2.2.a Die fünf Phasen im Detail

Formulieren Sie nun zu jeder dieser fünf Phasen Ziele und daraus resultierende Aufgaben:

Phase 1 – Die Euphoriephase

Menschen, die zu einer Veränderung bereit sind, erleben meist als Erstes eine euphorische Phase: Sie begrüßen die Veränderung, das Neue, oder einfach das Andere. Endlich passiert wieder etwas und sie können der Routine entfliehen. Es gibt etwas Neues zu lernen und sie können neue Kompetenzen erwerben. Sie haben die Hoffnung, dass das Neue alte Probleme beseitigt.

Die Ziele dieser Phase lauten:

• Die Ausgangslage erfassen.
• Einen klaren Auftrag formulieren.
• Die Rahmenbedingungen für den Wandel festhalten. Das bedeutet, Klarheit über die zeitlichen, finanziellen, personellen und sonstigen Gegebenheiten zu gewinnen.

In der Euphoriephase gehört es zu Ihren Aufgaben, dass Sie die Antworten auf folgende Fragen schriftlich festhalten:

• Warum ist der Wandel gewollt?
• Welche Ziele werden mit dem Wandel verfolgt?
• Wie war der bisherige Weg? Was ist die Ausgangssituation?
• Welche Ergebnisse sollen mit welchen Mitteln bis wann erreicht werden?
• Welche Besonderheiten sind für diese Veränderung gegeben?

Phase 2 – Die Desillusionierungsphase

Auf die anfängliche Euphorie folgt der schwierige Teil – die Desillusionierungsphase. Manche nennen sie auch einfach die Widerstandsphase. Bei positiv gestimmten Menschen dauert sie in der Regel nicht lange und ist nicht so stark, wie bei eher negativ gestimmten Personen. In dieser Phase zeigt sich, dass die Veränderung nicht so einfach verläuft, wie es ursprünglich aussah. Sie erleben von Ihrem Umfeld Zurückhaltung, eventuell auch Widerstand. Diese Phase ist durch wachsende Unsicherheit und noch nicht Beherrschen des Neuen gekennzeichnet. 

Für den Erfolg der Veränderung ist auch diese Phase entscheidend. Die Ziele dieser Phase sind:

• Das Ausmaß der Veränderung erfassen.
• Möglichst viel von der Realität kennenlernen.
• Überblick gewinnen über
  • die anstehenden Aufgaben selbst,
  • das Umfeld sowie
  • gegebene Rahmenbedingungen.
• Vertrauen und Akzeptanz gewinnen.

Achten Sie daher darauf, dass Sie genau aufnehmen, was erarbeitet und erledigt werden muss, um den Wandel zu vollziehen. Daraus ergeben sich folgende Aufgaben, die Sie in dieser Phase bearbeiten:

• Ermitteln Sie den Umfang des Veränderungsprozesses:
  • Wer: Betroffene Organisationsbereiche und Personengruppen identifizieren. Rollen der Personen/Personengruppen ermitteln (Entscheider, Wächter, Förderer/Sponsoren, Nutzer, Gegner).
  • Was: Welche Aufgaben und welche Abläufe sind betroffen?
• Identifizieren Sie kritische Faktoren:
  • Was sind die Knackpunkte?
  • Wer oder was kann die Veränderung gefährden?
• Erstellen Sie einen Kommunikationsplan. Wer ist wann durch wen über was zu informieren?

Wichtig: Die Erstellung des Kommunikationsplans wird in Kapitel 2.3 ausführlich erläutert!

• Pflegen Sie Kontakte.
• Optimieren Sie die eigene Organisation und die eigenen Arbeitstechniken.

Das Ergebnis dieser Phase ist eine möglichst vollständige und realistische To-do-Liste. Durch diese Liste wird deutlich, dass einiges an Aufwand zu leisten ist. In dieser Phase ist es für Sie als Prozessverantwortlicher und für alle Beteiligten wichtig durchzuhalten. 

Erfahrungsgemäß lassen die Veränderungsunwilligen, Negaholiker oder Pessimisten die Euphoriephase aus. Sie starten gleich mit „Ja, aber, …“ – also mit Widerstand oder Desillusionierung. Von ihnen kommen Aussagen wie: „Auf mich will ja keiner hören“; „das haben wir schon probiert“; „wozu sollen wir das machen – das Alte funktioniert doch noch.“ Diese Menschen werden alle möglichen Erklärungen finden, warum die vorgeschlagenen neuen Methoden sinnlos und unnütz sind. Behalten Sie diese Personen in der Phase der Desillusionierung im Blick. Denn es droht das Risiko, dass diese Personen mit Ihren Einwänden so viel Einfluss gewinnen, dass der Veränderungsprozess abgebrochen wird, bevor er eine Chance zur Verwirklichung hatte. Nehmen Sie trotzdem alle kritischen Hinweise auf, prüfen Sie sie und berücksichtigen Sie berechtigte Argumente in Ihrem Arbeitsplan. Stellen Sie sicher, dass Sie den Prozess im Griff haben und Sie auch alle anderen davon überzeugen können. Behalten Sie außerdem den Überblick darüber, welche Aufgaben und Schwierigkeiten noch bevorstehen.

