2.3 Phasen bestimmen

Nun betrachten Sie den zeitlichen Projektablauf. Überlegen Sie, in welche Phasen sich das Gesamtunterfangen unterteilen lässt und welches die wesentlichen Projektmeilensteine sind. Ein Meilenstein markiert üblicherweise Ereignisse von besonderer Bedeutung, z. B. Entscheidungspunkte, und ist durch die Projektarchitektur vorgegeben. In jeder Phase gibt es mindestens einen Meilenstein. Führen Sie sich die Schwerpunkte und Ziele der jeweiligen Projektphase vor Augen, um zu klären, worauf Sie hinarbeiten. Halten Sie auch dies präzise und übersichtlich schriftlich fest.

Mit der Festlegung von Projektphasen haben Sie ein Gerüst definiert, das den Rahmen für Ihre Handlung strukturiert. In dieses Gerüst werden die auszuwählenden Interventionen entsprechend eingeordnet (siehe 2.5) und zeitlich organisiert (2.6).

Ein Projekt startet grundsätzlich mit einer Analyse- bzw. Konzeptphase, der üblicherweise eine Umsetzungsphase folgt. Je nach Anlass lassen sich diese Phasen weiter konkretisieren bzw. unterteilen.

Im Beispielfall der Reorganisation könnte die Analysephase unterteilt sein in Sensibilisierung und Verankerung – mit den Zielen: Hintergründe vermitteln und Unsicherheiten begegnen. Die zweite Phase der Umsetzung könnte unterteilt sein in Aufbruch, Übergang und Ankommen – mit den Zielen: Aufbruchsstimmung erzeugen, Sicherheit für die Begleitung des organisatorischen Übergangs vermitteln sowie Einfinden in die neuen Strukturen unterstützen. Typische Meilensteine sind z. B. zu Beginn des Projekts der Kick-off bzw. die Ankündigung und später der Betriebsübergang.

Achten Sie sehr genau darauf, dass sich Ihr Change Management Programm wirklich gezielt an den Projektphasen und -meilensteinen ausrichtet und sich nicht verselbständigt. Change Management soll das Erreichen des Veränderungsziels unterstützen und muss inhaltlich und zeitlich eng an das (zeitliche) Projektgeschehen und das Gesamtprogramm gekoppelt sein. Der Gesamtprojektplan ist führend und bestimmt auch den Aufbau und das Vorgehen des Change Programms.