2.1 Das Ziel der Besprechung klären

Im ersten Schritt klären Sie bereits vor einer Besprechung, welchen Zweck sie hat. Hierzu beantworten Sie folgende Fragen: 

Dient die Besprechung 

• der Information?
• dem Organisieren von Arbeit?
• der Beratung von Sachproblemen?
• der Entscheidungsvorbereitung?
• der Schulung?

Vor diesem Hintergrund prüfen Sie, ob die Besprechung wirklich notwendig und sinnvoll ist oder ob es Alternativen gibt. Hierzu sind u. a. folgende Fragen weiterführend:

• Kann die Information, z. B. über eine neue Richtlinie, zeitsparender über das Intranet erfolgen? 
• Kann die Verteilung der anstehenden Aufgaben für die Organisation einer Veranstaltung auch telefonisch oder per E-Mail abgestimmt werden? 
• Kann die Schulung eines neuen Tools auch auf elektronischem Wege erfolgen?

Eine Besprechung lohnt sich immer dann, wenn eine Gruppe die anstehende Aufgabe besser lösen kann als ein Einzelner. Wenn Sie sich für die Gruppe entscheiden, ist noch zu klären, ob es erforderlich ist, dass die Gesamtgruppe (z. B. komplettes HR-Team) oder nur eine Kleingruppe (z. B. nur die Mitarbeiter, aus der Personalentwicklung) anwesend ist. 

Grundsätzlich eignet sich die Gesamtgruppe für:

• die Klärung einer Aufgabenstellung
• die Definition von Einzelaufgaben
• die Auswahl von Lösungsansätzen
• die Verabschiedung von Ergebnissen

Grundsätzlich eignet sich die Kleingruppe für:

• die Vorbereitung von Lösungsansätzen
• das Zusammentragen und Aufbereiten von Recherchematerial
• die Überarbeitung von Ergebnissen (Prüfaufträgen)

Die Beschaffung spezieller Informationen sowie die Erstellung von Texten sollten grundsätzlich in Einzelarbeit erfolgen.

Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung für oder gegen eine Besprechung immer folgende Grundvoraussetzungen. Eine Besprechung lohnt sich, wenn…

• eine Aufgabe von der Gruppe besser gelöst werden kann als von einem Einzelnen
• alle notwendigen Teilnehmer anwesend sein können
• alle Teilnehmer in der Lage sind, den von ihnen erwarteten Beitrag zu leisten
• alle Teilnehmer konstant an der Besprechung teilnehmen können

Wenn Sie die genannten Parameter überprüft und sich auf der Basis Ihrer Ergebnisse für eine Besprechung entschieden haben, so können Sie auch schon mit der Vorbereitung beginnen.