2.3 Das Kündigungsgespräch führen

Gliedern Sie das Kündigungsgespräch in sechs Schritte:

1. Das Gespräch eröffnen

Die Gesprächseröffnung ist sehr wichtig. Sie sollten darauf achten, sie kurz zu halten und ohne große Aufwärmphase zum Anlass des Gespräches zu kommen. Aus Unsicherheit herumzulavieren und in Floskeln zu verfallen ist nicht zielführend. Leiten Sie das Gespräch ggf. nach einer kurzen Frage nach dem Befinden sachlich ein und sprechen Sie klar und deutlich aus, um was es geht: „Frau Günter, danke für Ihr Kommen. Ich möchte mit Ihnen über Ihr Arbeitsverhältnis sprechen.“

2. Die Kündigung aussprechen

Die Kündigung müssen Sie in den ersten fünf Sätzen des Gesprächs unmissverständlich aussprechen. Kommen Sie sofort zur Sache und reden Sie nicht um den heißen Brei herum. Der zentrale Satz muss immer lauten: „Hiermit kündige ich Ihnen, Frau Günter, fristgerecht zum …“

Wichtig ist, dass Sie den Mitarbeiter mit seinem Namen ansprechen und die Ich-Form verwenden. Nur so bringen Sie zum Ausdruck, dass Sie sich mit der Kündigung identifizieren, senden eine starke Botschaft und zeigen, dass Sie persönlich hinter der Kündigung stehen.

Formulieren Sie die Kündigungsbotschaft klar und deutlich. Sprechen Sie von Trennung, Kündigung oder Aufhebung. Drücken Sie Ihr ehrliches Mitgefühl aus, indem Sie beispielsweise sagen: „Es tut mir wirklich leid.“

Beispielformulierung für eine verhaltensbedingte Kündigung:

„Frau Günter, Sie haben in den letzten Monaten wegen unentschuldigten Fehlens am Arbeitsplatz zwei Abmahnungen erhalten. Gestern sind Sie erneut ohne Angabe von Gründen Ihrem Arbeitsplatz ferngeblieben. Heute möchte ich deshalb das tun, was ich Ihnen bereits in den beiden Abmahnungen klar und deutlich angekündigt habe: Frau Günter, ich kündige Ihnen das Arbeitsverhältnis, und zwar fristgerecht zum 31.03. Es tut mir leid, Sie haben jedoch mehrere Chancen gehabt und diese nicht genutzt.“

Beispielformulierung für eine betriebsbedingte Kündigung:

„Herr Lehmann, ich muss mit Ihnen heute ein wichtiges Gespräch führen. Wie Sie wissen, hat sich unser Auftragsvolumen halbiert. Deshalb hat die Unternehmensführung einige Sparmaßnahmen beschlossen und seit einigen Wochen Verhandlungen mit dem Betriebsrat geführt. Wie Sie wissen, müssen wir Arbeitsplätze abbauen und führen hierzu schon Gespräche. Dazu zählen fünf betriebsbedingte Kündigungen in unserer Abteilung. Die betroffenen Mitarbeiter wurden anhand festgelegter Kriterien ausgewählt. Sie, Herr Lehmann, zählen zu den Betroffenen. Herr Lehmann, ich muss Ihnen leider heute die betriebsbedingte Kündigung aussprechen, und zwar fristgerecht zum 31.09.“

Beispielformulierung für eine personenbedingte Kündigung:

„Herr Hartmann, ich muss mit Ihnen heute ein wichtiges Gespräch führen. Ich habe mit Ihnen bereits über Ihre mehrfachen und lang anhaltenden Erkrankungen gesprochen, die sich in den letzten beiden Jahren im Umfang noch gesteigert haben. Diese Erkrankungen haben in der Vergangenheit zu einer erheblichen Beeinträchtigung des betrieblichen Ablaufs geführt. Auch haben wir bereits mehrfach geprüft, Sie in einer anderen Abteilung zu beschäftigen, was leider nicht möglich ist. Ich spreche Ihnen daher hiermit die personenbedingte Kündigung aus, und zwar fristgerecht zum 30.03.“

