2.1 Selbstständigkeit des Mitarbeiters in einer konkreten Aufgabensituation einschätzen

Um festzustellen, ob ein Mitarbeiter zur Erfüllung einer Aufgabe geeignet ist, sind zwei verschiedene Aspekte zu beachten.

Der Aufgabenteil sagt Ihnen, ob ein Mitarbeiter sowohl fachlich als auch von seinem Wissen her in der Lage ist, die Aufgabe zu erfüllen. Wenn ein Mitarbeiter eine Aufgabe beherrscht, kann er bezüglich der Erledigung dieser Aufgabe folgende Fragen klar beantworten: „wer?“, „wie?“, „wann?“, „wo?“, „mit wem?“, „bis wann?“ und „wie lange?“.

Anhand des emotionalen Teils klären Sie, ob ein Mitarbeiter auch in seinem Verhalten zeigt, dass er die Aufgabe tatsächlich angehen wird. Er zeigt die Einsicht, den Willen und die nötige Sicherheit zur Erledigung der Aufgabe. Wenn ein Mitarbeiter eine Aufgabe nicht erfüllen will, unsicher ist und mangelnde Einsicht hat, blockiert er.

Um diese beiden Teile zu analysieren, gehen Sie strukturiert vor:

1. Formulieren Sie für einen Mitarbeiter die konkrete Aufgabe. Beschreiben Sie dann die Aufgabe kurz in Stichworten; dabei ist wichtig, dass Ihnen selber klar ist, um welche Aufgabe es sich handelt.

2. Beschreiben Sie das Verhalten des Mitarbeiters bezüglich seiner Aufgabenerfüllung: Was macht er oder macht er nicht? Was macht er zu wenig oder zu viel? Für diese Einschätzung nehmen Sie als Vergleichswerte entweder die Art und Weise, wie Sie selbst diese Aufgabe bearbeiten würden, oder wie diese Aufgabe von einem anderen Mitarbeiter gelöst wurde, mit dessen Ergebnis Sie sehr zufrieden waren.

3. Stellen Sie den Selbstständigkeitsgrad des Mitarbeiters in dieser Aufgabe fest, indem Sie das Verhalten des Mitarbeiters, das Sie zuvor beschrieben haben, nach folgenden Kriterien einschätzen:

• Können: Er kann die Aufgabe bearbeiten, da er genügend Sachkompetenz und auch praktische Erfahrung dazu hat. / Er kann sie nicht bearbeiten, denn es fehlt ihm die nötige Sachkompetenz, er bearbeitet eine solche Aufgabe zum ersten Mal.
• Wollen: Er ist sicher und motiviert diese Aufgabe zu bearbeiten. / Er ist unsicher und/oder nicht motiviert.
• Die daraus resultierenden Selbstständigkeitsgrade sind:
  • S1: Er kann nicht und will nicht, ist uneinsichtig und unsicher.
  • S2: Er kann nicht, aber will, ist einsichtig und zuversichtlich.
  • S3: Er kann und ist unsicher, will nicht und ist uneinsichtig.
  • S4: Er kann und will, ist einsichtig und sicher.

Überprüfen Sie innerhalb der verschiedenen Selbstständigkeitsgrade typische Verhaltensweisen – z. B. folgende:

Für einen Selbstständigkeitsgrad S1:

Der Mitarbeiter

• bringt keine klaren Argumente: unklare Aussagekraft.
• informiert nicht: Vorgesetzter muss Informationen einholen.
• gliedert seine Aussagen nicht ordentlich: verwirrend.
• springt von Thema zu Thema.
• bringt irrelevante Themen/Fragen auf.
• stellt keine Fragen.
• ist unkorrekt und verletzend.
• zeigt/betont Desinteresse.
• drückt Ablehnung aus.
• widerspricht sehr schnell.
• hört nicht zu.

Ein Mitarbeiter, der noch nie eine Präsentation vor einer Gruppe gehalten hat, hat zu Beginn dieser Aufgabe einen Selbstständigkeitsgrad S1. Ihm fehlt sowohl das Know-how wie man einen Vortrag gliedert, inhaltlich gestaltet und mit speziellen Add-ons aufwertet als auch die Sicherheit und Zuversicht für diese Aufgabe.

Für einen Selbstständigkeitsgrad S2:

Der Mitarbeiter

• bleibt beim Thema.
• zeigt fachlich falsches Vorgehen/falsche Gliederung.
• stellt viele Sachfragen.
• signalisiert Nichtverstehen/Unverständnis.
• will Informationen, fragt nach.
• teilt Interesse mit.
• drückt Erwartungen/Hoffnungen aus.
• widerspricht nur langsam.
• hört viel zu.
• ist korrekt und nicht verletzend.

Ein Mitarbeiter, der schon öfters gute Präsentationen gehört hat und sein Projekt vor seinen Kollegen präsentieren darf, hat zu Beginn dieser Aufgabe einen Selbstständigkeitsgrad S2. Ihm fehlt noch das Know-how, wie man einen Vortrag gliedert, inhaltlich gestaltet und mit speziellen Add-ons aufwertet; da er jedoch über sein Projekt umfassend Bescheid weiß, fühlt er sich sicher und ist motiviert, sein Projekt vorzustellen.

Für einen Selbstständigkeitsgrad S3:

Der Mitarbeiter

• informiert über seine Situation.
• zeigt Unsicherheit.
• hat eine klare Gliederung der Argumente.
• ist lösungsorientiert: Er fordert Lösungen/Entscheidungen.
• teilt Begründungen mit.
• fragt viel nach/widerspricht.
• will Probleme loswerden und hört zu.
• ist problem- und sachorientiert.
• lässt sich nicht vom Thema abbringen.

Ein Mitarbeiter, der zwar schon mehrmals eine Präsentation vor einer Gruppe gehalten hat, dieses Mal einen wichtigen und kritischen Entscheidungsträger in der Zuhörerschaft weiß und gegenüber seinen Kollegen bereits sein Unbehagen diesbezüglich ausgedrückt hat, versucht die Aufgabe jemand anderem zu geben oder sehr viele Nachfragen hat, hat in dieser Situation einen Selbstständigkeitsgrad S3.

Für einen Selbstständigkeitsgrad S4:

Der Mitarbeiter

• informiert kurz über seine Situation.
• hat klare Argumente, klare Aussagekraft, klare Gliederung.
• bleibt beim Thema.
• fragt wenig nach.
• widerspricht nicht.
• will kein Problem loswerden.
• hört zu.

Ein Mitarbeiter, der schon mehrmals eine Präsentation vor einer Gruppe gehalten hat, zwischendurch und am Ende souverän Fragen beantwortet und bei den Zuhörern allseits geschätzt wird, hat in dieser Situation einen Selbstständigkeitsgrad S4.

Beachten Sie als Führungskraft in diesem ersten Schritt besonders, dass Ihre Einschätzung des Mitarbeiters auf konkreten aktuellen Verhaltensbeobachtungen basieren sollte. Den Schritt haben Sie erfolgreich gemeistert, wenn Ihnen eine Einschätzung über den Mitarbeiter bezüglich der konkreten Aufgabe vorliegt und diese nicht auf Annahmen und Interpretationen, sondern auf konkretem Verhalten basiert.