2.1. Das Direkt-Prinzip – was erledigt ist, belastet nicht mehr

Die Neigung, Dinge vor sich herzuschieben, ist weit verbreitet. Die kurzfristige Erleichterung des Aufschiebens macht jedoch schnell einem unguten Gefühl Platz. Entscheidungen zu treffen, Dinge umgehend zu erledigen, schafft dagegen sofortige innere Zufriedenheit. Alle zeitlich überschaubaren Aufgaben sollten Sie also am besten direkt ausführen. Sich türmende, unerledigte Aufgaben werden dagegen, selbst wenn sie genauestens notiert wurden, schnell zu einer Belastung.

Entscheidungen sind die Grundlage des Direkt-Prinzips

Machen Sie es sich zur Grundhaltung, immer direkte Entscheidungen bezüglich anstehender Arbeiten zu treffen. Im besten Fall erledigen Sie die Aufgabe direkt. Wenn dies nicht geht, z. B. weil die Erledigung drei Stunden in Anspruch nähme, terminieren Sie die Arbeit und erbringen Sie sie definitiv zum geplanten Zeitpunkt.

Sie sollen natürlich nicht verkrampft Entscheidungen herbeiführen, wenn es noch unsinnig erscheint. Grundsätzlich gilt es jedoch, den frühestmöglichen Zeitpunkt für eine Entscheidungsfindung zu nutzen. Direkt entscheiden heißt: direkt erledigen, direkt delegieren, direkt planen, direkt ablegen oder auch direkt entsorgen (Papierkorb).

Aufgaben effizient erledigen statt aufschieben

Vermeiden Sie es, Arbeiten aufzuschieben. Im besten Fall sollte ein Vorgang nur ein einziges Mal durch Ihre Hände gehen.

  • Erledigen Sie einfache Aufgaben sofort. Alle Aufgaben, deren Erledigung nicht mehr als drei Minuten Ihrer Zeit in Anspruch nimmt, bearbeiten Sie direkt. Das gilt z. B. für den gerade eingegangenen Brief, den Sie mit einer kurzen handschriftlichen Reaktion und dem Hinweis „Blitz-Antwort“ direkt an den Absender zurückfaxen.
  • Bündeln Sie Aufgaben. Springen Sie nicht zwischen unterschiedlichen Tätigkeiten hin und her, auf die Sie sich immer wieder aufs Neue einstellen und vorbereiten müssen. Fassen Sie Aufgaben mit gleichem Bearbeitungsschema (E-Mails, Telefonate, Recherche usw.) zusammen und erledigen Sie sie so schneller.
  • Verankern Sie Aufgaben fest im Tag. Planen Sie auch gebündelte Aufgaben zeitlich konkret ein und erledigen Sie sie dann sofort. Auch wenn Sie eine Aufgabe nicht direkt abschließend bearbeiten können, sollten Sie sie zumindest zeitlich direkt einplanen – mit einem Vermerk in Ihrem Zeitplansystem. Wenn die Aufgabe im Team angegangen werden muss, vereinbaren Sie mit den beteiligten Mitarbeitern oder Kollegen sofort einen Termin zwecks konkreter Umsetzung.
  • Delegieren Sie Arbeiten. Wenn Sie delegieren können, dann tun Sie es auch – ergänzt um eine klare Absprache, wann die Aufgabe erledigt sein soll. So vermeiden Sie zeitaufwendige Irritationen und Nachfragen. Delegation bedeutet einerseits Zeitgewinn und Selbstentlastung für Sie und andererseits Kompetenzerweiterung, Personalentwicklung und Leistungsmotivation für den Mitarbeiter. Vorteile ergeben sich also für beide Seiten. Delegierbar sind insbesondere Routinearbeiten, Spezialistentätigkeiten, Rechercheaufgaben sowie vorbereitende Arbeiten (u. a. Entwürfe).