2.1 Die richtige Gesprächshaltung und innere Einstellung finden und zeigen

Gerade in einem Kündigungsgespräch kommt es stark darauf an, was Sie sagen, wie Sie es sagen und wie gut Sie zuhören. Hierfür brauchen Sie die richtige emotionale Einstellung und grundsätzliche Haltung. Durch aktives Zuhören und Empathie können Sie vermeiden, dass Ihr Mitarbeiter bzw. Ihr Gesprächspartner Sie, womöglich sogar ohne es zu merken, missversteht.

Aktives Zuhören

Das Prinzip des aktiven Zuhörens ist eine wichtige Gesprächstechnik, die insbesondere bei Kündigungsgesprächen von großem Wert ist und mit der Sie Ihre Gesprächsführung optimieren. Diese Gesprächstechnik meint nicht nur, dass Sie Ihrem Mitarbeiter nicht ins Wort fallen und ihn ausreden lassen, sondern geht noch darüber hinaus: Beim aktiven Zuhören versuchen Sie, die Befindlichkeit Ihres Gesprächspartners wahrzunehmen und zu erkennen, was er denkt und fühlt sowie – verbal oder nonverbal – äußert. Sie machen eine Art Bestandsaufnahme und erforschen die Gedanken und Gefühlen Ihres Gegenübers. Den anderen verstehen bedeutet dabei nicht zwangsläufig, mit ihm einer Meinung zu sein.

Beachten Sie folgende Punkte:

• Lassen Sie Ihren Gesprächspartner stets ausreden.
• Geben Sie ihm während des Zuhörens Rückmeldungen wie „Mhm“ oder Kopfnicken, um zu signalisieren, dass Sie präsent sind.
• Vermeiden Sie eine Beurteilung während des Zuhörens.
• Überprüfen Sie Ihre Interpretationen des Gehörten bewusst: Meint Ihr Gesprächspartner womöglich etwas anderes? Ziehen Sie verschiedene mögliche Interpretationen der Nachricht in Betracht.
• Stellen Sie Rückfragen zur Überprüfung Ihres Verständnisses und erklären Sie den Zweck dieser Fragen: „Ich habe Sie jetzt so verstanden, Herr Meier, dass … Ist das richtig?“ Wiederholen Sie dabei die Aussage des anderen mit Ihren eigenen Worten, um das richtige Verständnis zu sichern.

Empathie

Empathie ist die Fähigkeit, sich in andere hineinzuversetzen, sich emotional auf andere einzustellen. Grundlage für Empathie ist die Selbstwahrnehmung, denn je offener Sie für Ihre eigenen Gefühle sind, desto besser können Sie die Gefühle der anderen wahrnehmen und deuten.

Bei Kündigungsgesprächen müssen Sie sich über die möglichen Gefühle Ihres Mitarbeiters bewusst sein. Wenn Sie aber beispielsweise sagen „Sie sind traurig und fühlen sich schlecht“, dann verbalisieren Sie Gefühle. Bei einem emotional aufgeladenen Kündigungsgespräch bedeutet diese Botschaft eine Verstärkung der Gefühle und ist kontraproduktiv. Der Mitarbeiter fühlt sich nicht ernst genommen, denn er weiß selbst, wie es ihm geht: Er ist wütend, verärgert oder verletzt. Äußern Sie hier besser Ihr eigenes Gefühl: „Es tut mir leid“ oder „Es fällt mir schwer“.

Der Mitarbeiter wird mehr oder weniger stark emotional reagieren. Gerade hier sind Ihr menschliches Verständnis und Ihre Empathie gefragt. Auf vier mögliche Reaktionen müssen Sie sich einstellen: Verneinung (bzw. nicht wahrhaben wollen), Zorn, Trauer und Schweigen. Es ist hilfreich, wenn Sie sich in die Lage Ihres Mitarbeiters versetzen und das auch äußern. Sagen Sie beispielsweise: „Ich kann verstehen, dass Sie fassungslos/wütend/enttäuscht/sprachlos sind.“

Nehmen Sie sich Zeit für das Gespräch und strahlen Sie Ruhe aus. Lassen Sie dem Mitarbeiter Zeit, den Schock zu verarbeiten, und bieten Sie ihm dann Hilfe und Unterstützung an. Eine Formulierung kann beispielsweise lauten: „Ich unterstütze Sie gerne bei Ihren Bewerbungen, sowohl bei der Erstellung als auch als Referenzgeber. Wenn Sie mich brauchen, dann kommen Sie einfach vorbei. Meine Tür ist jederzeit für Sie offen.“ Formulieren Sie konkrete Fragen, nicken Sie wohlwollend und hören Sie zu. Sind Ihre ermutigenden Äußerungen ernst gemeint, spürt Ihr Mitarbeiter Wertschätzung, echte Hilfsbereitschaft und Empathie.

Wenn Sie vor einem Kündigungsgespräch Bedenken haben, sich in Ihrer Haut nicht wohlfühlen und befürchten, dass Sie mit der Situation nicht souverän genug umgehen oder auf Emotionen nicht angemessen reagieren, stellen Sie sich emotional möglichst gut darauf ein. Akzeptieren Sie gleichzeitig aber, dass Sie trotz guter Vorbereitung nicht immer alles unter Kontrolle haben werden, was sich im Trennungsgespräch abspielt. 

Ziele und Erfolgskriterien dieses Schritts:

Sie haben diesen Schritt erfolgreich absolviert, wenn Sie sich emotional im Vorfeld darauf eingestellt haben, …

• dass die Trennung das Ende Ihrer Beziehung zum betroffenen Mitarbeiter ist.
• dass es in dieser Situation keinen Konsens, keinen Kompromiss, keine Harmonie und keine positive Lösung gibt.

Akzeptieren Sie das für sich selbst, bevor Sie in das Kündigungsgespräch gehen, und achten Sie darauf, aktiv zuzuhören sowie Verständnis für Ihren Gesprächspartner aufzubringen.