Phase 3 – Das Tal der Tränen

Schließlich kommt man im Tal der Tränen an. Hier löst die Zuversicht durch kleine Erfolge nach und nach die Überforderung ab. Es tauchen keine neuen Probleme mehr auf, aber der mit der veränderten Situation Konfrontierte weiß noch nicht im Detail, wie er seine Aufgaben lösen kann. Der Betreffende hat den Prozess noch nicht abgeschlossen, aber glaubt nun, die Veränderung bewerkstelligen zu können.

Die Ziele dieser Phase lauten:

• Stabilität und Zuversicht gewinnen.
• Die wesentlichen Themen für die Veränderung erfassen.
• Die für den Wandel notwendigen Aufgaben in einer Liste notieren, den Aufwand abschätzen und die Reihenfolge der Bearbeitung klären.
• Die Bearbeitung der Aufgaben beginnen. 

Somit ergeben sich in dieser Phase folgende Aufgaben:

• Identifizieren Sie die wesentlichen Themen.
• Legen Sie den Umgang mit diesen Themen und deren Bearbeitung fest.
• Lernen Sie kritische Stimmen kennen und halten Sie den Umgang mit diesen ausdrücklich im Kommunikationsplan fest.
• Legen Sie Prioritäten für die einzelnen Aufgaben fest, schätzen Sie den Aufwand und terminieren Sie die Bearbeitung.
• Aktualisieren Sie den Kommunikationsplan und setzen Sie ihn um.

Wichtig: Die Erstellung des Kommunikationsplans wird in Kapitel 2.3 ausführlich erläutert!

Achten Sie auf kritische Aussagen wie: „Sehen Sie, ich sagte es ja schon vorher“; „immer wieder was Neues“; „man kommt ja gar nicht zum Arbeiten“; „früher war das alles einfacher, und ich weiß nicht, warum man alles so kompliziert machen muss.“ Nehmen Sie diese Stimmen ernst und gehen Sie aktiv darauf ein. Dazu haben Sie Ihren Kommunikationsplan. Er stellt sicher, dass alle Betroffenen zeitnah und sachlich über den Prozess informiert werden.

Phase 4 – Die Lernphase

In der Lernphase ist die Zuversicht der Beteiligten deutlich spürbar. Die Themen und Aufgaben sind bekannt. Ein Aufgabenplan liegt vor. Es tauchen selten neue Schwierigkeiten oder zusätzliche Aufgaben auf und wenn, sind sie im Rahmen des bereits Bekannten lösbar. 

Die Ziele der Lernphase sind:

• Erste Ergebnisse erzielen.
• Der Verantwortliche für den Wandel hat den Überblick – und behält ihn auch. 

Daraus ergeben sich in dieser Phase folgende Aufgaben:

• Arbeiten Sie die To-do-Liste ab.
• Tauschen Sie regelmäßig Informationen über den Status der Aufgabenbearbeitung aus.

Phase 5 – Die Leistungsphase

Die letzte Phase ist die Leistungsphase. Hier ist der Wandel bereits vollzogen. Es ist deutlich, in welchen verschiedenen Bereichen die Veränderungen realisiert sind. In der nächsten Zeit werden noch allfällige Optimierungen und kleinere Anpassungen gemacht. Das Bisherige, das durch das Neue abgelöst wurde, wird aussortiert, zurückgebaut und deinstalliert. Schließen Sie die letzten Aufräumarbeiten ab.

Reflektieren Sie noch einmal das abgelaufene Projekt und halten Sie wichtige Aspekte für künftige Veränderungen fest: Was sollten Sie beim nächsten Mal besser machen? Und ebenso wichtig: Feiern Sie den Erfolg! Denn oft wird gerade durch eine solche Maßnahme der Prozess auch in den Köpfen aller Beteiligten abgeschlossen und bewusst gewürdigt, was tatsächlich geleistet und erreicht wurde. Im Anschluss ist wieder Platz für neue Ziele.

Beachten Sie in diesem Schritt besonders, dass Sie die einzelnen Phasen nacheinander durchlaufen, die Ziele der einzelnen Phasen eindeutig und klar formulieren und die daraus resultierenden Aufgaben festlegen und sukzessive abarbeiten. 

Diesen zweiten Schritt haben Sie erfolgreich gemeistert, wenn Sie mit dem Wandel das erreicht haben, was Sie ursprünglich als Ziel geplant haben.