2.3 Kommunikationsplan erstellen und durchführen

Wie eingangs erwähnt, erstellen Sie den Kommunikationsplan im Zuge der zweiten Phase des Veränderungsprozesses. Sie greifen aber im gesamten Verlauf immer wieder darauf zurück, um die Maßnahmen durchzuführen und gegebenenfalls zu aktualisieren.

Der Aspekt der Kommunikation wird in Veränderungsprozessen oft vernachlässigt beziehungsweise unterschätzt. Für eine erfolgreiche Gestaltung des Wandels ist die Kommunikation über den Prozess ein wesentlicher Faktor. Sie sollten sich von Beginn bis Abschluss eines Veränderungsprozesses aktiv um die Kommunikation mit den Betroffenen bemühen. Hier gilt der Grundsatz: Je offener und ehrlicher Sie das tun, umso höher sind Effektivität und Effizienz. 

Die Ziele eines Kommunikationsplans können zum Beispiel sein:

• Kritiker und ihre Anliegen hören.
• Anregungen und Hinweise aufnehmen, ihre Relevanz prüfen und entsprechend berücksichtigen.
• Betroffene informieren.
• Befürworter gewinnen.
• Angst mindern und Zuversicht bei den Betroffenen erreichen.
• Widerstand reduzieren.
• Für den Wandel werben und Unterstützung erhalten.
• Gerüchten und Spekulationen entgegenwirken.
• Dem Wandel ein Gesicht geben: Diese Person steht für Fragen und Anregungen zur Verfügung. 

Definieren Sie in Ihrem Kommunikationsplan folgende Aspekte:

• Welche Personengruppen sind zu informieren?
• Zu welchen Meilensteinen werden Sie informieren?
• Über was werden Sie zu welchem Zeitpunkt informieren?
• Über welche Ergebnisse und/oder Vorgänge informieren Sie?
• Wie können Informationen/Anregungen/Wünsche von außen eingebracht werden?

Geben Sie grundsätzlich nur gesicherte Informationen weiter. Am Anfang des Veränderungsprozesses können Sie über die Ziele, das Vorgehen und die Verantwortlichen informieren. Je weiter Sie im Prozess fortgeschritten sind, umso konkreter können Sie über Ergebnisse der Veränderung informieren. Wenn Betroffene Sie zum Beispiel in der Desillusionierungsphase nach Lösungen fragen, diese als solche aber noch nicht feststehen, dann bieten Sie stattdessen an, den Entscheidungsprozess für die anstehenden Lösungsvarianten transparent zu machen.

Es ist hier besonders wichtig, dass Sie sich der Bedeutung der Kommunikation in Ihrem Veränderungsprozess bewusst sind. 

Diesen Schritt haben Sie erfolgreich gemeistert, wenn Ihr Kommunikationsplan Sie in Ihrem Veränderungsprozess unterstützt. Über die Kommunikation werden Angst und Widerstand gegenüber Ihrem Vorhaben gesenkt und Sie erhalten Zuversicht und Zustimmung. Abgeschlossen ist der Kommunikationsplan erst mit Ende des gesamten Projekts – bis dahin informieren Sie kontinuierlich und passen den Kommunikationsplan an die jeweiligen Projektphasen an.