Wenn Sie den Soll-Zustand formulieren, treten Sie innerlich einen Schritt von Ihrer Teamarbeit zurück und halten schriftlich fest, weshalb Ihr Team da ist und was Sie zusammen erarbeiten. Dabei helfen Ihnen folgende Fragen, die Sie möglichst konkret beantworten sollten:
1. Was ist unser Auftrag? Wozu sind wir da?
2. Wer ist unsere Zielgruppe? Für wen arbeiten wir? Wer nutzt das, was wir erarbeiten?
Beschreiben Sie Ihre Zielgruppe möglichst genau. Je konkreter Sie diese benennen, umso genauer können Sie sich in deren Bedürfnisse und Anforderungen hineindenken.
3. Welche brennenden Probleme hat unsere Zielgruppe?
Hier beschreiben Sie das, wofür Sie Ihrer Zielgruppe einen effektiven Nutzen bieten wollen.
4. Was sollen unsere konkreten Leistungen sein? Was sollen unsere Produkte können?
5. Was sind die einzelnen Aufgaben zu unserem Auftrag?
Aus den schriftlich festgehaltenen Aufgaben leiten Sie dann ab, welches Know-how und welche Kompetenzen notwendig sind, um den Auftrag zu bearbeiten. Außerdem ergeben sich aus den Aufgaben verschiedene Teamrollen. Formulieren Sie für die einzelnen Rollen möglichst genaue Anforderungsprofile. Ein Softwareentwicklungsteam braucht z. B. einen Projektleiter, einen Business-Analysten, einen Programmierer, einen Tester und einen, der die Endbenutzerdokumentation sowie Benutzerschulungen erstellt und durchführt. Der Business-Analyst benötigt folgende Fähigkeiten: Er muss u. a. mit Anwendern gut kommunizieren, strukturiert denken und Know-how zum Fachgebiet haben. Der Programmierer wiederum muss u. a. die Programmiersprache beherrschen, über Logik verfügen und seine Softwareprogramme in sinnvolle Module aufteilen. Die Anforderungen an die einzelnen Rollen sind entsprechend der zugeordneten Aufgaben unterschiedlich. Sie überlegen sich also zu den einzelnen Aufgaben eines Teammitglieds, was diese an Know-how, Erfahrungen und Kenntnissen erfordern. Mögliche positive Ausprägungen in den einzelnen Kompetenzbereichen sehen Sie im Folgenden:
6. Welche Hilfsmittel und Ressourcen unterstützen unsere Arbeit optimal?
Überlegen Sie sich, welche Hilfsmittel Sie bei Ihrer Arbeit entlasten. Das könnte beispielsweise ein konkretes Analysetool sein, das den Business Case beschreibt. Oder ein Tool, mit dem Sie Tests vorbereiten, einzelne Testverläufe dokumentieren und die Resultate protokollieren. Vielleicht hilft Ihnen auch ein Tool zur Tagesplanung, in welchem Sie die Arbeitsaufträge für die einzelnen Mitarbeiter erfassen.
7. Wie laufen unsere Prozesse optimal?
Bestimmte Indizien verraten Ihnen, ob Prozesse bereits optimal laufen: Z. B. sind bei gut laufenden Prozessen kaum Rückfragen notwendig. Außerdem gibt es kaum bzw. keine Wartezeiten zwischen den einzelnen Arbeitsschritten. Das Team produziert wenig Fehler. Im gesamten Prozess erbringt Ihr Team somit fast durchgehend Nutzleistungen statt Fehlleistungen. Weiterhin stehen alle Ressourcen bereit, um die einzelnen Aufgaben zu bearbeiten, und Sie verschwenden wenig Zeit dafür, Unterlagen o. Ä. zu suchen.
Beachten Sie als Führungskraft in diesem Schritt besonders, dass Sie den Auftrag für Ihr Team genauestens erfassen: Was ist das Ziel und wer ist die Zielgruppe Ihrer Arbeit? Diesen Schritt sauber zu vollziehen, ist elementarer Bestandteil Ihrer Führungsfunktion.
Sie haben diesen Arbeitsschritt erfolgreich gemeistert, wenn Sie den Soll-Zustand klar und vollständig erfassen konnten. Ihnen ist nun klar, was man von Ihnen und Ihrem Team mindestens erwartet und Sie haben konkrete Ideen und Vorstellungen, wie Sie diese Erwartungen übertreffen.