2.1 Die Voraussetzungen analysieren

In der ersten Projektphase werden Sie die menschlichen, systemseitigen und technischen Voraussetzungen für das Design des Leistungsentgeltsystems prüfen und ggf. schaffen. Dazu gehören das Ermitteln der Ausgangslage, die Informationsbeschaffung, die Analyse und deren Auswertung sowie eine erste grobe Planung der Vorgehensweise.

Damit Sie als Projektleiter die Einführung des Leistungsentgelts erfolgreich bewältigen, müssen Sie zunächst einmal Klarheit darüber schaffen, welche Erfolge von Ihnen erwartet werden. Da Leistungsentgeltsysteme die Unternehmenssteuerung enorm erleichtern können, werden Sie als Erstes die obersten Entscheider hierzu befragen. Hierbei können die folgenden vier Fragen nützlich sein:

In die Zukunft gerichtet:

• Welche Soll-Vorstellungen verfolgen Sie mit der Einführung bzw. Aktualisierung des leistungsbezogenen Entgeltsystems?
• Welche negativen Folgen sind dabei unbedingt zu vermeiden?

Mit Fokus auf Gegenwart und Vergangenheit:

• Welche derzeitigen Probleme sind dabei anzugehen?
• Welche derzeit positiven Aspekte sollen sich dadurch nicht verändern?

Sofern Sie Einzelgespräche mit den Geschäftsführern planen, rechnen Sie etwa 45 bis 60 Minuten pro Gespräch. Achten Sie darauf, dass Sie der Fragende bleiben und dass Ihr Gegenüber konkrete Antworten und Beispiele gibt. Halten Sie die Aussagen fest und wiederholen Sie diese zum Abschluss des Gesprächs. In diesem Zuge bitten Sie Ihren Gesprächspartner, die Punkte zu priorisieren.

Diese Fragen sind als die vier Elemente der SWOT-Analyse bekannt: Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Risiken). Aus den Antworten der Unternehmensleitung leiten Sie die zentralen Erfolgskriterien für das Projekt ab. Sofern Sie Einzelgespräche geführt haben, spiegeln Sie das Resultat an die gesamte Geschäftsführung zurück, mit Bitte um endgültige Verabschiedung der Erfolgskriterien.

Dokumentieren Sie für Ihr späteres Projekt- und Veränderungscontrolling (Stufe 4) den Ist-Zustand in den von der Unternehmensleitung verabschiedeten Erfolgskriterien. Ermitteln Sie zu den Projekterfolgszielen passende Messgrößen: die Key Performance Indicators (KPI). Halten Sie deren Definitionen und die zugehörigen Messverfahren zu Ihrer Sicherheit fest.

Bei einem solch brisanten Thema wie der Veränderung des Entgeltsystems sollten Sie einen externen Entgeltexperten oder Entgeltberater als Projektleiter neben sich stellen: Sie als Interner bringen unternehmensspezifisches Wissen ein und Ihr internes Netzwerk. Der Externe ergänzt dies um Erfahrungen und Fachkenntnis im Bereich des Leistungsentgelts. Er wird Aufgaben übernehmen, die Sie aufgrund Ihrer internen Verflechtungen gerade nicht wahrnehmen sollten oder bei denen Sie als Prophet im eigenen Lande nur schwer weiterkommen. Er muss empathisch und dennoch druckvoll in der Projektleitung sein.

In welchem Umfange er für Sie tätig sein kann, ist eine Frage des Ihnen zur Verfügung gestellten Budgets. Sie sollten ihn mindestens für die Prüfung der entscheidenden Weichenstellungen engagieren, also auf den Stufen 1 bis 3 je ein bis zwei Tage.