2.3.a Die Dynamik von Besprechungen

Je nach Teilnehmer, Themen und Besprechungsziel kann sich in der Besprechung eine unterschiedliche Dynamik entwickeln. Für Sie als Moderator ist es wichtig, sich der Dynamik bewusst zu sein und diese im Hinblick auf die Besprechungsziele entsprechend zu beeinflussen.  In Besprechungen wirken drei Arten von Dynamiken:

• Die inhaltliche Dynamik
• Die soziale Dynamik
• Die Prozess-Dynamik

Diese Dynamiken stellen Sie als Moderator vor eine Reihe handwerklicher, gruppendynamischer und kommunikativer Anforderungen. Diese lassen sich in den folgenden sechs Komplexen zusammenfassen:

• Erlebnisorientierung 
• Sachentwicklung
• Rahmensetzung 
• Potenzialentwicklung
• Arbeitsgestaltung
• Prozess-Steuerung

Inhaltliche Dynamik

Im Rahmen der inhaltlichen Dynamik einer Besprechung ist es die Aufgabe des Moderators, die Erlebnisorientierung und die Sachentwicklung zu fördern. Hier geht es darum die Sachkompetenz der Teilnehmer zu aktivieren und im Hinblick auf das Besprechungsziel zu nutzen. 

Mit der Erlebnisorientierung ist die Aufgabe des Moderators angesprochen, für die Beteiligung aller Teilnehmer zu sorgen. Hierunter sind alle Aspekte zu verstehen, die zur Herstellung einer guten Atmosphäre, die Vermeidung störender persönlicher Konflikte und die Pflege einer konstruktiven Kommunikation dienen. Aktivieren Sie als Moderator Ihre Teilnehmer und beziehen Sie die individuellen Erfahrungen und Kenntnisse aller ein! Schon dadurch vermitteln Sie allen Teilnehmer das Gefühl, an der Entstehung beteiligt gewesen zu sein. Das schafft Akzeptanz! 

Sachentwicklung meint die Aufgabe, in der Besprechung dafür zu sorgen, dass (neue) Lösungen, (neue) Ansätze und Gestaltungen zustande kommen. Der Moderator muss in allen Phasen der Bearbeitung eines Themas dafür eintreten, dass die bisherigen Grenzen in Form gewachsener Sichtweisen, Interpretationen und üblicher Denkweisen überschritten werden – und so eine inhaltliche Weiterentwicklung des Themas stattfindet. Lassen Sie als Moderator Killerphrasen (z. B. „Sie haben doch keine Ahnung!“) und Tilgungen (z. B. „Das hat noch nie funktioniert und wird auch nie funktionieren!“) keinen Raum. Ermutigen Sie die Teilnehmer zum Perspektivenwechsel (z. B. mit Fragen wie „Was glauben Sie, meinen Ihre Kunden dazu?“)! Dadurch animieren Sie zu Engagement und echter Teilnahme – und sorgen für Kreativität und Innovation!

Soziale Dynamik 

Durch Ihre Interventionen zur Rahmensetzung und  zur Potenzialentwicklung wirken Sie als Moderator auf die soziale Dynamik ein. 

Mit der Rahmensetzung ist die Aufgabe des Moderators gemeint, den Arbeitsprozess durch systematisches Handeln, durch gezielte Verfahren und durch Moderations-Techniken produktiver und wirkungsvoller zu gestalten. Setzen Sie Techniken wie Metaplan oder Brainwriting ein (Informationen hierzu finden Sie problemlos im Internet). Damit geben Sie den Teilnehmern Regeln (und zugleich auch Einschränkungen) für die Arbeitsweise vor und fördern so den Arbeitsprozess. Überlegen Sie im Rahmen der Besprechungsvorbereitung, welche Technik Sie sinnvoll zu welchem Thema einsetzen können. Bereiten Sie die Techniken passend zu den Besprechungsinhalten und organisatorisch (z. B. Metaplan-Karten, Stifte) vor. 

Potenzialentwicklung meint insbesondere die Aufgabe des Moderators, flexibel und situativ zu handeln: So können die vereinbarten Regeln und eingesetzten Moderations-Techniken produktiv und hilfreich sein, sie können unter bestimmten Bedingungen jedoch auch stören und kontraproduktiv wirken. Gehen Sie als Moderator auf sich ergebende Sachprobleme und gruppendynamische Strömungen ein! Dadurch gewährleisten Sie die Vitalität und Dynamik der Arbeit. Wichtige Hinweise auf mögliche Störszenarien (inklusive Lösungsmöglichkeiten) finden Sie unter 4. Problembehebung. Nutzen Sie die dort genannten Möglichkeiten, um schon im Vorfeld eine Liste mit weiteren möglichen Störfaktoren zu erstellen, und erfassen Sie dazu jeweils Ihre geplante Reaktion. Wenn Sie diese Checkliste verinnerlicht haben, werden Sie schnell und angemessen reagieren können.    

Prozessdynamik

Durch die Prozess-Steuerung und die Arbeitsgestaltung einer Besprechung wirken Sie als Moderator auf die Prozessdynamik ein. 

Hinsichtlich der Prozess-Steuerung gehört es zu den Aufgaben des Moderators, für eine bestimmte inhaltliche Abfolge und das sinnvolle Nacheinander der Themen zu sorgen. Prozess-Steuerung besteht aber beispielsweise auch darin, in der Besprechung Themen zurückzustellen – entweder weil sie in der jeweils aktuellen Phase stören bzw. nicht zielführend sind (z.B. Themenspeicher eröffnen). Insistieren, fragen, priorisieren und interpretieren Sie als Moderator im jeweils zweckdienlichen Umfang! Auch dadurch sorgen Sie dafür, dass eine bestimmte Qualität der geistigen Arbeit zustande kommt. 

Zur Arbeitsgestaltung vor und während der Besprechung gehören alle Aspekte der Strukturierung und Ordnung: Dabei geht es im Wesentlichen um die Regeln der Zusammenarbeit. Das Spektrum reicht hier von der Festlegung der Teilnehmeranzahl, der Regelung einer konstanten Teilnahme (bei mehrmaligen Treffen), über Regeln zur Vertraulichkeit bis hin zu Absprachen hinsichtlich einzuhaltender Pausen (Pünktlichkeit!) und einer Regel zur Dokumentation des Meetings bzw. seiner Ergebnisse. Vereinbaren Sie als Moderator frühzeitig entsprechende Regeln mit den Teilnehmern – und sorgen Sie dann für deren konsequente Einhaltung! Dadurch schaffen Sie die solide Grundlage für eine erfolgreiche Besprechung.