2.1 Ursachen klären und erste Maßnahmen ergreifen

Nicht immer sind schlechte Arbeitsergebnisse auf mangelndes Bemühen zurückzuführen. Vielleicht ist ein strukturelles Problem die Ursache für das schlechte Ergebnis? In diesem Fall laufen Sie Gefahr, Ihren Mitarbeiter für ein Manko zu tadeln, das de facto gar nicht in seinem Einflussbereich liegt. Wenn Sie dies nicht erkennen und folglich auch nicht beheben, bleibt das strukturelle Problem bestehen – und ein massives Motivationsproblem kommt noch hinzu! 

Hinterfragen Sie also folgende möglichen Sachverhalte:

Ist das mangelhafte Ergebnis ausstattungsbedingt?

Wenn ja: Veranlassen Sie, dass der fragliche Mitarbeiter mit den erforderlichen Sachmitteln und Befugnissen ausgestattet wird. Je nach Arbeitsplatz können das technische Geräte, Informationsquellen, Unterlagen für Präsentationen und vieles mehr sein. Klären Sie am besten direkt mit dem jeweiligen Mitarbeiter, welche Hilfsmittel sein Arbeitsergebnis verbessern könnten. 

Ist der Mangel eignungsbedingt?

Bei Beantwortung dieser Frage ist Fingerspitzengefühl gefragt, denn hier geht es um die ganz persönlichen Eigenheiten des Mitarbeiters – geistiger, körperlicher und emotionaler Natur. Fragen Sie sich, welche Voraussetzungen für die jeweilige Aufgabe erforderlich sind, und ob der jeweilige Mitarbeiter diese mitbringt. Jemand kann ein genialer Kopf sein, hat aber vielleicht nicht das notwendige diplomatische Geschick für Gespräche mit schwierigen Kunden. Wenn solche Schwierigkeiten analysiert sind, lassen sich Lösungswege finden. Sei es, indem Sie veranlassen, den betreffenden Mitarbeiter für die spezielle Herausforderung zu schulen. Sei es in Form einer Aufgaben-Neuverteilung im Team: Dann entwickelt zum Beispiel der geniale Stratege ein Konzept, und sein umgänglicherer Kollege übernimmt die Aufgabe, den Kunden für die Idee zu gewinnen.

Wenn Sie den unterschiedlichen Talenten mit gleicher Wertschätzung begegnen, haben Sie gute Chancen, dass eine solche Aufgabenteilung als sinnvoll und vorteilhaft für alle aufgefasst wird. 

Ist der Mangel wissensbedingt?

Klären Sie – möglichst unter vier Augen und in sachlichem Ton – ob der fragliche Mitarbeiter über alle Kompetenzen verfügt, die zur Erledigung seiner Aufgabe notwendig sind. Signalisieren Sie, dass es Ihnen nicht darum geht, aus einer kontrollierenden Haltung heraus seine Schwachstellen zu identifizieren. Vermitteln Sie stattdessen, dass Sie es als Ihre Aufgabe ansehen, ihn im Bedarfsfall durch detailliertere Einarbeitung oder durch eine Schulung auf den erforderlichen Wissensstand zu bringen. Machen Sie Ihrem Mitarbeiter deutlich: „Darin steckt auch für Sie selbst das Potenzial zu beruflicher Weiterentwicklung.“ Umso leichter wird es ihm fallen, eventuelle Wissenslücken ohne Umschweife preiszugeben, sodass seine Wissensdefizite zügig behoben werden können.

Ist das Problem motivationsbedingt?

Wenn sich zeigt, dass es einem Mitarbeiter an Motivation mangelt, dann suchen Sie mit ihm das offene Gespräch. In der Regel nimmt die Motivation, den Job gut zu machen, nicht ohne Grund ab. Ist der Mitarbeiter unzufrieden? Fühlt er sich nicht wertgeschätzt? Über- oder unterfordert die Aufgabe ihn? Verzichten Sie auf Vorwürfe. Bleiben Sie gelassen und freundlich: Umso eher können Sie mit Vertrauen und Offenheit rechnen. Beide sind notwendig, damit Sie das Problem gemeinsam bei der Wurzel packen können. Wenn Sie identifiziert haben, was den Mitarbeiter ausbremst, dann nehmen Sie diesen Faktor auch als echte Belastung für ihn wahr. Suchen Sie nach Wegen, die Situation zu verbessern, und setzen Sie diese um. Machen Sie aber keinesfalls Versprechungen, die Sie später nicht einhalten: Daraus würde nur ein weiterer Motivationsverlust resultieren.