2.4 Die Daten erheben und auswerten

Die konkreten Erkenntnisse aus der MAB leiten sich aus der Erhebung der Daten und deren Auswertung ab. Eine entsprechende Bedeutung kommt der Qualität und Gründlichkeit dieser Arbeit zu.

• Verteilung: Handelt es sich um eine schriftliche Befragung, so verteilen Sie die Fragebögen zusammen mit der Lohnabrechnung. Bei einer Online-Befragung versenden Sie den Link zur Befragung am besten per E-Mail. Fügen Sie idealerweise beiden Varianten ein Anschreiben (per Hauspost oder per E-Mail) hinzu. Es stellt den offiziellen „Startschuss“ dar,  enthält Informationen zu Ziel und Ablauf der Befragung sowie eine Anleitung zum Ausfüllen.

• Zeit und Ort: Geben Sie den Mitarbeitern genügend Zeit, um die Fragen zu beantworten. Idealerweise ermöglichen Sie den Mitarbeitern, dies während der Arbeitszeit zu erledigen. Das sorgt für Akzeptanz und erhöht die Rücklaufquote. Stellen Sie bei schriftlichen Befragungen gegebenenfalls einen Raum zum Ausfüllen zur Verfügung. Ermöglichen Sie im Rahmen einer Online-Befragung jedem Mitarbeiter einen Online-Zugang – gegebenenfalls über extra eingerichtete Räume mit Arbeitsplätzen.

• Kommunikation: Kommunizieren Sie nach dem „Startschuss“ zur MAB auch während der Erhebungsphase aktiv. So können Sie etwa den wöchentlichen Stand der Rücklaufquote kommunizieren oder zwischendurch einen friendly reminder versenden. So schaffen Sie einerseits Transparenz und erinnern andererseits Mitarbeiter, die bislang noch nicht teilgenommen haben. Stellen Sie zudem Ansprechpartner aus dem Projektteam zur Verfügung, die abwartend bereitstehen und bei Fragen und Problemen jederzeit Auskunft geben und unterstützen können.

• Rücknahme: Sorgen Sie bei schriftlicher Befragung dafür, dass die Fragebögen anonym zurückgegeben werden können, z. B. durch Umschläge sowie einen eigens dafür vorgesehenen Briefkasten. Die Rückantwort auf Online-Befragungen erfolgt in der Regel durch den automatischen Versand einer Datei. Sorgen Sie für einen passwortgeschützten und verschlüsselten Transfer, damit die Anonymität gewährt bleibt. 

• Auswertung: Für die Auswertung der Antworten gibt es vielfältige Möglichkeiten. In jedem Fall muss sie individuell – ausgerichtet an der Zielsetzung der MAB – erfolgen. Es gibt aber einige grundsätzlich sinnvolle Ansätze: Mit der Erstellung von „Antworttendenzen“ (wie viele Befragte haben in den verschiedenen Antwortkategorien angekreuzt), greifen Sie etwa auf eine elementare, immer nützliche Auswertungsform zurück. Werten Sie Ergebnisse, in dem Sie Vergleiche zwischen verschiedenen  Organisationseinheiten anstellen. Setzen Sie Korrelationen ein, um darzustellen, inwiefern das Ergebnis einer Frage das Ergebnis einer anderen Frage erklärt. So können Sie z. B. darstellen, inwiefern die Zufriedenheit mit den Arbeitsabläufen mit dem Verhältnis zu Kollegen oder Vorgesetzten einhergeht. Gestalten Sie sämtliche Auswertungen jedoch in jedem Fall so, dass die Zielgruppe sie leicht und richtig versteht. Und nutzen Sie Grafiken, um die Ergebnisse per Visualisierung anschaulich zu machen.