2.2 Den Ist-Zustand bestimmen

Um den Ist-Zustand Ihrer Teamarbeit zu bestimmen, halten Sie Rückschau, wie Sie und Ihr Team bisher arbeiten. Schätzen Sie dabei die einzelnen Teammitglieder und die Leistung des Teams detailliert ein. 

Für den gewünschten Soll-Zustand haben Sie bereits verschiedene Anforderungsprofile für Ihre Teammitglieder erstellt. Zu jedem Teammitglied und jedem Punkt des Anforderungsprofils schätzen Sie nun also ein, inwieweit der einzelne Mitarbeiter diesen Punkt erfüllt. Bei dem Vergleich erkennen Sie, ob Mitarbeiter von Ihnen bei bestimmten Themen noch Weiterbildungsbedarf haben. Eine solche Maßnahme könnte sein, dass Sie – beispielsweise Ihrem Business-Analysten – einen einwöchigen, praxisnahen Einsatz in dem Fachbereich ermöglichen, in dessen Kompetenzfeld seine Defizite angesiedelt sind (auch als Stage bezeichnet). 

Das einzelne Teammitglied schätzt sich selbst ebenfalls anhand des Anforderungsprofils ein. Im Anschluss gleichen Sie Ihre Einschätzung mit der des Teammitglieds ab. Bei diesem Bildabgleich erhalten Sie zweifachen Nutzen: Zum einen sehen Sie, wie Sie und Ihr Mitarbeiter seine Leistungen einschätzen und zum anderen bekommen Sie hier die Basis für Handlungsmaßnahmen, um den Mitarbeiter gezielt anhand des Anforderungsprofils zu entwickeln. Gehen die Einschätzungen stark auseinander, entscheiden tendenziell Sie, was zu tun ist. Die Praxis wird zeigen, ob Ihre Einschätzung richtig war. Diesen Bildabgleich wiederholen Sie mit jedem einzelnen Teammitglied. Alle fälligen Weiterbildungsmaßnahmen, Aufgabenrotationen o. Ä. werden unter Gliederungspunkt 2.3 konkret in der Maßnahmenliste aufgenommen und terminiert.

Schätzen Sie anschließend die Teamarbeit an sich ein. Dabei helfen Ihnen folgende Vorgehensweisen: 

1. Mit Hilfe einer Leistungsbilanz halten Sie fest, was Sie und Ihr Team bisher erreicht haben und was bisher nicht erreicht wurde.

Erfolg	Misserfolg
Was wurde erreicht?	Was wurde nicht erreicht?Was wurde zu viel gemacht?

2. Mithilfe der emotionalen Bilanz erkennen Sie, was in der Zusammenarbeit mit den einzelnen Mitarbeitern, im Team und mit externen Partnern gut läuft und was noch Mühe bereitet.

Positive Gefühle	Negative Gefühle
Was macht Spaß? Was motiviert?	Was nervt / blockiert / strengt an?
– mit den einzelnen Teammitarbeitern – in der Zusammenarbeit im Team – mit externen Partnern	– mit den einzelnen Teammitarbeitern – in der Zusammenarbeit im Team – mit externen Partnern

Nicht nur Sie als Teamverantwortlicher ziehen eine Bilanz, sondern auch Ihr Team. Planen Sie dafür einen Workshop, der – wenn möglich – außerhalb Ihres Unternehmens stattfindet. Zu Beginn des Workshops führen Sie in das Thema ein, indem Sie dem Team Ihren Eindruck mitteilen. Sie strukturieren Ihre Rückmeldung in:

• Rückblick: Was ist in der Vergangenheit passiert? Was wurde erreicht? Was waren die Rahmenbedingungen? 
• Ausblick: Was wird von uns erwartet? Wie schätze ich das Umfeld ein? Welche Rahmenbedingungen kommen auf uns zu? Wo geht die Reise hin? 
• Erwartungen / Wünsche: Was erwarte ich von mir bzw. von uns als Team? Wie sollten wir mit den Gegebenheiten bzw. miteinander umgehen? Wie sollten wir besondere Herausforderungen handhaben? 

Im Anschluss machen alle Teammitglieder in Einzelarbeit ihre Bilanzen zur Teamarbeit (emotionale Bilanz und Leistungsbilanz). Danach teilt jeder dem Plenum mit, was ihm für eine optimierte Teamarbeit bedeutend erscheint. Aus den Ergebnissen des Workshops entsteht eine Sammlung relevanter Themen, die das Team für die Weiterentwicklung des Teams als wichtig erachtet.

Erfahrungsgemäß ist genau dieser Austausch im Team für alle von großem Nutzen, denn oftmals bemerkt der Einzelne im Alltag nicht oder zu wenig, wie gewisse Dinge bei seinen Kollegen und Kolleginnen ankommen bzw. wahrgenommen werden. Dieser Austausch ist somit eine wichtige Voraussetzung dafür, dass das Team in Zukunft runder zusammenarbeitet.

In diesem Schritt ist entscheidend, dass Sie mit Ihrem Team ein der Realität entsprechendes Bild erarbeiten. Unstimmigkeiten werden nicht kleiner, indem Sie sie ignorieren oder beschönigen. Negative Übertreibungen können allerdings auch Schaden anrichten. Begreifen Sie das realitätsgetreue Bild als Chance, um Ihr Team weiterzuentwickeln. Es hilft an dieser Stelle, wenn es allen Beteiligten gleichermaßen wichtig ist, Höchstleistung zu erzielen.

Diesen Arbeitsschritt haben Sie erfolgreich gemeistert, wenn die Ist-Situation klar und vollständig erfasst ist und Sie die Bilder der einzelnen Teammitglieder abgeglichen und diskutiert haben.