren bestimmter Seiten oder Telefonnummern.

Erfassen Sie alle Aufgaben und Ideen. Beginnen Sie, indem Sie sich jeden Stapel auf Ihrem Schreibtisch vornehmen und im „Super-Buch“ notieren, was zu tun ist. Sortieren Sie die Unterlagen, Gesprächsnotizen und Briefe anschließend in Hängemappen ein – ergänzt um die Nummer, das Delegations- oder Namenszeichen in Ihrem Super-Buch. Das Ziel ist die schnellstmögliche Wiederauffindbarkeit aller zum einzelnen Vorgang zugehörigen Materialien. Wenn Sie Ihre „Superliste“ beendet haben, liegt kein Papier mehr auf Ihrem Schreibtisch – nur noch ihr Super-Buch!

Führen Sie es fortlaufend weiter. Wann immer Ihnen etwas Ergänzenswertes einfällt, notieren Sie es.

Erledigtes streichen Sie aus. Wann immer eine Aufgabe erledigt ist, streichen Sie den Punkt durch. Kreuzen Sie die ganze Seite durch, wenn alle Aufgaben darauf erledigt sind. Was für ein Erfolgserlebnis!

Planen Sie den nächsten Tag. Am Ende jedes Tages überlegen Sie, welche Aufgaben noch offen sind und welche Sie morgen erledigen wollen. Setzen Sie für diese Planung maximal zehn Minuten an.

Nutzen Sie das „Super-Buch“ als Dokumentation. Wenn Ihr „Super-Buch” voll ist, behalten Sie es noch einige Monate: Es ist Ihr „Notfalltagebuch“. Sie können dort beispielsweise Telefonnummern (per Post-it markiert) wiederfinden, erfassen, wann Sie wen angerufen haben oder wann Sie einen Mitarbeiter informiert haben.

Schaffen Sie einen leeren Schreibtisch mit der Zwei-Listen-Technik

Grundlagen für die Zwei-Listen-Technik sind: eine Generalliste und aktuelle Aufgabenlisten – eine pro Tag –, die Sie in Ihrem Tagesplaner führen.

Der Grundgedanke der Generalliste ist wie beim „Super-Buch“ der, dass Sie an einem einzigen Ort systematisch alle anstehenden Arbeiten und Aufgaben notieren. Große Projekte ebenso wie das Telefonat mit einem Kunden. Für Ihre Generalliste brauchen Sie lediglich ein paar DIN-A4-Blätter (die Sie bei Bedarf auch ins „Super-Buch“ integrieren können). Notieren Sie als Kopfzeile die Begriffe „Datum“, „Aufgabe“ und „Informationen“ – fertig ist die Vorbereitung. Nun notieren Sie dort der Reihe nach eingehende Aufgaben, erledigte streichen Sie durch.

In die aktuelle Aufgabenliste tragen Sie die Aufgaben für den jeweiligen Tag ein, etwa Termine und terminierte Aufgaben. Sie ist für die Feinarbeit bestimmt, in der die notwendigen Einzelschritte abgearbeitet werden. Tragen Sie am Ende jeden Tages Aufgaben aus der Generalliste in die Aufgabenliste des nächsten Arbeitstages ein.

Sammeln Sie Informationen nach dem Karteikarten-Prinzip

Vermeiden Sie Notizzettel-Chaos und Arbeitsmappen-Berge auf dem Schreibtisch. Wenn Sie PC-Programme nicht mögen, leisten alternativ auch Karteikarten gute Dienste. Damit können Sie Projekte planen, indem Sie Teilbereiche auf Karten notieren und diese im Laufe der Zeit mit wichtigen Informationen und Aufgaben ergänzen. Auch Routineaufgaben lassen sich auf diese Weise organisieren: Nehmen Sie jeden Tag eine Karte heraus und erledigen Sie eine solche Aufgabe. Und auch für die Kontaktpflege ist dies System nützlich: Notieren Sie pro Karte alle relevanten Informationen zur jeweiligen Kontaktperson: Geburtstag, Hobbies, Vorlieben – Sie haben damit in jeder Situation immer alles zur Hand.