Auch wenn Sie nicht zu 100 Prozent hinter der Kündigung Ihres Mitarbeiters stehen, weil Sie zum Beispiel selbst am Sinn der beschlossenen Umstrukturierung zweifeln oder weil sie sich lieber von einem anderen Mitarbeiter getrennt hätten, ist es wichtig, dass Sie dies in keinem Fall äußern. Behalten Sie Ihre Bedenken unbedingt für sich, denn Sie nehmen die Aufgabe der Kündigung stellvertretend für die Unternehmensleitung wahr. Wenn Sie Ihre Vorbehalte äußern, geraten Sie in eine schwierige Position. Denn der gekündigte Mitarbeiter wird, sobald er Ihr Büro verlassen hat, lautstark bei seinen Kollegen verkünden, dass selbst der Chef die Kündigung als ungerecht empfindet. Sie laufen so Gefahr, als Kronzeuge gegen die Unternehmensführung verwendet zu werden, insbesondere dann, wenn der Mitarbeiter rechtliche Schritte gegen die Kündigung ergreift.

3. Emotionale Reaktionen und Mitarbeiterverhalten akzeptieren

Auf die Nachricht einer Kündigung reagieren Mitarbeiter unterschiedlich, manche geschockt, manche gelassen, manche wütend. Lassen Sie zu, dass der Mitarbeiter Emotionen zeigt, äußern Sie hierfür Verständnis und geben Sie ihm ausreichend Zeit, die Fassung wiederzugewinnen. Im Rahmen Ihrer Vorbereitung haben Sie sich bereits mit möglichen Reaktionen, Fragen und Einwänden des Mitarbeiters auf die Kündigung beschäftigt und unter Umständen eine dritte Person zum Gespräch hinzugebeten. Dies ist insbesondere bei impulsiven und cholerischen Mitarbeitern sinnvoll.

Vergewissern Sie sich in jedem Fall, dass der Mitarbeiter Sie auch verstanden hat. Sollte der Mitarbeiter nach der Aussprache der Kündigung nachfragen, was es heißt, dass Sie kündigen werden, antworten Sie: „Ich habe Ihnen bereits gekündigt.“ Wenn der Mitarbeiter geschockt wirkt oder Sie den Eindruck haben, dass er in seiner Wahrnehmung beeinträchtigt ist, wiederholen Sie Ihren Kündigungssatz gegebenenfalls mehrere Male. Wenn der Mitarbeiter einen Moment Zeit braucht, schenken Sie sich ein Glas Wasser ein, schweigen Sie eine Weile und fragen Sie Ihren Mitarbeiter dann, ob er Sie verstanden hat.

Die häufigste Reaktion ist, dass der Mitarbeiter versucht, sich argumentativ gegen seine Kündigung zu wehren. Mögliche Formulierungen gehen von „Warum gerade ich?“ über emotionale Einwände wie „So billig werden Sie mich aber nicht los!“ bis hin zu betrieblichen Argumenten: „Die Abteilung Fertigung braucht doch einen neuen Mitarbeiter.“ Hören Sie sich die Einwände des Mitarbeiters an, signalisieren Sie, dass Sie diese verstanden haben, und machen Sie deutlich, dass Ihre Entscheidung endgültig und nicht mehr zu diskutieren ist. In Ihrer Formulierung sollte eine Bestätigung der Kündigung zum Ausdruck kommen, bei der Sie die Gründe noch einmal nennen, sich jedoch nicht rechtfertigen.

Wie Sie auf Einwände richtig antworten können:

• Argument 1: „Ich habe gerade ein Haus gekauft und mich verschuldet.“/ „Meine Mutter ist ein Pflegefall.“/ „Ich bin alleinerziehend.“
  
  Antwort: „Bitte glauben Sie mir, ich verstehe Ihre Situation. Ich habe ausführlich über meine Entscheidung nachgedacht. Gerne erläutere ich Ihnen noch einmal meine Gründe für Ihre Kündigung …“

