Gespräche haben zwei wesentliche Ziele: Informationen zu vermitteln und die Beziehung zu stärken. In den ersten beiden Schritten haben Sie zunächst sich selbst, dann Ihren Gesprächspartner eingeschätzt. Freilich ist es unmöglich, sich auf alle Eventualitäten vorzubereiten. Deshalb sollten Sie sich zunächst positiv auf das anstehende Gespräch einstimmen. Sie erhalten dadurch schließlich die Chance, ein Ziel zu erreichen. Akzeptieren Sie die Rahmenbedingungen, unter denen das Gespräch stattfindet. Angenommen, Ihr Gegenüber ist Kettenraucher und Sie finden Rauchen widerlich. Es ist davon auszugehen, dass Ihr Gesprächspartner in seinem Büro rauchen wird – aber das wissen Sie ja bereits und können deshalb ihren Missmut darüber für die Dauer der Unterhaltung ausblenden. Außerdem sollten Sie sich von Vorurteilen gegenüber Ihrem Gesprächspartner oder gegenüber dem anstehenden Thema freimachen, sich stattdessen auf seine Perspektiven einstimmen und sich in seine Situation hineinversetzen.
Auch während des Gesprächsverlaufs gilt es, ein paar diplomatische Grundregeln einzuhalten. Sie sind das Fundament für eine entspannte Konversation – auch bei unangenehmen Themen. Wahrscheinlich werden Sie den einen oder anderen Aspekt bereits anwenden. Verfahren Sie wie folgt:
Nun geht es um Ihre Werkzeuge. Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, dass jeder Dialog ein kleines Kunstwerk ist, für das Ihnen eine ganze Klaviatur an Ausdrucksmöglichkeiten zur Verfügung steht? Wenden Sie sie ab sofort zielgerichtet an:
Um Ihre Ziele im Gespräch durchzusetzen zu können, sollten Sie diese für sich vorab klar formulieren. Daraus entwickeln Sie die Argumente, mit denen Sie Ihren Gesprächspartner überzeugen wollen. Legen Sie schon vorher für sich fest, welchen Erfolg Sie erzielen wollen, und welche Kompromisse Sie einzugehen bereit sind. Bedenken Sie, welche Konsequenzen sich aus Ihren Zielen ergeben, und welche Fragen und Einwände Ihr Gegenüber vorbringen könnte. Achten Sie auf ein Gesprächsergebnis, das sich auch in die Praxis umsetzen lässt. Doch hüten Sie sich dabei vor Überschwang. Allzu große Begeisterung verführt leicht zu unrealistischen Zielen. Formulieren Sie Ihre Ziele mit einer gesunden Portion Realismus.
Diplomaten verhandeln mit dem Ziel, ein für beide Seiten zufriedenstellendes Ergebnis zu erzielen. Mit dieser Grundhaltung sollten Sie in das Gespräch hineingehen. Je größer der Verhandlungsspielraum, desto wahrscheinlicher ist ein Erfolg. Wo es nur noch um Ja oder Nein geht, ist kein Raum mehr für konstruktive Lösungen. Auch sollten Sie nicht versuchen, Ihre Ziele auf Biegen und Brechen durchzusetzen. Mit aller Härte durchgeboxte Siege werden schnell zum Bumerang.
Der optimale Ausgang einer Verhandlung ist eine Win-win-Situation: Sie führt zu nachhaltigen Ergebnissen und verlässlichen Absprachen. Jeder der Gesprächspartner geht unbeschädigt aus der Verhandlung und hat keine Probleme damit, die Ergebnisse innerhalb seiner eigenen Gruppe zu kommunizieren. Die Voraussetzung für eine Win-win-Situation schaffen Sie, indem Sie nicht nur Ihre eigenen Ziele, sondern auch die Wünsche der Gegenseite im Blick behalten.
Ein Beispiel: Sie wollen ein Haus verkaufen und haben sich ein unteres Preislimit gesetzt. Ihr Gesprächspartner ist sehr interessiert, aber es kommt nicht zum Abschluss, obwohl Sie weitere Zugeständnisse machen. Der Interessent kann erst in einem Jahr bezahlen, denn sein Kapital ist bis dahin gebunden. Frustriert brechen Sie die Verhandlung ab. Dabei wäre eine Win-win-Situation im Bereich des Möglichen, etwa wenn der Interessent den Zuschlag erhält, eine angemessene Anzahlung leistet und Sie auf die ausstehende Summe einen Betrag erhalten, der einer festen Verzinsung des Kapitals für ein Jahr entspricht.
Fazit: Wenn Sie in der Lage sind, alle bis hierhin genannten Reflexionen und Vorgehensweisen zu berücksichtigen, so haben Sie gelernt, wie Sie sich auf ein Gespräch und auf Ihr Gegenüber vorbereiten. Sie sind nun vertraut mit den Grundlagen der diplomatischen Etikette und Verhandlungsführung – und dürften dadurch schon bald von signifikant überzeugenderen Gesprächs- und Verhandlungsergebnissen profitieren.