2.2.a Dokumente zur Gesprächsvorbereitung

Bedienen Sie sich der folgenden Dokumente, um sich im Vorfeld auf die konkrete Situation des Mitarbeiters vorzubereiten und die Fragen individuell auszurichten:

Ergebnisprotokoll

Wenn Sie bereits in der Vergangenheit Gespräche mit dem Mitarbeiter geführt haben, sollten Sie das aktuelle Gespräch um Ergebnisse und Maßnahmen aus dem letzten Gespräch anreichern. Schauen Sie sich im Protokoll an, über was Sie beim letzten Mal gesprochen haben, wie Ihre Einschätzung und die des Mitarbeiters ausgefallen sind und welche Maßnahmen Sie vereinbart haben. Besprechen Sie im aktuellen Gespräch, inwieweit sich Änderungen ergeben oder Erwartungen erfüllt haben. Mit dem Ergebnisprotokoll besitzen Sie bei jedem Mitarbeitergespräch eine Basis, auf der Sie das Gespräch aufbauen können.

Zielvereinbarung

Neben der Thematisierung von Aufgaben und Leistungsbeurteilungen vereinbaren Mitarbeiter und Führungskraft konkrete Ziele für einen bestimmten Zeitraum – in der Regel ein Jahr. Wenn eine Zielvereinbarung aus dem vergangenen Jahr vorliegt, sollten Sie diese Ziele prüfen: Sind sie erreicht worden? In welchem Umfang sind sie erreicht worden und in welcher Qualität? Falls sie nicht erreicht wurden: Was könnten die Gründe hierfür gewesen sein? Die Analyse des aktuellen Zielerreichungsgrads dient Ihnen im Gespräch als Anker, um die Zielvereinbarung objektiv und kritisch zu hinterfragen und neue Ziele abzuleiten.

Unterjährige Notizen

Beginnen Sie die inhaltliche Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch nicht erst wenige Tage vor dem Termin, sondern fassen Sie sie als kontinuierlichen, unterjährigen Prozess auf. Machen Sie sich regelmäßig Notizen zu Ihrem Mitarbeiter. Halten Sie schriftlich fest, wenn er Aufgaben besonders gut erledigt hat oder Sie mit der Arbeit nicht zufrieden waren. Notieren Sie sich hierzu auch die Gründe für Ihre Einschätzung. Machen Sie sich laufend Notizen, wenn Sie Entwicklungsbedarfe bei Ihrem Mitarbeiter erkannt haben und mit welchen Maßnahmen der Bedarf zu decken wäre. Diese Aufzeichnungen müssen Sie nicht unbedingt besonders umfangreich gestalten – eine kurze Notiz mit Datum, Stichwort zu Situation und Aufgabe sowie Ihrer Einschätzung genügt völlig. Auf diese Weise stehen Ihnen für das Gespräch viele Belege zur Verfügung, die Ihre Argumentation stützen. Zudem vermeiden Sie hierdurch, dass Ereignisse das Gespräch beeinträchtigen, die erst vor Kurzem geschehen sind.

Stellenbeschreibung

Besonders dann, wenn Sie mit einem Mitarbeiter das Gespräch zum ersten Mal führen, können Sie sich mithilfe der Stellenbeschreibung vorbereiten. Die Stellenbeschreibung liefert Ihnen eine Übersicht über das grundsätzliche Ziel der Stelle und über die Aufgaben, die der Stelleninhaber – also der Mitarbeiter, mit dem Sie das Gespräch führen möchten – zu erledigen hat. Machen Sie sich auf dieser Basis mit dessen Aufgaben vertraut und stimmen Sie die Fragen und Gesprächsinhalte darauf ab.

Am Ende des Gesprächs sollten Sie mit Ihrem Mitarbeiter konkrete Ziele und Maßnahmen für die Zukunft vereinbaren. Diese ergeben sich erst aus dem Gespräch und können nicht immer vorab geplant werden. Dennoch sollten Sie anhand der inhaltlichen Vorbereitung vorab mögliche Ziele und Entwicklungsmaßnahmen erarbeiten – samt der dafür nötigen Voraussetzungen.

Nach Abschluss dieses Schritts haben Sie sich so weit für die Situation des Mitarbeiters sensibilisiert, dass Sie das Gespräch anschließend (durch-)führen können: Sie können das Gespräch strukturieren, Inhalte und Argumente Ihres Gesprächspartners antizipieren, Argumente für Ihre Sicht der Dinge liefern, das Gespräch am Laufen halten und mit  einer konkreten Zielvereinbarung abschließen.