• Argument 2: „Das gebe ich meinem Rechtsanwalt, das wird so nicht durchgehen.“
  
  Antwort: „Eine Rechtsberatung bei einem Anwalt ist sicher sinnvoll. Ich habe die Kündigung juristisch prüfen lassen und sie ist so in Ordnung. Ich möchte Ihnen deshalb aufzeigen, was ich Ihnen konkret anbieten kann …“

• Argument 3: „In der Abteilung X werden doch noch Leute gesucht.“
  
  Antwort: „Ja, das ist richtig, und ich habe einen Wechsel für Sie geprüft. Herr Meyer sucht Kollegen mit einem sehr spezifischen Profil. Leider konnte ich Sie deshalb nicht dorthin vermitteln.“

Zeigt der Mitarbeiter für Sie wahrnehmbar einen Schockzustand, wird er bleich, zittert, schwitzt, bricht sogar in Tränen aus oder sitzt nur schweigend da und starrt vor sich hin, dann müssen Sie ihm Zeit geben, damit er den Schock verdauen kann. Hier ist es besonders wichtig, dass Sie Ihr Mitgefühl äußern und Verständnis zeigen. Dies gelingt Ihnen durch eine Formulierung wie: „Wie betroffen Sie sind, kann ich sehen und auch nachfühlen“ oder „Ich kann gut verstehen, dass Sie von dieser Nachricht überrascht sind.“ In dieser Situation ist es wichtig, dass Sie langsam vorgehen und sich immer wieder vergewissern, dass der Mitarbeiter Sie verstanden hat. Also fragen Sie nach und helfen Sie dem Mitarbeiter, die Situation zu erfassen.

Auch wenn Tränen fließen, ist es wichtig, dass Sie erst einmal abwarten und nicht mit ungeeigneten Formulierungen wie „So schlimm ist es nun auch wieder nicht“ reagieren. Reichen Sie ein Taschentuch und äußern Sie Verständnis dafür, dass der Mitarbeiter weint. Spätestens nach dem ersten Schnäuzen werden die Tränen langsam wieder versiegen. Dann können Sie einfühlsam wieder zurück zum Kerngespräch kommen.

Entlassen Sie den Mitarbeiter grundsätzlich erst aus dem Gespräch, wenn Sie den Eindruck haben, dass er sich stabilisiert hat. Sie sollten im Fall eines instabilen emotionalen Zustandes den Mitarbeiter an eine Begleitperson, etwa ein Mitglied des Betriebsrats, einen Arbeitskollegen oder an den Betriebsarzt übergeben.

Reagiert Ihr Mitarbeiter unerwartet aggressiv und laut, beleidigend, bedroht er Sie oder versucht sogar handgreiflich zu werden, bleiben Sie in jedem Fall ruhig und lassen Sie sich nicht provozieren. Nehmen Sie den Angriff nicht persönlich, er ist nur Ausdruck der Verzweiflung des Gekündigten. Atmen Sie tief durch und geben Sie auch dem Mitarbeiter Zeit, seine Wut und seinen Ärger auszudrücken. Versuchen Sie, mit folgender Formulierung an die Vernunft zu appellieren: „Herr Hartmann, ich bitte Sie, beruhigen Sie sich und lassen Sie uns sachlich miteinander reden.“ Erst wenn sich die Situation beruhigt hat und der Mitarbeiter wieder zugänglich ist, wiederholen Sie mit ruhiger Stimme alle Informationen.

Sollte sich der Mitarbeiter während Ihres Gespräches nicht beruhigen, was nur relativ selten passiert, muss Ihr Ziel sein, das Gespräch erst fortzuführen, nachdem er sich beruhigt hat. Verschieben Sie die Besprechung aller weiteren Trennungsmodalitäten auf den nächsten Tag. Stehen Sie auf und sagen Sie: „Herr Lehmann, mir scheint, dass Sie den Schock erst einmal verdauen müssen. Wir führen das Gespräch morgen früh um 10 Uhr fort und reden darüber, wie es für Sie weitergeht.“

4. Die Kündigung begründen

Wenn der Mitarbeiter sein emotionales Gleichgewicht wiedergefunden hat, geben Sie ihm eine Erklärung und nennen Sie die Gründe, die zur Kündigung geführt haben. Dabei geht es zunächst um die juristischen Grundlagen für die Kündigung, dann zeigen Sie Ihren Entscheidungsweg auf. Wichtig ist, dass Sie dem Mitarbeiter klar machen, dass Sie über die Kündigung als solche nicht mehr diskutieren – diese ist ausgesprochen und gültig –, sondern dass Sie allein die Entscheidung verdeutlichen möchten.

