2.3 Das Gespräch durchführen

Sicherlich verläuft in der Praxis jedes Mitarbeitergespräch anders. Es ist jedoch sinnvoll, den Gesprächsverlauf grundsätzlich zu strukturieren. Teilen Sie das Gespräch in folgende Phasen ein:

Begrüßen

Da Sie der Initiator des Gesprächs sind, begrüßen Sie Ihren Mitarbeiter und versuchen, eine positive Atmosphäre herzustellen. Nutzen Sie hierzu sogenannte Eisbrecherfragen. Erkundigen Sie sich beispielsweise nach unverfänglichen privaten Angelegenheiten (Urlaub, Situation des Lieblingsvereins usw.), indem sie offene Fragen formulieren. Bieten Sie neben einem Sitzplatz auch ein Getränk an. Setzen Sie sich über Eck. Das lockert die Atmosphäre auf und vermeidet den Eindruck, es handle sich hier um zwei Fronten.

Einleiten und strukturieren

Beginnen Sie, indem Sie dem Mitarbeiter zunächst den Zweck und das Ziel des Termins erläutern. Schildern Sie in diesem Rahmen auch, welche konkreten Inhalte und Themen besprochen werden. Hierbei hilft Ihnen die im Vorfeld durchgeführte inhaltliche Vorbereitung. Fragen Sie den Mitarbeiter, ob er darüber hinaus zusätzlich noch eigene Themen besprechen möchte. Fügen Sie diese ggf. zur Agenda hinzu. Halten Sie diese einleitenden Ausführungen möglichst knapp.

Zuhören

Erfragen Sie zu den einzelnen Themen zunächst die jeweilige Einschätzung Ihres Mitarbeiters, bevor Sie Ihre Sicht der Dinge schildern – schließlich handelt es sich um ein Mitarbeitergespräch, in dem es um den Mitarbeiter geht, nicht um die Führungskraft. Zudem birgt das den Vorteil, dass Sie auf die Aussagen reagieren können. Es ist gut möglich, dass Ihr Mitarbeiter bereits Aufgaben und Situationen anspricht, in denen er eigene Fehler entdeckt hat. Protokollieren Sie dessen Ausführungen. Durch aktives Nachfragen und Zuhören steuern Sie dabei das Gespräch. Protokollieren Sie die Ausführungen des Mitarbeiters.

Informieren und beurteilen

Im Anschluss an die Ausführungen Ihres Mitarbeiters schildern Sie nun Ihre Sicht der Dinge. Abhängig von Thema und Inhalt liefern Sie nun entweder Ihre Informationen, Ihre Einschätzung und Beurteilung oder aber auch Erwartungen und Entscheidungen. Begründen Sie dies jeweils. Formulieren Sie Ihre Aussagen als Ich-Botschaften. Damit machen Sie deutlich, dass es sich um Ihre persönliche Ansicht handelt. Verzichten Sie dagegen auf Sie-Botschaften, da diese oft vorwurfsvoll klingen und dazu führen könnten, dass das Gespräch eskaliert. Achten Sie aber nach wie vor darauf, dass Ihr Redeanteil erheblich geringer ist, als der Ihres Mitarbeiters. Protokollieren Sie auch Ihre eigenen Ausführungen.

Zuhören

Hören Sie sich nun wieder die Meinung Ihres Mitarbeiters zu Ihren eigenen Ausführungen an.  Stellen Sie unterstützend offene Fragen, um zu klären, ob Ihr Mitarbeiter Ihren Standpunkt korrekt verstanden hat.

Vereinbaren

Nach dem wechselseitigen Austausch sind beide Standpunkte bekannt. Auf dieser Basis versuchen Sie jetzt, im fairen Miteinander zu einer Vereinbarung zu kommen, und Ziele mit den zugehörigen Maßnahmen zu formulieren. Je nach Zweck und Inhalt des Gesprächs können das etwa neue Aufgabenbereiche, Personalentwicklungsmaßnahmen, Verhaltensänderungen, Vereinbarungen zur Erreichung bestimmter Kennzahlen, Verbesserungen ausgewählter Arbeitsbedingungen oder Ähnliches sein. Gestalten Sie die Vereinbarungen so, dass Sie tatsächlich messen können, inwieweit diese erreicht und eingehalten werden. Respektieren Sie in dieser Gesprächsphase die Einschätzung Ihres Mitarbeiters. Erkennen Sie ihn in der inhaltlichen Sache als Experten an. Verstehen Sie diese Phase jedoch nicht als Phase des Feilschens. Diskutieren Sie nicht über die Berechtigung Ihrer Entscheidungen.

Beenden

Fassen Sie abschließend die besprochenen Punkte zusammen, indem Sie die wichtigsten Aspekte und konkrete Vereinbarungen wiederholen. Lassen Sie sich versichern, dass Ihr Mitarbeiter diesem Resümee zustimmt. Klären Sie etwaige Unstimmigkeiten. Legen Sie das weitere Vorgehen fest und sagen Sie dem Mitarbeiter zu, dass er zeitnah ein Protokoll des Gesprächs erhält. Beenden Sie das Gespräch mit einigen motivierenden Worten und lassen Sie es mit einer lockern Plauderei ausklingen – ähnlich wie bei der Gesprächseröffnung.

Sie können diesen Schritt abschließen und als Erfolg verbuchen, wenn Sie und Ihr Mitarbeiter entspannt aus dem Termin kommen, alle Aspekte angesprochen und einvernehmlich konkrete Vereinbarungen getroffen haben.