2.4 Die Ergebnisse der Besprechung sichern

Die Ergebnissicherung in Form einer Protokollierung und anschließenden Dokumentation ist ein wesentlicher, leider oft vernachlässigter Bestandteil von Besprechungen. Durch ein gutes Protokoll, noch mehr durch einen guten (Projekt)-Bericht lässt sich die Wirksamkeit von Besprechungen enorm steigern. Einerseits, weil darin Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Termine und Sachverhalte schriftlich fixiert werden, andererseits weil auch Argumentationen und deren Dissens aufgezeigt, Entscheidungen dargestellt und Begründungen beschrieben werden. 

Ein Projektbericht geht über ein Protokoll hinaus und ist damit in der Erstellung zeitintensiver. Der höhere Zeitaufwand wird aber durch den Nutzen mehr als nur kompensiert. Ein Projektbericht schlägt die Brücke zwischen mehreren Besprechungen oder Projektsitzungen. Die logische Folge: Arbeits- und Entscheidungsprozesse entwickeln sich weiter. Wenn beispielsweise Themen erneut auf den Tisch kommen, über die längst schon entschieden wurde, können Sie als Moderator auf den Bericht und die darin enthaltenen Inhalte und Entscheidungen verweisen – und sorgen so für echten Fortschritt im weiteren Arbeits- und Entscheidungsprozess.

Mit diesen Arbeitsschritten erstellen Sie einen Projektbericht:

1. Materialsammlung, klassisches Verlaufsprotokoll, Flipcharts und Pinnwände dokumentieren bzw. fotografieren
2. Strukturierte Aufbereitung nach Themen und Wichtigkeit

Inhalte des Projektberichtes:

1. Teilnehmer, Tagesordnung, Verlauf der Sitzung

• Strukturierte Darstellung der behandelten Themen 
• Sachverhalte darstellen
• Argumentationen nachzeichnen
• Entscheidungen darstellen
• Begründungen beschreiben
• Beschreibung des Konsens (oder Dissens)

2. Vorbereitung für die nächste Sitzung

• Arbeitsaufträge (wer, was, bis wann)
• Termine (z. B. nächste Sitzungen)
• Vereinbarungen

Wichtige Regeln für die Ergebnissicherung:

• Vereinbaren Sie vorab, wer in der Besprechung das Protokoll führt und den Projektbericht erstellt
• Moderation und Protokoll-Erstellung sollten nie in einer Hand liegen!
• Der Projektbericht sollte möglichst zeitnah nach der Besprechung erstellt werden. Späteste Fertigstellung: rechtzeitig vor der nächsten Sitzung
• Falls der Projektbericht zeitkritische Arbeitsaufträge erhält, ist es sinnvoll, die Arbeitsaufträge schriftlich vorab an die Teilnehmer zu versenden
• Sie als Moderator kontrollieren vor der Versendung des Berichts dessen Qualität und sachliche Richtigkeit 
• Gehen Sie zu Beginn der nächsten Besprechung mit den Teilnehmern den Projektbericht durch und zwar Abschnitt für Abschnitt: gibt es Fragen, Anmerkungen, Unklarheiten?
• Seien Sie nicht frustriert, wenn dokumentierte Feststellungen wieder neu diskutiert werden. Wichtige Hinweise auf mögliche Ursachen (inklusive Lösungsmöglichkeiten) finden Sie unter 4. Problembehebung. 
• Verabschieden Sie mit den Teilnehmern den Bericht und damit die dort dokumentierten Inhalte, Entscheidungen und Vereinbarungen. Falls ein verabschiedetes Thema zu einer späteren Besprechung wieder angesprochen wird, können Sie auf den entsprechenden Projektbericht verweisen.

Wenn Sie alle in dieser Methode genannten Schritte konsequent befolgen, werden Sie feststellen, dass sowohl Ihre Moderation als auch die Besprechung selbst hinsichtlich der Stimmung und des erzielten Wirkungsgrades spürbar erfolgreicher als bislang verläuft!