Gehen Sie bei verhaltens- oder personenbedingten Kündigungen auf die Vorgeschichte ein. Am besten gelingt dies, indem Sie auf die Gründe und die zeitliche Abfolge der Kritikgespräche, Ermahnungen, Verwarnungen und Abmahnungen eingehen. Wichtig ist dabei, dass Sie nicht zu ausführlich werden, sondern nur die Fakten darstellen. Verzichten Sie auf Details. Bleiben Sie bei Ihren Schilderungen immer sachlich und höflich, bringen Sie keine Wertungen ein und respektieren Sie das Selbstwertgefühl des Mitarbeiters.

Geeignete Formulierungen sind z. B.:

• Umsatzzahlen: „Ihre Umsatzzahlen haben mehrfach nicht den gemeinsam vereinbarten Zielen entsprochen, was Sie an den hier vorliegenden Verkaufszahlen der letzten 12 Monate für Ihr Verkaufsgebiet sehen.“
• Personalakte: „Laut Personalakte habe ich Ihnen am 15. Oktober und am 3. November jeweils eine Abmahnung für Ihr verspätetes Erscheinen am Arbeitsplatz erteilt.“
• Fehlverhalten: „Ich habe Sie mehrfach darauf angesprochen, dass Sie die von unserer Firma gestellte Kleidung tragen müssen. Dies steht auch so in Ihrem Arbeitsvertrag. Sie haben hierfür jeweils zwei mündliche Ermahnungen und zwei Abmahnungen am 19. August und am 20. September erhalten.“

Bei einer betriebsbedingten Kündigung zeigen Sie Ihrem Mitarbeiter auf, welche unternehmenspolitische Entscheidung dazu geführt hat, dass die Kündigung ausgesprochen wurde. Dann erklären Sie die Kriterien, die dem Sozialplan zugrunde liegen, und was Sie getan haben, um letztlich erfolglos einen anderen Arbeitsplatz im Unternehmen zu finden.

5. Das weitere Vorgehen abstimmen

Nachdem für den Mitarbeiter klar ist, dass die Kündigung unausweichlich ist, wird er Sie fragen, wie es weitergeht. Da Sie sich in der Vorbereitung bereits mit den weiteren Schritten beschäftigt haben, können Sie nun die Optionen darlegen. Am besten haben Sie diese bereits auf einem Blatt Papier festgehalten und gehen sie nun mit dem Mitarbeiter durch.

Berücksichtigen Sie dabei insbesondere folgende Punkte:

• Freistellung: Arbeitet der Mitarbeiter weiter oder soll er sofort freigestellt werden?
• Urlaub: Wie viele Urlaubstage hat der Mitarbeiter noch und wie soll damit verfahren werden? Auszahlung oder Urlaub nehmen?
• Arbeitszeit-Guthaben: Wie gehen Sie mit den Plus- und Minusstunden um? Werden diese ausbezahlt, genommen oder abgerechnet?
• Abfindung: Welche Summe bieten Sie mindestens an? Welche steuerlichen Aspekte muss der Mitarbeiter berücksichtigen?
• Betriebliche Altersversorgung: Was passiert mit den bisher erworbenen Ansprüchen? Bleiben sie erhalten oder verfallen sie?
• Arbeitszeugnis: Bis wann erstellen Sie das Zeugnis und hat der Mitarbeiter hierbei ein Mitspracherecht?
• Aufhebungsvertrag: Was ist bei einem Aufhebungsvertrag zu beachten? Wie muss die Formulierung sein, damit der Mitarbeiter keine Schwierigkeiten beim Arbeitsamt hat?

