2.4 Das Gespräch analysieren und nachbereiten

In diesem Schritt sorgen Sie dafür, dass die Vereinbarungen des Mitarbeitergesprächs auch wirklich in die Tat umgesetzt werden. Sie legen so den Grundstein, künftige Gespräche weiter zu verbessern. Bereiten Sie den Termin hinsichtlich folgender Aspekte nach:

Protokoll anfertigen

Erstellen Sie anhand Ihrer Aufzeichnungen ein Protokoll des Gesprächs. Führen Sie wesentliche Inhalte sowie etwaige Leistungsbeurteilungen oder vereinbarte Maßnahmenpläne darin auf. Gestalten Sie die Vereinbarungen auch im Protokoll so, dass sie sich messen lassen. Das Protokoll dient dazu, dass Ihr Mitarbeiter das Gespräch und die Vereinbarungen nachvollziehen kann. Sie und Ihr Mitarbeiter können das eigene zukünftige Handeln konkret daran ausrichten. Weiterhin ist es die Basis, auf der beim nächsten Gespräch aufgebaut werden kann. An den Inhalten des Protokolls können Sie die Handlungen und Bemühungen des Mitarbeiters beim nächsten Gespräch messen. Bestehen Sie insofern darauf, dass der Mitarbeiter das Protokoll abzeichnet und nicht zögern soll, etwaige Abweichungen oder Unstimmigkeiten sofort mit Ihnen zu besprechen. Mit dem Protokoll beugen Sie also Missverständnissen vor.

Maßnahmen einleiten

Kümmern Sie sich nach dem Abzeichnen des Protokolls direkt um die Vereinbarungen – solange die Eindrücke des Gesprächs noch frisch sind. Was müssen Sie tun, um die besprochenen Maßnahmen einzuleiten? Welche weiteren Personen müssen informiert werden? Welche weiteren Personen sind bei der Umsetzung der Maßnahmen zu beteiligen? Wurden im Gespräch Meilensteine oder Folgegespräche vereinbart, beginnen Sie bereits jetzt mit deren Vorbereitung.

Gespräch reflektieren

Jedes Mitarbeitergespräch verläuft anders und auch das Vorbereiten und Führen von Gesprächen will gelernt sein. Führen Sie daher nach jedem Gespräch eine kritische Analyse durch, um zu prüfen, ob es seinen Zweck erfüllt hat und in welchen Punkten Sie zukünftige Gespräche optimieren könnten. 

• Vergegenwärtigen Sie sich noch einmal das Ziel des Gesprächs: Wurde es erreicht? Falls nicht, woran lag das vermutlich? 
• Waren Ihre organisatorischen und inhaltlichen Vorbereitungen sinnvoll? 
• Konnten Sie Ihren geplanten Gesprächsablauf beibehalten? 
• Konnten Ihre inhaltlichen Vorbereitungen zum Erfolg des Gesprächs beitragen? 
• Haben Sie dem Mitarbeiter genügend Freiraum für seine Darstellung gegeben? 
• Gab es heikle Situationen? Wie sind Sie damit umgegangen? 
• Was ist Ihnen gut gelungen, was weniger? Was können Sie beim nächsten Gespräch besser machen? 

Fragen Sie auch den Mitarbeiter nach seinem Feedback. Fragen Sie ihn, wie das Gespräch auf ihn gewirkt hat, was er gut fand und was weniger gut.

Sie haben diesen Schritt erfolgreich abgeschlossen, sobald die Maßnahmen als Konsequenzen des Gesprächs eingeleitet und Gesprächsinhalte als Grundlage für künftige Termine aufbereitet wurden. Bestenfalls haben Sie Ansatzpunkte, um Ihre Gesprächsführung zukünftig zu optimieren.