2.1 Das Gespräch organisatorisch vorbereiten

Eine gute Vorbereitung ist das A und O, damit ein Mitarbeitergespräch gut gelingt. Bereiten Sie das Gespräch in einem ersten Schritt organisatorisch vor: Sorgen Sie dafür, dass das Gespräch in adäquater Atmosphäre stattfindet, Sie auf unterschiedliche Gesprächsverläufe reagieren können und Sie die Kontrolle behalten. Aber bereiten Sie nicht nur sich selbst auf das Gespräch vor – kümmern Sie sich auch darum, dass sich Ihre Mitarbeiter präparieren. Aus organisatorischer Sicht sind folgende Aspekte zu beachten: 

Termin und Dauer 

Stimmen Sie den Termin des Gesprächs mit dem Mitarbeiter ab. Achten Sie bei der Terminauswahl darauf, dass der Mitarbeiter noch genügend Zeit hat, sich auf das Gespräch vorzubereiten. Der Termin sollte ihm daher mindesten zwei Wochen vorher bekannt sein. Planen Sie ebenfalls, wie lange das Gespräch in etwa dauern soll, und teilen Sie dies dem Mitarbeiter mit. Wählen Sie eine Zeitspanne, die ausreichend Raum lässt, um alle Gesprächsinhalte zu beleuchten. Sorgen Sie dafür, dass vor und nach dem Gesprächstermin möglichst keine wichtigen oder knapp geplanten Termine liegen.

Raum und Ort 

Wählen Sie einen Raum, in dem Sie während des Gesprächs völlig ungestört sind. Stellen Sie ein etwaiges Telefon in diesem Raum um. Hängen Sie, wenn nötig, ein „Nicht-Stören-Schild“ vor die Tür. Achten Sie zudem darauf, dass in dem Raum eine angenehme Atmosphäre herrscht. Ideal wäre ein kleines Konferenzzimmer oder ein Besprechungstisch in Ihrem Büro. Führen Sie Mitarbeitergespräche jedoch niemals von Ihrem Schreibtischplatz aus. Das suggeriert, dass Sie sich nicht einmal die Mühe machen wollen, sich von Ihrem Platz zu erheben und dem Gespräch keine sonderliche Bedeutung beimessen.

Mitarbeitervorbereitung 

Sprechen Sie Ihren Mitarbeiter im Vorfeld des Gesprächs persönlich an und laden Sie ihn persönlich ein. Teilen Sie ihm mit, was Inhalt und Ziel des Gesprächs sein werden. Bitten Sie ihn explizit, sich intensiv auf das Gespräch vorzubereiten. Bitten Sie ihn, sein aktuelles Aufgabenfeld und seine Arbeitssituation einzuschätzen, die Zusammenarbeit mit Ihnen und seinen Kollegen zu beurteilen sowie sich Gedanken zu seiner weiteren beruflichen Entwicklung zu machen. Weisen Sie ihn ebenso auf Dokumente hin, die ggf. aufzuarbeiten oder mitzubringen sind. Durch diese persönliche Ansprache im Vorfeld wird dem Mitarbeiter bewusst, dass Sie das Gespräch als wichtiges Führungsinstrument ansehen und Sie ihn ernst nehmen.

Am Ende dieses Schritts sollte aus organisatorischer Sicht einem reibungslosen Ablauf nichts mehr im Wege stehen, sodass Sie und Ihr Mitarbeiter sich im Anschluss der inhaltlichen Vorbereitung des Gesprächs widmen können.