2.2. Die operative Planung vornehmen

In diesem Schritt treffen Sie die Entscheidung darüber, wie Sie die MAB konkret umsetzen. Dieser Schritt ist wichtig, damit die Mitarbeiter umfassend über die Befragung informiert sind, die Rücklaufquote möglichst hoch ist und die Befragung später reibungslos abläuft.

  • Setzen Sie für die Realisierung der MAB ein eigenständiges Projekt auf. Die Aufgabe des Projektteams besteht darin, die MAB sowohl inhaltlich mitzugestalten als auch aus Mitbestimmungssicht zu legitimieren. Darüber hinaus stehen die Mitglieder des Projektteams bei etwaigen Fragen der Mitarbeiter vor, während und nach der Befragung als  Ansprechpartner zur Verfügung. Integrieren Sie insofern Mitglieder aus unterschiedlichen Bereichen in das Projektteam: Geschäftsführung, Personalabteilung, Betriebsrat, Datenschutzbeauftragter, Qualitätsmanagement, gegebenenfalls Führungskräfte wichtiger Abteilungen sowie eventuell externe Berater zur Unterstützung bei Konzeption und Auswertung. Gestalten Sie das Projektteam nicht zu groß. Ein Kernprojektteam von drei bis fünf Mitgliedern sichert Handlungsfähigkeit.
  • Entwickeln Sie einen Projektplan. Eine MAB stellt oft einen recht großen und komplexen Aufgabenbereich dar. Legen Sie zur Orientierung in einem Projektplan fest, welche Aufgaben innerhalb welcher Zeiträume erledigt werden sollen und weisen Sie den Aufgaben jeweils Verantwortliche aus dem Projektteam zu. Eine mögliche Grobstruktur hierfür bieten die sechs Schritte der vorliegenden Methode. So arbeiten Sie die Aufgaben strukturiert ab und können dafür Sorge tragen, dass nichts vergessen und der zeitliche Rahmen eingehalten wird.
  • Planen Sie die Anzahl der zu befragenden Personen. Sie müssen die Entscheidung treffen, ob Sie alle oder nur einen Teil der Mitarbeiter befragen möchten. Entscheiden Sie sich für eine Stichprobenbefragung, wenn die MAB – in Abhängigkeit vom Ziel – nur einen Teil der Mitarbeiter betrifft oder die Anzahl aller Mitarbeiter zu groß erscheint. insbesondere bei einer eher geringen Mitarbeiterzahl sollten Sie dagegen auf eine Vollbefragung zurückgreifen, um die Repräsentativität zu erhöhen.
  • Entscheiden Sie hinsichtlich der Art der Befragung, ob sie online oder schriftlich erfolgen soll. Für eine Online-Befragung spricht, dass die MAB über das Inter- oder Intranet eine weite und schnelle Verbreitung findet, die zu keinen hohen Verteilungskosten führt. Im Falle einer etwaigen Wiederholung der Befragung zu späteren Zeitpunkten können Sie so zudem auf die Befragung zurückgreifen und sie leicht erneut anstoßen. Darüber hinaus stehen die Daten direkt zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung. Sollte jedoch eine Vielzahl der Mitarbeiter keinen Online-Zugang haben oder die Anzahl der befragten Mitarbeiter eher gering sein, eignet sich die schriftliche Befragung. Hier liegt die Befragung physisch in Papierform vor. Sie wird vervielfältigt und an die Teilnehmer ausgehändigt.
  • Legen Sie die Lage und Dauer des Befragungszeitraums fest. Positionieren Sie die MAB in einen Zeitraum, in dem möglichst alle Mitarbeiter im Unternehmen anwesend sind. Vermeiden Sie Zeiträume, die erhöhte betriebliche Belastungen oder erhöhten Krankenstand erwarten lassen.   Idealerweise bietet sich der Zeitraum vor den Sommerferien oder vor einem anderen urlaubsstarken Zeitraum an. Führen Sie Auswertung und Aufbereitung der Daten dann in den Ferien durch. So können Sie die Ergebnisse bereits nach den Ferien präsentieren und gegebenenfalls erste Maßnahmen anstoßen. Durch dieses Vorgehen verringert sich die gefühlte „Reaktionszeit“ aus Sicht der Mitarbeiter. Befristen Sie den konkreten Befragungszeitraum auf zwei bis vier Wochen. So räumen Sie den Mitarbeitern genügend Zeit ein, die Fragen in Ruhe zu beantworten und beschränken den Befragungszeitraum sinnvoll.
  • Planen Sie die Öffentlichkeitsarbeit für die MAB. Kündigen Sie die MAB frühzeitig an. Damit stellen Sie deren Wichtigkeit heraus. Kommunizieren Sie den Zeitplan der MAB, ihren Sinn und Zweck und die zuständigen Ansprechpartner, damit die Mitarbeiter bei Fragen direkt Kontakt aufnehmen können. Legen Sie im Projektplan zudem weitere Meilensteine der Kommunikation fest, beispielsweise kurz vor der Datenerhebung (Details zu Ablauf und Werbung für die MAB), während der Datenerhebung (Erinnerung) und nach der Datenerhebung (Dank und Ankündigung der Ergebnis-Präsentation). Die frühzeitige und laufende Kommunikation an Mitarbeiter und Betriebsrat steigert die Transparenz und sichert die Akzeptanz der Befragung.