2.2. Prozesssteuerung und Controlling

Ein derart komplexer Prozess benötigt eine wirksame Steuerung, damit in der vorgegebenen Zeit alle Teilschritte geplant und dann wie ein Uhrwerk umgesetzt werden. Für die in 2.1 gewichteten Projektziele sollten Sie Kriterien und Erwartungswerte festlegen und wöchentlich messen. So erkennen Sie den Erfolg Ihrer Maßnahmen und stellen frühzeitig fest, wenn die erwarteten Wirkungen ausbleiben und Sie nachsteuern müssen.

• Benennen Sie einen Lenkungsausschuss mit drei bis maximal fünf Vertretern der Geschäftsführung. Der Lenkungsausschuss begleitet im Hintergrund die Verhandlungen zum Interessenausgleich/Sozialplan und trifft die finalen Entscheidungen. Sofern die Geschäftsführung aus mehr als fünf Mitgliedern besteht, sollten drei Geschäftsführer aus dem Kreis damit betraut werden, die über die fachliche Erfahrung, persönliche Ausgewogenheit, Autorität sowie ein hohes Ansehen im Unternehmen verfügen. Der Projektleiter berichtet dem Lenkungsausschuss monatlich über den Stand des Projekts und stimmt wichtige Entscheidungen mit dem Lenkungsausschuss ab. Der Lenkungsausschuss informiert – gemäß gegebener firmenspezifischer Regelungen – die Vertreter der Eigentümer bzw. den Aufsichtsrat.
• Die Projektleitung sollten Sie grundsätzlich mit dem Personalleiter besetzen. Er ist grundsätzlich auch der Verhandlungsführer gegenüber dem Betriebsrat. Sofern er nicht selbst über umfangreiche Erfahrung im Projektmanagement verfügt, sollte ihm ein Projektassistent zur Seite gestellt werden.
• Das Projektteam sollte möglichst klein sein, um eine enge Abstimmung und hohe Vertraulichkeit zu gewährleisten. Zum Projektteam sollten neben dem Personalleiter ein weiterer Personaler, ein Jurist sowie ein Controller gehören, der Personaldaten aufbereiten, Analysen und Simulationsrechungen durchführen kann. Außerdem sollte der für das Reorganisationsprojekt verantwortliche Projektmanager zumindest temporär dem Projektteam zur Verfügung stehen. 
• Erstellen Sie ein Budget für die wichtigsten Kostenfaktoren wie Abfindungen, Transferleistungen und Vertragsrestlaufzeiten.
• Ermitteln Sie während der Umsetzung regelmäßig den Personalbestand, erfolgte und vereinbarte Austritte, den offenen Personalüberhang und die Kosten.

Auf diese Weise stellen Sie eine effektive Steuerung und Realisierung Ihres Personalabbauprojekts sicher.