2.2. Das GSP-Prinzip – Zeit und Energie wirkungsvoll einsetzen

Perfektionismus ist keine Stärke, sondern eine Schwäche. Erkennen und beachten Sie den Unterschied zwischen gut und perfekt erledigter Arbeit.

Das GSP (Gut statt perfekt)-Prinzip lautet: „Lösen Sie sich von Ihrem Anspruch auf die perfekte Erledigung Ihrer Arbeit, und begnügen Sie sich damit, etwas gut gemacht zu haben.“ Mit dieser Einstellung erledigen Sie Ihre Aufgaben schneller, sind zufriedener mit sich, und haben mehr Zeit zur Verfügung, die Sie für andere Aufgaben lohnender investieren können. Es geht dabei um das Verhältnis zwischen Aufwand und Ergebnis: Wenn Sie beispielsweise für ein nur kurzes, aber „perfektes“ Protokoll einen halben Tag benötigen, so entspricht Ihr Ergebnis vermutlich trotzdem nicht dem Wert eines halben Arbeitstages.

So umgehen Sie effektiv Perfektionismus-Fallen

Falle 1: Sie sind überpünktlich.
Gehen Sie Ihre Termine entspannt an. Seien Sie pünktlich – das wird zu Recht von Ihnen erwartet. Vermeiden Sie jedoch Überpünktlichkeit: Niemand dankt es Ihnen, wenn Sie eine Viertelstunde vor einem Termin schon da sind.

Falle 2: Sie halten zu viel Ordnung.
Wenn Sie sich beispielsweise oft und lange mit Aufräumen beschäftigen, schränken Sie die Tätigkeit ein. Legen Sie eine bestimmte Zeit dafür fest, z. B. zehn Minuten täglich. Halten Sie sich an Ihr Zeitlimit! Auch wenn es Ihnen schwerfallen sollte: Erlauben Sie sich ruhig etwas Unordnung!

Falle 3: Sie sind übertrieben pflichtbewusst.
Sie glauben, alles müsse 100-prozentig erledigt werden – vermutlich am besten von Ihnen selbst. Und deshalb nehmen Sie auch in Kauf, länger zu arbeiten? Denken Sie um! Delegieren Sie. Und wo es nötig ist, sollten Sie das Ergebnis kontrollieren. Aber keinesfalls ständig!  

Falle 4: Sie träumen von Fehlerfreiheit.
Trainieren Sie den Grundsatz erfolgreicher Menschen: „Fehler zu machen, ist erlaubt. Nur wiederholen sollte man sie nicht.“ Schließlich kann man aus Fehlern lernen! Geben Sie eigene Fehler offen zu und reagieren Sie angemessen auf die Missgeschicke anderer.

Falle 5: Sie bringen mehr Leistung als erforderlich.
Eignen Sie sich nicht Aufgaben an, für die Sie nicht in der Pflicht stehen. Verlassen Sie sich auf das funktionierende Team und nutzen Sie Ihre Zeit sinnvoll für eigene Projekte.

Setzen Sie sich konkrete Bearbeitungsregeln

  • Überlegen Sie sich vor der Bearbeitung einer Aufgabe genau: Was ist hier das Ziel: maximale Qualität? Schnelligkeit? Nehmen Sie sich ein paar Ihrer Aufgabenbereiche vor, analysieren Sie die tatsächliche Zielsetzung und planen Sie ggf. entsprechende Veränderungen ein.
  • Korrespondenz: Verzichten Sie auf unnötig lange Antwortbriefe.
  • E-Mails: Nutzen Sie, wo dies möglich ist, E-Mails. Schreiben Sie kurz und schnörkellos. Halten Sie sich nicht (zu) lange mit dem Korrekturlesen von E-Mails auf.
  • Erstellen Sie Musterantworten für die häufigsten Anfragen.