2.2 Das schwierige Mitarbeitergespräch führen

Jedes Gespräch – egal ob bilateral oder multilateral – wird vom Einladenden eröffnet. Hauptziel der Gesprächseröffnung ist es, dass spätestens jetzt allen Teilnehmern klar wird, weshalb sie da sind und worum es geht. Betonen Sie Ihrem Mitarbeiter gegenüber die Bedeutung des Gesprächs und informieren ihn anschließend über das Ziel und den Ablauf. 

Der spezifische Gesprächsverlauf ist natürlich in jedem Einzelfall unterschiedlich, aber folgendermaßen könnte das Gespräch sich entwickeln:

Einleitung

Sie nennen den Anlass bzw. den Auslöser für das Gespräch und betonen Ihre klärenden Absichten im Umgang mit dem Problem. Das könnte so aussehen: „Es sind verschiedene Dinge in der Vergangenheit vorgefallen, die ich als Ihr Vorgesetzter für unsere Zusammenarbeit nicht einfach stillschweigend akzeptieren kann und werde. Über diese Dinge möchte ich mit Ihnen reden und einen konkreten Plan für die Zukunft entwickeln.“

Rückmeldung zum Fehlverhalten

Sie schildern aus Ihrer Sicht die Situation, mit der Sie nicht zufrieden sind. Dabei helfen Ihnen u. a. die Antworten auf folgende Fragen:

• Was war die Ausgangslage?
• Was hat der Mitarbeitende gemacht?
• Was hat das Verhalten des Mitarbeitenden bewirkt?
• Welches Verhalten wäre in der Situation angemessen gewesen?

Detaillierte Antworten haben Sie bereits im vorherigen Schritt ausgearbeitet. Teilen Sie Ihr Bild der Situation mit, ohne sich unterbrechen zu lassen. Erst nachdem Sie mit Ihren Ausführungen fertig sind, geben Sie dem Mitarbeiter Gelegenheit, selbst Stellung zu nehmen. Jetzt hören Sie nur zu. Hören Sie hin, was er sagt und beobachten Sie, wie der Mitarbeitende reagiert.

• Gibt der Mitarbeiter Ihnen recht, müssen Sie herausfinden, ob er seinen Fehler tatsächlich einsieht oder nur so tut. Das gelingt Ihnen, wenn Sie mit ihm die Maßnahmen für die Zukunft entwickeln. Ist er einsichtig, beteiligt er sich aktiv bei der Maßnahmenentwicklung. Er zeigt, dass ihm seine Fehler unangenehm oder vielleicht sogar peinlich sind. Ist er dagegen uneinsichtig, hält er sich mit Vorschlägen zurück und wartet einfach ab, was Sie ihm sagen.
• Rechtfertigt sich der Mitarbeiter, kann das ein Zeichen für Uneinsichtigkeit sein. In diesem Fall ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass er beim nächsten Mal mit dem gleichen Fehlverhalten reagiert.
• Bestreitet er sein Verhalten, haben Sie die Situation vielleicht falsch eingeschätzt oder die Lage nicht sorgfältig genug analysiert. Alternativ: Er ist definitiv uneinsichtig.

Zum Abschluss formulieren Sie ein Fazit, was die Kernprobleme oder -defizite des Mitarbeiters umfasst.

Meine Erwartungen

Erklären Sie dem Mitarbeiter gegenüber Ihre Erwartungen bezüglich seines zukünftigen Verhaltens und des aktuellen Fehlverhaltens. Möglicherweise sollte sich der Mitarbeitende wegen seines Fehlers bei einem Dritten entschuldigen oder schadensbegrenzende Zusatzaufgaben übernehmen. Vermitteln Sie dem Mitarbeiter Ihre Erwartungen, indem Sie bei den einzelnen Situationen, in denen ein Fehlverhalten stattgefunden hat, genau darauf eingehen, welches Verhalten angemessen gewesen wäre. Formulieren Sie Ihre Erwartungen unbedingt eindeutig und verständlich. Nur wenn der Mitarbeiter weiß, wie er sich zukünftig korrekt verhält, kann neues Fehlverhalten vermieden werden. Sie können die Qualität Ihrer Arbeit steigern, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter außerdem bewusst machen, dass Sie einen positiven und konstruktiven Umgang mit Fehlern wünschen.

Nächste Schritte

Zeigen Sie dem Mitarbeiter nun die verschiedenen Optionen auf, die Sie sich vorstellen können:

• Option 1: Mitarbeiter sieht sein Fehlverhalten ein und wird sicherstellen, dass es kein zweites Mal gibt.
• Option 2: Mitarbeiter sieht sein Fehlverhalten ein und kann nicht ausschließen, dass es ein zweites Mal gibt (z. B. durch Überforderung).
• Option 3: Mitarbeiter sieht sein Fehlverhalten nicht ein und wird in Zukunft eine andere Funktion wahrnehmen.
• Option 4: Mitarbeiter sieht sein Fehlverhalten nicht ein und wird in Zukunft eine Funktion außerhalb Ihres Unternehmens wahrnehmen.

Ihr Mitarbeiter sollte die Angelegenheit ernst nehmen und sich bewusst werden, was er in Zukunft leisten will und kann. Die Ernsthaftigkeit der Situation signalisieren Sie, indem Sie ihm Zeit zum Nachdenken und zur Entscheidungsfindung geben. Sie sprechen mit ihm ab, wie viel Bedenkzeit er benötigt (in der Regel sollten ein bis zwei Tage ausreichen) und vereinbaren mit ihm einen neuen Termin zur Fortsetzung des Gespräches.

Abschluss

Fassen Sie die Absprachen sowie das weitere Vorgehen zusammen und bedanken sich für das Gespräch.

Im Gespräch ist es besonders wichtig, dass Sie Ihrem Gegenüber unmissverständlich Ihre Unzufriedenheit und ggf. die Konsequenzen für das Unternehmen mitteilen. Der Mitarbeiter muss Ihre Situation verstehen und mit Ihnen klare Absprachen für die Zukunft treffen.

Sie haben diesen Arbeitsschritt erfolgreich gemeistert, wenn Ihr Gegenüber Ihnen signalisiert, dass er verstanden hat, worum es geht und was man von ihm erwartet. Ebenso sollte allen Beteiligten das weitere Vorgehen klar sein.