2.2 Das Kündigungsgespräch vorbereiten

Nur mit einer umfassenden Vorbereitung sind Sie für die zahlreichen möglichen Fragen, die sich im Kündigungsgespräch ergeben können, gerüstet. Stellen Sie daher alle relevanten Unterlagen zusammen und arbeiten Sie diese gründlich durch. Hierbei können Sie auch Unterstützung bei Ihrem Personalleiter bzw. einem Fachanwalt für Arbeitsrecht erhalten.

Unterlagen, die Sie für ein Kündigungsgespräch benötigen [1]

• Unterlagen zu allen rechtlich relevanten Fakten (z. B. Tarif-/Einzelvertrag, Kündigungsfristen, Kündigungsschutz, usw.)
• Mitarbeiterdaten der Personalakte (z. B. Alter, Familienstand, Dauer der Unternehmenszugehörigkeit, Gehalt, noch verbleibender Urlaubsanspruch, Stand des Arbeitszeitkontos, Beurteilungen, usw.)
• bei personen- oder verhaltensbedingter Kündigung: Entstehungsgeschichte, Beweise, Abmahnungen, alle Informationen zum die Kündigung auslösenden Vorfall usw.
• bei betriebsbedingter Kündigung: Sozialplan, Auswahlfaktoren, Angebot zur Abfindung usw.
• bei Vertragsauflösung: Aufhebungsvertrag, Abfindungsangebot, Austrittstermin usw.
• Positionen zu Verhandlungsfragen (z. B. Rückzahlung von Weihnachts-/Urlaubsgeld, Verlängerung der Kündigungsfrist, Freistellung von der Arbeit, Erstattung von Fortbildungskosten, usw.)

Das Kündigungsgespräch führen Sie als direkter Vorgesetzter durch. Es ist durchaus sinnvoll, darüber nachzudenken, ob Sie eine weitere Person hinzuziehen. Das kann ein Zeuge für das Gespräch sein oder eine Person, die dem Gekündigten Beistand leistet. Insbesondere bei der Kündigung einer weiblichen Mitarbeiterin durch einen männlichen Vorgesetzten sollte möglichst eine dritte Person dabei sein, um den korrekten Ablauf zu bezeugen. Sie können den zuständigen Mitarbeiter aus dem Personalbereich, ein Mitglied des Betriebsrates oder auch den Betriebsarzt hinzuziehen.

Rechtliche Aspekte bei Kündigungen, die Sie unbedingt beachten müssen

1. Eine Kündigung ohne Anhörung des Betriebsrates ist unwirksam, deshalb informieren Sie den Betriebsrat schriftlich und legen Sie die Kündigungsgründe detailliert dar. Der Betriebsrat hat eine Woche Zeit für seine Stellungnahme.
2. Eine Kündigung muss schriftlich ausgehändigt werden. Am besten gibt es einen Zeugen, der die Übergabe des Kündigungsschreibens bestätigen kann.
3. Bei einer fristlosen Kündigung, wie beispielsweise bei nachgewiesenem Betrug oder Diebstahl, haben Sie zwei Wochen Zeit zu reagieren, nachdem Ihnen der Kündigungsgrund bekannt geworden ist. Deshalb ist es wichtig, sofort zu handeln.

Legen Sie für das Kündigungsgespräch einen fairen Termin fest. Dieser ist bezüglich des Wochentags prinzipiell eher Montag, Dienstag oder Mittwoch, sodass Ihrem Mitarbeiter noch die Möglichkeit für ein Folgegespräch bleibt. Hinsichtlich der Tageszeit bietet sich der frühe Nachmittag an, so erreicht der Mitarbeiter noch jemanden zum Austausch. Wenn es Ihnen möglich ist, sollten Sie auch sensibel sein, was den Tag angeht. So ist ein Geburtstag oder Firmenjubiläum oder der Zeitraum direkt vor Weihnachten nicht geeignet. Grundsätzlich müssen Sie sich für das Gespräch mental gut fühlen, daher wählen Sie eine Uhrzeit, bei der Sie Ihr Leistungshoch haben.

Das Gespräch sollten Sie entsprechend Ihren internen Gepflogenheiten ankündigen und auf die Frage des Mitarbeiters, worum es geht, ist eine allgemeine Formulierung – wie z. B. „Ich möchte mit Ihnen über Sie persönlich sprechen“ – hilfreich.

Die Gesprächsatmosphäre sollte angemessen sein. Bereiten Sie das Kündigungsgespräch so vor, dass es in einem ruhigen Raum stattfindet. Achten Sie darauf, dass Sie nicht gestört werden. Auch wenn das eigentliche Kündigungsgespräch nur zwischen 10 und 20 Minuten dauert, sollten Sie zusätzliche Reservezeit einplanen für den Fall, dass Sie dem Gekündigten eine Reihe von Fragen beantworten oder Sachverhalte mehrmals wiederholen müssen, oder es die emotionale Stabilität des Gekündigten nicht zulässt, ihn aus Ihrem Büro zu entlassen. Setzen Sie sich an Ihren Besprechungstisch, damit signalisieren Sie gleiche Augenhöhe, bieten Sie ein Glas Wasser an und halten Sie für alle Fälle Taschentücher bereit.

Bereiten Sie sich für das Gespräch im Vorfeld eine Checkliste mit dem Verlauf vor. Die wichtigsten Sätze sollten Sie vorformulieren und mehrmals aussprechen, sodass sie Ihnen auch in einer angespannten Atmosphäre routiniert über die Lippen gehen. Eine besondere Bedeutung kommt dem ersten Satz, der Gesprächseröffnung, zu. Lernen Sie diesen auswendig und üben Sie ihn, indem Sie ihn immer wieder aussprechen und beispielsweise mit einem Diktiergerät aufnehmen. Beim Anhören werden Sie feststellen, wann Sie den Satz gut formulieren.

Ziele und Erfolgskriterien dieses Schritts:

Sie haben diesen Schritt erfolgreich absolviert, wenn Sie alle für das Kündigungsgespräch nötigen Unterlagen vorbereitet und sich vergewissert haben, dass Sie alle Informationen, die Sie benötigen, zusammengetragen haben. Beachten Sie unbedingt alle relevanten rechtlichen Aspekte und versichern Sie sich diesbezüglich besser zweimal. Sie haben entschieden, ob Sie einen Zeugen zum Kündigungsgespräch hinzuziehen, das Kündigungsgespräch zu einem fairen Termin festgelegt und es mit einer allgemeinen Formulierung angekündigt.

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[1] Vgl. Röttgers, B.: „Schützen Sie durch faire Kündigungsgespräche auch in schwierigen Zeiten den Ruf Ihrer Firma.“ In: Kommunikation im Management. Verlag für die Deutsche Wirtschaft, 2005, S. K 870/1.