2.3 Die Besprechung moderieren

Moderation statt Leitung

Im gängigen Sprachgebrauch ist es längst angekommen, dass Besprechungen nicht mehr geleitet, sondern moderiert werden. Vielfach hat sich allerdings nur der Begriff geändert und nicht die tatsächliche Vorgehensweise. Die Moderation verlangt viel mehr als nur das Leiten einer Besprechung. Und gleichzeitig ist die Rolle eines Moderators auch eine andere als die eines Sitzungsleiters. 

Der Moderator leitet die Gruppe nicht im Sinne seiner Meinung zu einem bestimmten Ergebnis. Er bleibt neutral gegenüber dem Thema und der von der Gruppe getroffenen Entscheidung. So sollte es sein! Doch in der Praxis ist diese neutrale Rolle des Moderators nicht immer durchsetzbar. Schon gar nicht, wenn der Moderator eine Doppelrolle hat und neben seiner Moderatoren-Rolle auch der Kollege oder gar der Vorgesetzte der Teilnehmer ist. Erfahrungsgemäß erleichtern Sie sich eine solche Doppelrolle, wenn Sie sich ausdrücklich und frühzeitig das Mandat für die Rolle des Moderators geben lassen. Insbesondere dann, wenn Ihr Vorgesetzter ebenfalls Teilnehmer der Besprechung ist.

Neben seiner neutralen Rolle hat der Moderator die folgenden drei weiteren Rollen:

Der Moderator ist der Anwalt der Ergebnisqualität:
Der Moderator sorgt dafür, dass die Gruppe ihr Arbeitsziel (Zeit-, Qualitäts- und Mengen-Ziel) nicht aus den Augen verliert und es schließlich erreicht. Er führt sowohl inhaltliche Klärungen als auch Ergebnisse und Entscheidungen herbei. 

Der Moderator ist der Gestalter des Arbeitsprozesses: 

Der Moderator sorgt dafür, dass ein produktiver Arbeitsprozess zustande kommt durch die Organisation der Besprechung (Themen, Reihenfolge, Arbeitsmethoden). Er regelt die organisatorischen Rahmenbedingungen und klärt den Ablauf der Besprechung und der Prioritäten. Der Moderator bezieht alle Teilnehmer ein. Er regelt das miteinander Arbeiten und das miteinander Sprechen.

Der Moderator ist der Verantwortliche für die Team-Atmosphäre: 

Der Moderator sorgt dafür, dass die Gruppenregeln eingehalten werden (z. B. Wortmeldungen, Handy-Verbot). Er behandelt und löst atmosphärische Störungen und versachlicht Konflikte (z. B. Spitzen gegen andere Teilnehmer in Redebeiträgen). Er sorgt für das Wohlbefinden in der Gruppe (z. B. frische Luft, respektvoller Umgang, Getränke).

Diese verschiedenen Rollen sind mit unterschiedlichen Aufgaben verbunden. Wie können Sie nun als Moderator diesen Aufgaben und deren Anforderungen gerecht werden? Eine Grundvoraussetzung für erfolgreiche Moderationen ist die sichere Verwendung elementarer Techniken und Werkzeuge wie u. a. Brainstorming, Karten-Abfrage, Fragetechniken und Flip-Chart-Nutzung (Informationen dazu finden Sie sowohl im Internet als auch in zahlreichen Ratgebern zum Themenfeld Moderation). Allein damit werden Sie der anspruchsvollen Aufgaben als Moderator jedoch nicht gerecht. Denn höchste Bedeutung hat für Sie als Moderator die Kenntnis und Beherrschung der Dynamiken einer Besprechung.