Bieten Sie dem Mitarbeiter bei einer betriebsbedingten Kündigung Ihre Unterstützung bei der Suche nach einem neuen Arbeitsplatz an, wenn das möglich ist. Stellen Sie sich als Referenz zur Verfügung und signalisieren Sie dem Mitarbeiter, dass Sie ihm ein wohlwollendes Zeugnis schreiben werden. Zeigen Sie ggf. auch die Option einer Freistellung auf.

Eine weitere Möglichkeit ist das Angebot einer Outplacement-Beratung. Dabei unterstützt ein Berater den Mitarbeiter in seiner beruflichen Neuorientierung, sucht aktiv nach möglichen Stellen für ihn und hilft bei den Bewerbungen. Die Kosten können Sie z. B. jeweils hälftig übernehmen, der Mitarbeiter beteiligt sich mit einem Teil seiner Abfindungssumme oder aber Sie übernehmen die gesamten Kosten für das zeitlich begrenzte Outplacement.

Es kann durchaus sinnvoll sein, dass Sie Ihrem Mitarbeiter den Zugang zu sensiblen Firmendaten wie Kundenkontakten etc. mit sofortiger Wirkung untersagen, ihn nach dem Gespräch zu seinem Arbeitsplatz begleiten, um ihn seine persönlichen Sachen zusammenpacken zu lassen, und dann zur Firmenpforte hinausbegleiten. Das ist sicherlich emotional nicht einfach, jedoch bleibt Ihnen manchmal keine andere Wahl. Denken Sie auch daran, dass der Mitarbeiter den Firmenausweis, das Firmenhandy, den Schlüssel für das Firmenfahrzeug, die Schlüsselkarte und den Firmenlaptop abgibt. Informieren Sie im Vorfeld Ihre IT-Abteilung, dass auch die Passwörter entsprechend geändert werden. So stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen keinen (weiteren) Schaden erleidet.

Am Ende der Abstimmungsphase zum weiteren Vorgehen fragen Sie den Mitarbeiter, wie die gemeinsame Sprachregelung zur Kündigung sein soll. Es geht darum, wie Sie den Arbeitskollegen die Kündigung mitteilen, um mögliche Gerüchte zu vermeiden. Sie gestatten dem Mitarbeiter so zudem, die Kündigung als eigene Initiative darzustellen.

Wichtig ist, dass Sie die in dieser Gesprächsphase mit dem Mitarbeiter vereinbarten Punkte schriftlich festhalten, sodass Sie sich beide an die Punkte erinnern und sich darauf berufen können.           

6. Das Gespräch abschließen

Haben Sie alle wesentlichen Informationen übermittelt und ergeben sich keine weiteren Fragen, dann leiten Sie zum Gesprächsabschluss über. Signalisieren Sie, dass Sie für weitere Fragen zur Verfügung stehen, und bieten Sie bereits in der Abschlussphase an, ein weiteres Gespräch zu führen.

Dann händigen Sie dem Mitarbeiter das Kündigungsschreiben aus und fragen ihn, was er im Anschluss an das Gespräch tun möchte. Wofür sich der Mitarbeiter auch entscheidet, ob er nach Hause gehen, jemanden anrufen oder den Betriebsrat zu einer Beratung konsultieren möchte, bieten Sie Ihre Unterstützung an. Eventuell bestellen Sie ihm ein Taxi, das ihn nach Hause bringt, oder lassen ihn durch eine Begleitperson an seinen Arbeitsplatz zurückbringen.

Je nach Situation sollten Sie dem Mitarbeiter auch einen diskreten Raum zur Verfügung stellen, in den er sich kurz zurückziehen kann. 

Ziele und Erfolgskriterien dieses Schritts:

Sie haben das Kündigungsgespräch erfolgreich absolviert, wenn Sie die sechs Schritte berücksichtigt haben. Nach der Gesprächseröffnung erfolgt die Aussprache der Kündigung. Die emotionalen Reaktionen darauf akzeptieren Sie verständnisvoll und geben dann eine kurze sachliche Begründung der Kündigung. Im Anschluss stimmen Sie die weitere Vorgehensweise ab und schließen das Gespräch ab.