2.2. Die Soll-Strategie

„Hier geht es zunächst darum, Ziele zu definieren und dazu passende Vorgehensweisen zu sondieren, die genau an den Interaktionspunkten greifen, die Sie für Ihre Mitarbeiter (oder spezielle Mitarbeitergruppen) optimieren wollen. Dazu erstellen Sie einen Fragenkatalog in „Wir“-Tonalität, den Sie gemeinsam mit anderen Führungskräften diskutieren. Zu den wichtigsten Fragen zählen dabei:

• Wie können wir uns von alten, unerwünschten Strukturen und Prozessen lösen und konstruktive Netzwerkstrukturen in unserem Unternehmen schaffen?

• Wie können wir die Loyalität unserer Mitarbeiter fördern, ihre Bleibelust steigern und uns vor kostspieliger Mitarbeiterfluktuation schützen?

• Wie können wir unsere Mitarbeiter dazu bringen, aktive und positive Botschafter der Firma zu werden, und welche Touchpoints eignen sich besonders dafür?

• Wie können wir das Potenzial unserer Mitarbeiter fördern? 

Weitere Fragen sollten abbilden, wie Sie an den einzelnen Kontaktpunkten mit nicht-monetären Faktoren Begeisterung wecken können, wie eine Zeitachse für die Umsetzung entsprechender Maßnahmen aussehen könnte und welche weiteren Punkte sich aus den unternehmensspezifischen Anforderungen an das Team bzw. die Abteilung ergeben.

Nun betrachten Sie noch einmal rückblickend die Ergebnisse aus der Analyse des Ist-Zustands und konkretisieren Sie dann in der Diskussion schlüssige Ziele. Daraus könnten sich zum Beispiel solche konstruktiven Maßnahmen ableiten lassen:

• Begrüßen Sie Ihre Mitarbeiter jeden Montag freundlich per Mail

• Achten Sie auf Geburtstage und gratulieren Sie dem Mitarbeiter

• Richten Sie eine anonyme „Meckerbox“ ein, damit Sie auch außerhalb der offiziellen Meetings Feedback erhalten
• Zeigen Sie Flexibilität: Lassen Sie ein Meeting nicht am Donnerstag, sondern am Freitag stattfinden, weil Frau X  dann ihr Kind später aus der Kita abholen und entspannter am Meeting teilnehmen kann

• Seien Sie aufmerksam: Herr M. hat erzählt, dass er in seinem Verein sehr aktiv in der Organisation von Events ist. Er wäre der richtige, um den nächsten Workshop der Abteilung zu koordinieren.

Damit sich die von Ihnen erarbeiteten Maßnahmen als dauerhaft erfolgreich, also vor allem motivierend und leistungssteigernd, erweisen, bedarf es einer Kommunikation, mit der Sie Ihre Mitarbeiter begeistern. Prüfen Sie Ihr eigenes Verhalten auf sogenannte Enttäuschungs-, OK- und Begeisterungsfaktoren hin ab:
Selbst bei berechtigter Kritik an einem Mitarbeiter wird er frustriert reagieren, wenn Sie ihn abstrafen und unter Druck setzen. Vielleicht wird er seine Aufgaben nun vorübergehend besser erfüllen, aber nicht aus Freude an der Leistung, sondern aus Angst vor Strafe.

Dagegen kann Ihr Mitarbeiter Kritik (in aller Regel) akzeptieren, wenn Sie sie in die folgenden vier Schritte einteilen:

• Beobachtung: Sagen Sie, was Sie wahrnehmen (z. B.: Bericht weist Formulierungsschwächen auf).        
• Gefühle zeigen: Sagen Sie, dass Sie unzufrieden und/oder enttäuscht sind.
• Bedürfnisse erklären: Sagen Sie, warum Sie unzufrieden mit der Leistung sind.
• Ziele erläutern: Vermitteln Sie, was Sie mit der Leistung erreichen und deshalb daran konkret verändert haben wollen.
  

Diese OK-Faktoren sorgen dafür, dass sich der Mitarbeiter verstanden fühlt und er außerdem versteht, worum es Ihnen geht. Er wird nun angstfreier arbeiten, doch motiviert ist er noch nicht.
Begeisterung entsteht, wenn Sie  

• auf Vorwürfe verzichten,
• Pausen machen, damit der Mitarbeiter nachdenken und reden kann,
• dem Mitarbeiter die Chance geben, die Lösung für das Problem selbst zu finden.
  

Prüfen Sie Ihre Kommunikation – an allen Touchpoints – darauf hin ab. Je begeisternder Sie kommunizieren, je stärker Sie auf die Eigenorganisation und Eigenverantwortung des Mitarbeiters setzen, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass Aufgaben in Ihrem Sinne erledigt werden. 

Der dritte Bereich innerhalb der Sollstrategie ist die Motivation der Mitarbeiter durch Kunden. Wenn möglich, bringen Sie Kunden und Mitarbeiter direkt zusammen, z. B.

• bei einem „Praktikum“, in welchem der Kollege aus Produktion oder Marketing vorübergehend im Handel bzw. stationären Verkaufsgeschäft arbeitet
• bei Workshops und Demo-Labs, in denen Kunden auf Entwickler treffen

Sie haben nun den zweiten Teilschritt erarbeitet. Sie kennen die Interaktionspunkte, an denen Ihre Mitarbeiter Sie sehen möchten, Sie haben Ihren Kommunikationsstil analysiert und wissen, wie Sie Ihre Mitarbeiter ansprechen sollten, um sie zu motivieren. Nun folgt die operative Umsetzung Ihrer Strategie, damit aus dem Soll-Zustand der neue Ist-Zustand wird.