2.2.a Aufteilung des Projektteams

Teilen Sie das Projektteam in AGs auf, die sich einzelnen Themenbereichen widmen und sich zu Ihren Ergebnissen im Plenum ein erstes Feedback einholen. Eine typische Aufteilung:

• AG Verzahnung
• AG System
• AG Sonderfälle
• AG Externe Effekte
• AG Dokumentation
• AG Ausschüttung
• AG Internes Marketing und Schulung

Die AG Verzahnung bearbeitet die Aufgabensammlung, die Sie in Stufe 1 erstellt haben, als Sie die Funktionserfüllung und Integrationsfähigkeit der gegenwärtigen Systeme und Instrumente, Prozesse und Strukturen analysierten.

Die AG System befasst sich mit dem Herzstück des künftigen Leistungsentgelts. Sie klärt beispielsweise:

• Wird eine vergangenheitsorientierte Leistungsbeurteilung erfolgen, an der sich das Leistungsentgelt bemisst? Oder werden Ziele zwischen der Führungskraft und dem potenziellen Empfänger vereinbart, deren Erreichungsgrad die Höhe des Leistungsentgelts bestimmt?
• Falls eine Zielvereinbarung erfolgen soll, geschieht dies auf konventionelle Weise oder mit modernen Zieloptimierungsverfahren?
• Wird das Leistungsentgelt an der individuellen Leistung bemessen und / oder an der Leistung des Teams, der Abteilung, der Schicht?
• Welche Höhe kann das Leistungsentgelt erreichen (individuell, gesamt)?
• Wird das Leistungsentgelt an die Entwicklung des Festgehaltes gekoppelt oder davon abgelöst?
• Wie wird die Leistung gemessen? Welche systemseitigen Regeln gelten für Messgrößen? Welche Freiräume verbleiben Führungskräften und Mitarbeitern?

Schlimmstenfalls kann dies zu kontraproduktiven Streitigkeiten über die Höhe des Leistungsentgelts bis hin zu gerichtlichen Auseinandersetzungen führen. Damit dies nicht passiert, müssen sie von der AG Sonderfälle im Vorfeld durchdacht und abschließend geregelt werden. Typische Sonderfälle sind Krankheit, Unfall, Mutterschutz, Elternzeit oder Kündigung. Auch besondere Arbeitsverhältnisse sind zu beachten, etwa Zeitarbeiter, geringfügige oder Teilzeit-Beschäftigte. Vereinfacht können drei Vorgehensweisen unterschieden werden: Der Anspruch auf Leistungsentgelt entfällt voll, anteilig oder nicht.

Ähnlich wie bei den Sonderfällen können nicht vom Empfänger des Leistungsentgelts zu vertretende Vorkommnisse dazu führen, dass dieser keine oder nicht die volle Leistung erbringen kann. Diese Fälle sind von der AG Externe Effekte zu ermitteln und in Form von Regeln zu definieren, beispielsweise Ausfälle von Maschinen, Geräten und EDV, fehlendes Material, drastische Verschlechterung des Konjunkturklimas oder gesetzliche Veränderungen.

Die AG Dokumentation befasst sich mit den Formularen rund um Zielvereinbarung und Leistungsbeurteilung sowie mit den Verfahren von Kenntnisnahme, Kontrolle und Ablage: Wie gestalten wir das entgeltrelevante Formular? Bieten wir EDV-Lösungen? Wer muss was unterschreiben? Wo und wie lange werden die Originale aufbewahrt? Welche Dokumentation ist obligatorisch, welche fakultativ? Wer darf die Ergebnisse einsehen und wer muss sein Einverständnis kundtun? Wie verläuft der Eskalationsprozess bei Auseinandersetzungen?

Die AG Ausschüttung bearbeitet typischerweise die Frage, ob das Leistungsentgelt ausschließlich Geld- oder Sachbezüge sind. Wie werden Letztere bewertet? Kann die Entscheidung hierüber gar jeder Empfänger selbst treffen – wird es also ein Cafeteria-Modell geben? Wie erfolgt die Datenübertragung zur Entgeltabrechnung? Dürfen oder müssen sogar Vorschüsse gezahlt werden und wenn ja, bis zu welcher Höhe?

Die AG Internes Marketing und Schulung übernimmt beim Rollout eine zentrale Rolle. Sie beginnt mit ihren Tätigkeiten, sobald erste Ergebnisse der anderen AGs vorliegen. Aus Veränderungen bestehender Systeme, Prozesse und Instrumente resultiert Informations- und Schulungsbedarf der Belegschaft. Die AG muss diesen erkennen und die Inhalte didaktisch aufbereiten. Sie bringt die Ergebnisse der anderen AGs in eine für alle Mitarbeiter leicht verständliche Form. Zudem hat sie den Dialog mit der Zielgruppe zu gestalten, also beispielsweise Möglichkeiten für Feedback zu eröffnen sowie Verfahren zu etablieren, um dieses bei der nächsten Aktualisierung des Systems zu bedenken. Die AG wird Medien anbieten, über die Mitarbeiter in den nächsten Jahren Fragen stellen können, für deren zeitnahe Beantwortung sorgen und Frequently Asked Questions (FAQ) anlegen. Sie erstellt Informationsmaterial, vielleicht ein kleines Faltblatt und eine etwas umfangreichere, aufwändigere Broschüre (auch für Bewerbermessen und Bewerberinterviews) sowie Schulungsunterlagen.