2.4.a Die auszuarbeitende KAP

Nennen Sie alle Anforderungen, die Sie an die auszuarbeitenden KAP stellen. Neben den genannten Mindesterfordernissen (Wer macht was wann und mit welchem Ergebnis?) können dies beispielsweise die anfallenden Kosten sein, der zu erwartende zeitliche Aufwand oder die Dauer, die jeweiligen Einzelschritte, erforderliche Zuarbeiten aus anderen Bereichen oder die von Ihnen zu erbringende Unterstützung. Unter der Bezeichnung Zieltuning werden vermehrt Trainings für die Entwicklung und Umsetzung von Zielvereinbarungen auf der Basis des sogenannten Zürcher Ressourcenmodells (ZRM) angeboten, die sich in der Praxis bereits vielfach bewährt haben.

Lassen Sie die KAP-Ausarbeitungen am besten auf einem Formblatt festhalten. Diverse Vorlagen hierfür finden Sie im Internet. Nennen Sie die Rahmenbedingungen, innerhalb derer sich Ihre Mitarbeiter bewegen können. Bis zu welcher Höhe dürfen die KAP mit Kosten verbunden sein? Ist die Einstellung von weiterem Personal denkbar? Sie bieten Ihren Mitarbeitern so die Gelegenheit zur gedanklichen Beschäftigung mit der kommenden Zielperiode. Sie sollten mit einem bunten Strauß an KAP aus dieser Phase zurückkehren. Prüfen Sie diese genau und identifizieren Sie auch auf der Maßnahmenebene potenzielle Konflikte und Synergien.

Falls die KAP eines Mitarbeiters Ihrer Ansicht nach keine Grundlage für ein sinnvolles Zielvereinbarungsgespräch bilden, weil sie etwa den gestellten Anforderungen nicht genügen oder qualitativ oder quantitativ nicht ausreichend zielwirksam sind, dann führen Sie kein Zielvereinbarungsgespräch. Lassen Sie die KAP so lange überarbeiten, bis sie den Anforderungen entsprechen.

Im Zielvereinbarungsgespräch treffen Sie zusammen mit Ihrem Mitarbeiter eine Entscheidung, welche KAP von ihm umgesetzt werden. Die anderen KAP gehen nicht verloren, sondern werden als Alternative bei sich verändernden Rahmenbedingungen oder als spätere Ergänzung in die Hinterhand genommen. Um derartige Veränderungen abzustimmen und schnell reagieren zu können, führen Sie regelmäßig Zwischengespräche auf der Basis von Zielberichten. Legen Sie sich zudem die Erledigungstermine der Einzelschritte auf Wiedervorlage, um den Stand der Realisierung aller KAP zu überwachen und ggf. korrigierend eingreifen zu können.
Am Ende der Zielerreichungsperiode steht die gemeinsame Feststellung des Zielerreichungsgrades und, sofern vorgesehen, die Ausschüttung der variablen Vergütung. Nutzen Sie diese Gelegenheit für eine gebührende Würdigung der erbrachten Leistungen und verleihen Sie dem Team einen neuen Motivationsschub für die nächsten strategisch entwickelten und überzeugend formulierten Ziele.

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