2.3. Synchronisation mit dem Reorganisationsprojekt

Für den Projekterfolg ist eine enge Verzahnung der Reorganisation mit dem Personalabbauprozess unverzichtbar. Ausgehend vom Reorganisationsprojekt planen Sie alle personellen Aktivitäten und ihre Abhängigkeiten voneinander.

• Im Projektrahmenplan werden alle wichtigen organisatorischen Maßnahmen terminiert. Daraus geht hervor, bis wann die Analyse und die Neukonzeption der Prozesse und Strukturen erfolgen und zu welchem Zeitpunkt definitive Organigramme und Stellenübersichten vorliegen sollen. Ebenfalls sollten darin die Veranstaltungen zur Mitarbeiterinformation terminiert werden. 
• Meist reicht eine Exceltabelle aus, um alle Aktivitäten, Termine und Verantwortlichkeiten zu dokumentieren. Für die interne Kommunikation sind Balken- und Ablaufdiagramme zu empfehlen, da sie mehr Übersichtlichkeit bieten. Diese Dokumente sollten grundsätzlich nur von einer Person mit Erfahrung im Projektmanagement, z. B. dem Controller oder einem Projektassistenten, erstellt und verändert werden. Das Projektteam sollte ein für alle Mitglieder des Projektteams zugängliches EDV-Archiv einrichten, in dem immer nur die aktuelle Version der jeweiligen Dokumente liegt.
• Anschließend legen Sie unter Beachtung der Kündigungsfristen den frühesten und spätesten Zeitpunkt für Kündigungen, Freistellungen und Versetzungen fest. Achten Sie darauf, dass möglichst keine Unter- und Überbesetzungen entstehen.
• Planen Sie ein, bis wann etwaige Verhandlungen mit der Arbeitnehmervertretung zum Abschluss gebracht sein müssen und wann Sie spätestens damit beginnen müssen. Ohne  Interessenausgleich dürfen Sie noch keine organisatorischen und personellen Maßnahmen umsetzen. Sie können also die neue Organisationsstruktur erst in Kraft setzen, wenn der Interessenausgleich abgeschlossen ist. Alle vorher in die Wege geleiteten Versetzungen und Kündigungen sind rechtlich unzulässig und damit unwirksam.
• Ab wann können die Details der zukünftigen Organisation kommuniziert werden? Ab diesem Datum sollte ein Zeitraum von drei bis sechs Monaten folgen, in dem Mitarbeiter sich für eine freiwillige Aufhebungsvereinbarung entscheiden können. Bei einem kürzeren Zeitraum finden sich erfahrungsgemäß nicht ausreichend viele Freiwillige.
• Wenn Ihr Projektrahmenplan übersichtlich aufzeigt, wann welche Maßnahme durchgeführt wird und welche Abhängigkeiten zwischen einzelnen Maßnahmen bestehen, dann haben Sie diesen Schritt erfolgreich beendet.
• In der Umsetzungsphase ist eine lückenlose Kommunikation der Fortschritte und Problemfelder  zwischen dem Projektleiter des Reorganisationsprojekts und dem Leiter des Personalprojekts sicherzustellen, um Abweichungen von der Planung frühzeitig zu erkennen. Auf etwaige zeitliche Verschiebungen kann dann mit einer Terminanpassung der damit verknüpften Maßnahmen reagiert werden.