Im ersten Schritt klären Sie bereits vor einer Besprechung, welchen Zweck sie hat. Hierzu beantworten Sie folgende Fragen:
Dient die Besprechung
Vor diesem Hintergrund prüfen Sie, ob die Besprechung wirklich notwendig und sinnvoll ist oder ob es Alternativen gibt. Hierzu sind u. a. folgende Fragen weiterführend:
Eine Besprechung lohnt sich immer dann, wenn eine Gruppe die anstehende Aufgabe besser lösen kann als ein Einzelner. Wenn Sie sich für die Gruppe entscheiden, ist noch zu klären, ob es erforderlich ist, dass die Gesamtgruppe (z. B. komplettes HR-Team) oder nur eine Kleingruppe (z. B. nur die Mitarbeiter, aus der Personalentwicklung) anwesend ist.
Grundsätzlich eignet sich die Gesamtgruppe für:
Grundsätzlich eignet sich die Kleingruppe für:
Die Beschaffung spezieller Informationen sowie die Erstellung von Texten sollten grundsätzlich in Einzelarbeit erfolgen.
Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung für oder gegen eine Besprechung immer folgende Grundvoraussetzungen. Eine Besprechung lohnt sich, wenn…
Wenn Sie die genannten Parameter überprüft und sich auf der Basis Ihrer Ergebnisse für eine Besprechung entschieden haben, so können Sie auch schon mit der Vorbereitung beginnen.