2.2 Die Besprechung vorbereiten

Die gute Vorbereitung ist Voraussetzung für eine erfolgreiche Besprechung. Bereiten Sie deshalb Ihre Besprechung sowohl organisatorisch als auch inhaltlich sorgfältig vor.

Die organisatorische Vorbereitung von Besprechungen erfolgt in den meisten Fällen recht routiniert, weil die Notwendigkeiten eindeutig sind: Räume und Getränke buchen, dafür sorgen, dass alle notwendigen Arbeitsmaterialien zur Verfügung stehen, die Einladungen mit der Tagesordnung an alle Beteiligten verschicken. 

Die inhaltliche Vorbereitung einer Besprechung erfolgt dagegen häufig oberflächlicher. Systematische inhaltliche Vorbereitung erfordert einen erheblichen Zeitaufwand – und dieser wird nicht selten gescheut. Es gilt, die Themen für die Besprechung im Vorfeld zu sammeln, das Besprechungsziel zu definieren, die Tagesordnung zu erstellen, Überlegungen zur Arbeitsform und zur Arbeitstechnik anzustellen. Zusätzlich kostet es Zeit, zu durchdenken, wer von den Teilnehmern was vorbereiten sollte und wie dies inhaltlich mit den Betroffenen abzustimmen ist.

Nehmen Sie sich bewusst die Zeit, die Besprechung unter allen genannten Aspekten sorgfältig vorzubereiten! Schon sehr bald werden Sie die positiven Auswirkungen auf den Verlauf und das Ergebnis der Besprechung erfahren. Sie werden nicht nur den Zeitrahmen einhalten, sondern auch das inhaltliche Besprechungsziel erreichen. Und die Mitarbeiter werden die Besprechung mit dem guten Gefühl verlassen, einen sinnvollen Beitrag erbracht zu haben. 

Inhaltliche Vorbereitung: 

• Die Themen im Vorfeld sammeln 
• Die Ziele der Besprechung definieren
• Die Tagesordnung erstellen (inkl. Zeitbedarf der Tagesordnungspunkte)
• Die geeignete Arbeitsform und -technik auswählen und vorbereiten

Organisatorische Vorbereitung: 

• Die Teilnehmer mit einer Tagesordnung einladen
• Ggf. individuelle Vorbereitungsleistungen mit einzelnen Teilnehmern absprechen und verbindlich abstimmen (z.B. Ziel des Beitrags, Inhalte, Zeitbedarf)
• Den Raum buchen und die Arbeitsmaterialien beschaffen
• Die wesentlichen Regeln des Meetings gegenüber sämtlichen Teilnehmern kommunizieren

Folgende wichtige Besprechungsregeln sind im Rahmen der Vorbereitung bereits zu berücksichtigen:

• Pünktlich sein und Anspruch auf Pünktlichkeit vertreten
• Ungestörtheit über den gesamten Verlauf der Besprechung 
• Anfang und Ende der Besprechung definieren
• Regelmäßige Pausen (Arbeitsabschnitte von 60 bis max. 90 Minuten)
• Kaffee, Kaltgetränke, frische Luft
• Alle notwendigen Arbeitsmaterialien vorhalten (z. B. Flip-Chart, Pinnwand)

Sie haben diesen Schritt erfolgreich bewältigt, wenn Sie einzelne Teilnehmer testweise befragt haben, ob sie sich von Ihnen vollständig vorinformiert fühlen und ihnen alle Aspekte des bevorstehenden Meetings klar sind.