2.1.a Methodik und Zeitbedarf festlegen

Erarbeiten Sie für alle Punkte im Ablauf von „Einführung“ bis „Abschluss“ die einzelnen Moderationsschritte. Überlegen Sie sich für jeden Schritt:

• Was muss als Ergebnis erarbeitet werden?
• Welchem Ablauf folge ich?
• Welche Frage stelle ich der Gruppe?
• Mit welchen Methoden lasse ich die Gruppe diese Frage beantworten?
• Wie viel Zeitbedarf plane ich für diesen Schritt?

 Die Moderationsmethodik bietet Ihnen folgende Optionen:

Technik	Vorgehen	Eignung/Zweck
Blitzlicht	Jeder Teilnehmer antwortet auf eine von Ihnen gestellte Frage. Die Zeit für die Antwort pro Teilnehmer können Sie vorgeben.	schnelles Erfassen von Stimmungen, Meinungen, usw.; jederzeit im Prozess einsetzbar
Kartenabfrage	Alle Teilnehmer überlegen sich zu einem Thema in Ruhe ihre Gedanken und schreiben jeden Gedanken auf eine eigene Karte.	Sammeln von Ideen, Meinungen, usw.
Abfrage auf Zuruf	Sie schreiben die Beiträge der Teilnehmer zu einer Frage auf, z. B. auf einem Flipchart.	Sammeln von Ideen; Brainstorming; Themenspeicher
1-Punkt-Frage	Mit der 1-Punkt-Frage werden zu einem Sachverhalt die Meinungen der Teilnehmer abgefragt. Dabei klebt jeder Mitarbeiter einen Klebepunkt bei dem Wert der Skala auf, den er richtig findet. Diese Skala enthält mindestens zwei Extremwerte, kann jedoch auch mehr Werte abfragen.	Überblick über die Verteilung von Kenntnisstand, Meinungen oder Stimmungen
Mehrpunkt-Frage	Jeder Teilnehmer erhält z. B. fünf Klebepunkte, mit denen er Aspekte gewichten soll, und kann max. zwei Punkte zu einem Aspekt kleben. Die Summe der Punkte bei einem Aspekt bestimmt die Rangfolge. Sagen Sie vorher, ob Sie ein Meinungsbild einholen oder eine Abstimmung durchführen.	Erarbeitung von Schwerpunkten aus einer Sammlung von Themen oder Aspekten
SOFT-Analyse	Lassen Sie verschiedene Szenarien mithilfe einer SOFT-Analyse bewerten. SOFT ist ein Akronym aus: Satisfactions (Zufriedenheit), Opportunities (Möglichkeiten), Faults (Fehler) und Threats (Gefahren).	Problemlösung, Planung, Entscheidungen vorbereiten
To-do-Listen	Fertigen Sie eine Aufgabenübersicht an mit konkreter Angabe, wer was wie bis wann macht.	Maßnahmenplanung

Ihr so erarbeitetes ‚Drehbuch‘ für die Moderation können Sie in folgender Struktur verschriftlichen:

Was	Wie	Fragestellung	Zeitbedarf
Einführung	ausgewählte Methodik	konkrete Frageformulierung	vorgesehene Zeit zur Bearbeitung
Problem formulieren	ausgewählte Methodik	konkrete Frageformulierung	vorgesehene Zeit zur Bearbeitung
…	ausgewählte Methodik	konkrete Frageformulierung	vorgesehene Zeit zur Bearbeitung

Teilnehmer zum Prozess auswählen

Erfassen Sie unbedingt alle Personen, die zur Problemlösung beitragen können. Die Auswahl und Anzahl der Teilnehmer haben für das Gelingen einer Moderation eine erhebliche Bedeutung. Achten Sie bei der Auswahl der Teilnehmer darauf, dass Personen mit Fach- und Entscheidungskompetenz sowohl für die Ausgangssituation als auch für die Lösungssuche in der Gruppe vertreten sind. Hinsichtlich der Anzahl der Teilnehmer benötigen Sie auf der einen Seite so viele, dass Sie eine kritische Masse für eine gewisse Ideenvielfalt erreichen, und auf der anderen Seite so wenige, dass ein Arbeiten in der Gruppe noch möglich ist. Eine ideale Gruppengröße für eine Moderation liegt zwischen sechs und zwölf Teilnehmern. Haben Sie doch einmal mehr als zwölf Teilnehmer, lassen Sie sie einzelne Schritte im Prozess in Arbeitsgruppen bearbeiten.

Räumlichkeiten und benötigte Hilfsmittel bereitstellen

Prüfen Sie die Verfügbarkeit und den Zugang zu den benötigen Räumlichkeiten und denken Sie dabei auch an eventuell benötigte Gruppenräume. Stimmen Sie vorab die Bestuhlung der Räumlichkeiten ab: Eignet sich ein Stuhlkreis oder eine U-Form am besten? Sichern Sie sich außerdem ab, dass alle festgelegten Hilfsmittel – wie etwa ein Moderatorenkoffer, Pinnwände, Flip-Charts, etc.  – (in ausreichender Anzahl) zur Verfügung stehen werden.

Verpflegung für Pausen und während der Moderation organisieren

Egal, woher das Essen bezogen wird, achten Sie bei der Verpflegung darauf, dass sie das Wohlbefinden der Teilnehmer fördert und ausreichend mit Flüssigkeit versorgt. Nehmen Sie bei der Auswahl Rücksicht auf besondere Ernährungsgewohnheiten wie Vegetarismus und auf gute Verträglichkeit. Wählen Sie eher leichtes Essen. Mit einer gewissen Vielfalt bei Essen und Getränken stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer etwas Ansprechendes findet.

Teilnehmer zum Prozess einladen

Verteilen Sie Ihre Einladung bis spätestens eine Woche vor dem Workshop an alle Teilnehmer. Machen Sie in der Einladung folgende Punkte ersichtlich:

• Moderator
• Teilnehmer
• Datum, Start und Ende
• Ort und Raum
• Thema
• Ablauf
• bei Bedarf: mitzubringende Unterlagen, z. B. Dokumentationen zum Thema
• bei Bedarf: Hinweis auf Verpflegung
• bei Bedarf: Hinweis auf Unterbringung für Teilnehmer von außerhalb
• bei Bedarf: spezielle Anforderungen an Kleidung oder Arbeitsmaterialien

Ziele und Erfolgskriterien dieses Schritts:

Durchschreiten Sie in diesem Schritt gedanklich den gesamten Moderationsprozess. Versetzen Sie sich dazu auch in die Rolle der Teilnehmer und überlegen Sie, ob Sie wirklich an alles gedacht haben, was die Teilnehmer wissen müssen. Sie haben diesen Schritt erfolgreich gemeistert, wenn der Prozess stimmig wirkt und Sie unmittelbar mit der Durchführung beginnen könnten.